Een goede, effectieve vergadering duurt niet langer dan 1,5 uur. Beter is het om binnen een uur te blijven. Maximaal een uur vergaderen is een fijne vuistregel, omdat een periode van een uur makkelijk af te blocken is in agenda's. Daarnaast blijven deelnemers scherp, waardoor een vergadering effectief blijft.
Een vergadering mag niet langer zijn dan 1,5 uur. Een mens heeft een gemiddelde aandachtsspanne van acht seconden. Een vergadering van een uur vergt dus al het nodige van je deelnemers, laat staan een meeting van 2, 3 of 4 uur! Wil je toch iets langer vergaderen?
In een bedrijf of organisatie wordt er vaak vergaderd. Tijdens een vergadering komen drie of meer personen samen om gemeenschappelijke doelen en activiteiten te bespreken. Meestal komt een vergadering inhoudelijk neer op: hoe gaat het, wat willen we bereiken, hoe gaan we dat doen en wie doet wat en per wanneer?
Zorg voor een goede en duidelijke agenda
Maak voorafgaand aan de vergadering een duidelijke agenda. Een agenda zorgt voor structuur waar je op terug kunt vallen. Reserveer ook voldoende tijd voor ieder agendapunt. Stuur de agenda alvast rond voordat de vergadering begint, zodat ook de rest zich kan inlezen.
De Algemene Vergadering als orgaan
Omdat het ondoenlijk is leden dagelijks te raadplegen over allerlei dagelijkse zaken of uitgaven, wordt een bestuur samengesteld. Dit gebeurt tijdens de Algemene Vergadering (AV). De Algemene Vergadering is een wettelijk verplicht orgaan van iedere vereniging.
MT-vergadering of managementoverleg: het managementoverleg is een belangrijk overleg binnen organisaties. Het managementoverleg kan ook directievergadering, MT-vergadering of overleg door de Raad van Bestuur genoemd worden, afhankelijk van de grootte van de organisatie.
De AV (gewone algemene vergadering) geeft de aandeelhouder de mogelijkheid om zich te informeren over de situatie van de onderneming en zich eventueel uit te spreken over het beheer ervan.
Vergaderingen zijn de perfecte gelegenheid om als team samen te werken en beslissingen te nemen over belangrijke zaken. Door samen te werken en alle perspectieven te horen, kunnen betere beslissingen worden genomen dan wanneer iemand alleen zou beslissen.
Sluit de vergadering aan het einde af met een korte samenvatting van wat er besproken is, de genomen beslissingen en de aanbevolen acties. Schrijf na een vergadering altijd op wat je hebt besproken en welke acties je hebt ondernomen.
Begin daarom de vergadering met een rondje van je af kletsen, een beetje klagen, wat roddelen en meer van die dingen. Zet het gewoon op de agenda. Noem het “heet van de naald” waarmee je alles bedoelt wat er speelt en wat je even van je af wilt praten. We noemen het ook wel 'inchecken'.
Doorbreek routines door de vergadering eens héél anders te beginnen. Bedenk iets creatiefs zoals een quiz, wandeling, yogasessie of iets lekkers te eten. Zo heeft iedereen direct de creativiteit te pakken!
Een agendavoorstel is een onderwerpenlijst met de te bespreken onderwerpen voor een vergadering. De vergaderagenda wordt opgesteld en rondgestuurd onder verantwoordelijkheid van de voorzitter.
Deelnemers overleggen tijdens een vergadering. Hierbij horen ook gevoelens, gedrag en wederzijdse verwachtingen, omdat die effect hebben op de samenwerking. Ook gaat interactie over hoe er op elkaar wordt gereageerd, of er naar elkaar wordt geluisterd en de mate waarin deelnemers zich op hun gemak voelen.
Bij een gewone algemene vergadering is er geen verplicht aantal aanwezigen, tenzij dit anders vermeld staat in de statuten. Als je echter de statuten wilt wijzigen of een werkend lid wilt uitsluiten dan spreken we van een buitengewone algemene vergadering.
Formele vergaderingen zijn vaak een vast onderdeel binnen een organisatie, vereniging of bedrijf.Het is een manier om belangrijke kwesties te bespreken en om beslissingen te nemen die de organisatie vooruit helpen.
Bijzondere algemene vergadering
Deze vergadering kent rechten toe aan derden die een invloed hebben op het vermogen van de vennootschap.
Voorzitter: de persoon die verantwoordelijk is voor het leiden van de vergadering, het bewaken van de agenda en (meestal) het beheren van de tijd. Secretaris of notulist: de persoon die notities maakt van de vergadering, actiepunten vastlegt en de notulen opstelt.
Een notulist is de persoon die verantwoordelijk is voor het opstellen van de notulen tijdens een vergadering. Het is belangrijk om een goede notulist te kiezen, want notuleren is een vak apart. Belangrijk is dat de notulist weinig tot geen input hoeft te leveren gedurende de vergadering.
Iedere werknemer, uitgezonderd de oproepkracht, is verplicht tenminste viermaal per jaar deel te nemen aan het werkoverleg tussen de leidinggevende(n) en de overige werknemers per organisatorische eenheid van een instelling.
Werkgevers vinden het in deze tijd extra belangrijk dat werknemers elkaar zien, maar ze kunnen werknemers niet zonder meer verplichten om hun webcam aan te zetten bij een online overleg. Dat kan alleen als de ondernemingsraad (OR) ermee instemt. In principe bepaalt de werkgever hoe werknemers hun werk moeten uitvoeren.
Open het vergaderverzoek vanuit de agenda. Klik in de menu's Vergaderings- of vergaderingsvoorkomen op Bijhouden > Status kopiëren naar Klembord. Open Word of Kladblok of een nieuw e-mailbericht en druk vervolgens op Ctrl+V om de trackinggegevens te plakken.