Voor de jaren 2020 en 2021 is het percentage tijdelijk verhoogd geweest naar 3%. Voor 2022 geldt dat je maximaal 1,7% van de loonsom tot 400.000 euro kan besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor jouw medewerkers. De vrije ruimte voor het bedrag van de loonsom boven de 400.000 euro is 1,18%.
De medewerker een onkostenvergoeding krijgt welke per maand nooit meer is dan € 180,00 en wanneer hij een volledig jaar werkt, bovendien niet meer krijgt dan € 1.800,00 over dat jaar (2022). In dat geval is er geen sprake van loon, ook als er minder kosten worden gemaakt dan deze vergoeding.
Vrije ruimte verhoogd voor 2020 en 2021
Blijft het totale bedrag onder de 3% van de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen? Dan mag u dat onbelast als vergoeding geven. Dit betekent dat u in de nieuwe situatie € 12.000 onbelast beschikbaar kunt stellen.
Dat betekent dus zonder loonbelasting. De werknemer geeft bij het declareren de rekening of bonnetje van de gemaakte kosten door de persoon. Hieronder vallen zakelijke kosten zoals lunch afspraken met klanten, relatiegeschenken, mobiele telefoons, vakliteratuur etc.
Binnen de WKR kunnen werkgevers maximaal 1,2 procent van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen voor werknemers. Dit is de vrije ruimte. Over het bedrag boven de vrije ruimte moet loonbelasting worden betaald in de vorm van een eindheffing van 80 procent.
De belaste vergoedingen worden volledig tot het belastbare loon (bruto loon) gerekend. Onbelaste onkostenvergoedingen (Netto extra uitgekeerd) komen veel vaker voor en zijn er bijvoorbeeld voor werkkleding, zakelijke reiskosten of tijdelijke verblijfskosten ten behoeve van het werk.
U mag een gedeelte van uw totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. We noemen dit de vrije ruimte. In 2022 is de vrije ruimte 1,7% van uw fiscale loon tot en met € 400.000.
Een onkostenvergoeding (of kostenvergoeding) is een vergoeding die vooral werkgevers aan hun werknemers kunnen toekennen ter compensatie van kosten die werknemers maken bij de uitoefening van hun functie. Zo krijgen veel werknemers van hun werkgever een onkostenvergoeding voor hun woon-werk verkeer.
Je boekt de kosten in als zakelijke kosten, bewaart de bon en vraagt aan de Belastingdienst de betaalde btw terug. Je zet de kosten zonder btw op de factuur aan je opdrachtgever: dan is het onderdeel van je normale omzet. Als je de btw niet terug kunt vragen, zet je de kosten inclusief btw op de factuur.
In 2022 krijgt u een vergoeding van maximaal € 5,00 per uur, tot een maximum van € 180 (2021: € 180 en 2020: € 170) per maand en tot een maximum van € 1.800 (2021: € 1.800 en 2020: € 1.700) per jaar. Zowel uw vergoeding per uur, per maand als per jaar mag niet hoger zijn dan de genoemde bedragen.
De gericht vrijgestelde korting is maximaal 20 procent van de consumentenprijs van het product met een maximum van € 500 per werknemer per kalenderjaar. De door u gegeven korting van 20 procent (dat is de korting na vermindering van de standaardkorting voor vaste klanten) valt binnen deze gerichte vrijstelling.
Onkosten heeft betrekking op extra, vaak onvoorziene kosten. Daardoor zijn onkosten vaak onaangename verrassingen. Twee voorbeelden: De kosten van een wasmachine zijn de aanschafprijs en het stroom- en waterverbruik; onder de onkosten vallen bijvoorbeeld reparaties.
Onbelaste vergoedingen zijn kosten die een werknemer maakt, om zijn werk goed uit te kunnen voeren, die vrijgesteld zijn van belasting. Deze kosten mogen, als de werkgever er voor kiest deze te vergoeden, onbelast worden vergoed. Voorbeelden hiervan zijn o.a. reiskosten en studiekosten.
Onderzoek heeft namelijk uitgewezen dat een redelijke kilometervergoeding anno 2022 op 39 cent ligt. Daarmee dek je niet alleen de benzinekosten, maar ook de (WA + Casco) verzekering, onderhoud en allerhande belastingen. Da's dus inderdaad ruim 2 keer meer dan de huidige 19 cent.
Werkgevers mogen 19 cent per kilometer belastingvrij aan hun werknemers betalen als vergoeding voor iedere km die zij reizen om naar hun werk te komen. Dat bedrag is sinds 2006 niet meer veranderd. De 19 cent is bij lange na niet genoeg, zegt Jan van Delft, voorzitter van de belangenvereniging.
Omzendbrief nr. 705 van 23 juni 2022 stelt het bedrag van de kilometervergoeding vast op 0,4170 euro voor de periode van 1 juli 2022 tot 30 juni 2023.
Vergoeding van de kosten medewerker
Vaak zijn dat kosten die de medewerker maakt om zijn werk goed te kunnen vervullen, hierbij moet men denken aan maaltijdvergoeding, lunchvergoedingen, overnachtingen etc. Deze vergoedingen kunnen in beginsel door de werkgever vergoed worden zonder dat dit wordt belast.
De vergoedingen van deze kosten behoren niet tot het belastbare loon. De werknemer heeft er immers geen voordeel van.
De WKR kent een aantal aan te wijzen gerichte vrijstellingen voor het vergoeden van kosten. Denk hierbij aan reiskosten van maximaal 19 cent per km, vergoeding openbaar vervoer, VOG (sinds 2020), maaltijden tijdens dienstreizen en thuiswerkvergoeding van € 2 per dag (vanaf 2022).
Van WKR vrijgestelde kosten
Bepaalde vergoedingen vallen buiten de vrije ruimte, de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn: Verstrekte reiskosten tot € 0,19. Abonnementen voor het openbaar vervoer.
Kijk in uw cao
Bekijk of voor uw arbeidscontract een cao geldt. In een cao kan staan dat u recht heeft op een reiskostenvergoeding en hoe hoog deze is. De werkgever moet deze vergoeding aan u betalen. Ook als dit niet in uw contract staat.
Je moet belasting betalen over iedere vergoeding of verstrekking aan je werknemers, tenzij dit voordeel een vrijstelling heeft.