Gebruik archiefmappen, vouwmappen, hangmappen, dossiermappen, ordners, hechtmappen, enveloppen en archiefdozen van de hoogste kwaliteit. Let ook bij de aanschaf van papieren archiveermiddelen op ISO 9706.
Zoek alle papieren die ergens in lades of in dozen zijn verstopt bij elkaar en maak stapels. Zorg dat je een groot werkoppervlak tot je beschikking hebt. Zet een afvalemmer (of papiervernietiger), de ordners of mappen en leg een pen of stift klaar.
Bewaartermijn administratie
Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u u goederen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
Voorbeelden van belangrijke papieren en mailtjes zijn: diploma's. je arbeidscontract. loonstrookjes.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Er zijn ook documenten die u het beste levenslang bewaart omdat deze papieren belangrijk zijn voor uw persoonlijke situatie. Dit zijn onder andere: Notariële stukken zoals testamenten, samenlevingscontracten en (koop)akten. Diploma's, certificaten en getuigschriften.
Pas vanaf boekjaar 2022 (aj. 2023) moet u alles tien jaar bijhouden. Begin 2023 mag u dus in principe alles van 2015 (of eerder) wegdoen. Op dit principe zijn er wel uitzonderingen, zoals voor uw investeringsfacturen en de boekhouding voor jaren met een fiscaal verlies.
Ons advies: oude administratie weggooien in de vertrouwelijk papier container. De meest veilige manier om uw bankafschriften van ouder dan 10 jaar weg te gooien is door gebruik te maken van vertrouwelijk papier container.
De bewaarplicht van uw boekhouding is dus in feite 5 jaar. Na deze 5 jaar kan de Belastingdienst geen naheffing meer vorderen. En deze papieren, zoals jaaropgaven en loonstroken, kunt u dan gerust wegdoen. Voor alle overige documenten in uw administratie dient u zelf te bepalen voor hoe lang u het wilt bewaren.
Wilt u met een veilig gevoel uw oude documenten met persoonlijke, zakelijke en vertrouwelijke gegevens weggooien? Lever uw papieren dan in bij een gecertificeerd datavernietigingsbedrijf waar de informatie onherstelbaar en AVG-proof vernietigd wordt.
Bewaartermijnen van documenten van een overledene
Een testament, schenkingsaktes en andere notariële akten en gerelateerde documenten die te maken hebben met erfopvolging, houd je best levenslang bij.
Je verzekeringspapieren hoef je over het algemeen niet lang te bewaren. Polisblad: Voor veel verzekeringen ontvang je jaarlijks een nieuw polisblad, bijvoorbeeld voor je zorgverzekering of inboedelverzekering. De polissen van voorgaande jaren kun je weggooien zodra je je nieuwe verzekeringspapieren hebt ontvangen.
De bij- of afschrijvingen kun je eenvoudig downloaden als afschrift. Betaalrekening tot 10 jaar terug (9 jaar en de afgelopen maanden in het huidige jaar).Spaar- en/of Beleggingsrekening tot 8 jaar terug (7 jaar en de afgelopen maanden in het huidige jaar).
Bewaar je oude documenten daarom bij voorkeur in een droge en klimaat gecontroleerde ruimte, zoals een archiefkast of een opslagdoos. Houd je documenten uit de buurt van direct zonlicht en controleer regelmatig op tekenen van waterschade of ongedierte.
Papiervernietiging met een papiervernietiger
Een papiervernietiger is de office oplossing voor het vernietigen van kleine hoeveelheden hoog geclassificeerd papier. Een papiervernietiger versnippert papier zodat de informatie op het papier verloren gaat voor onbevoegden.
Dit valt onder de categorie: Restafval
Ordners van papier en karton zonder plastic laagje kun je zelf scheiden. Het papier kan dan bij papier en karton en het metalen deel valt dan onder metaal - oud ijzer.
Foto's kun je het beste weggooien bij het restafval: ze bevatten teveel chemische stoffen om als grondstof te kunnen dienen voor bijvoorbeeld nieuw papier. Film bestaat uit celluloid, wat niet recyclebaar is. Deze stoffen zijn niet zo schadelijk dat het materiaal bij het klein chemisch afval moet.
Vertrouwelijk papier wordt ingezameld in open of gesloten rolcontainers. De gesloten containers hebben een smalle gleuf waardoor het papier in de container geworpen wordt. Zo kan niemand meer bij je vertrouwelijke documenten.
Tarief voor het vernietigen van schoon archiefpapier is € 0,21 p/kg (incl.btw) / € 0,17 p/kg (ex.btw).
De oudpapieronderneming neemt het oudpapier af, reinigt en sorteert het. Vervolgens perst zij het tot balen, slaat het op en transporteert het naar een papier- of kartonfabriek. In de papierfabriek wordt het oudpapier opgelost in water. De papiervezels weken daarbij los van elkaar.
Alle ondernemers in Nederland zijn wettelijk verplicht zeven jaar lang de administratie van hun bedrijf te bewaren.
U bewaart de gegevens uit uw administratie in de originele vorm: digitaal of op papier. U mag alleen computerbestanden afdrukken en deze hierna verwijderen, en de gegevens alleen op papier bewaren, als u een kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren.
Fiscaal. De belastingdienst geeft op haar site aan dat iedere ondernemer wettelijk verplicht is zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). De belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms kortere bewaartermijnen.