Aanhef zakelijke briefEen zakelijke brief begin je over het algemeen met 'Geachte heer ...' of 'Geachte mevrouw ...' Zeker als je voor het eerst met elkaar correspondeert, en het een formele relatie betreft, heeft dit de voorkeur.
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
Wanneer de ontvanger en jij elkaar al beter kennen, kan je de e-mail ook beginnen met “Beste …” of een vriendelijk “Goedendag”. Alleen onder collega's is “Hallo” of “Hi” acceptabel.
Van een bekende ontvanger weet je in ieder geval de naam en mogelijk ook het geslacht. Bij zakelijke correspondentie ligt dan een aanhef met Geachte voor de hand.Als je iemand beter kent, dan gebruik je een informele aanhef met bijvoorbeeld Beste, Dag of Hallo.
Antwoord. Een brief of e-mail aan iemand van wie het gender niet bekend is, kan beginnen met een aanhef als Beste + voornaam/voorletter(s) + achternaam, bijvoorbeeld Beste Kim Verbeek. Ook een aanhef met Geachte + voornaam/voorletters + achternaam is mogelijk.
Voor een zakelijke brief gebruik je een passende aanspreking, zoals 'Geachte heer/mevrouw'. Je begint de eerste alinea met een hoofdletter en je begint nooit met 'ik'.
Als je echt niet weet naar wie je de brief schrijft, dan schrijf je: Geachte heer, mevrouw.
In Nederland worden deze woorden klein geschreven wanneer de voornaam of de voorletters voorafgaan: de heer Jan van den Berg en mevrouw M. de Vries, maar met een hoofdletter als voornaam of voorletters ontbreken: de heer Van den Berg en mevrouw De Vries.
Beste is informeler dan Geachte. Het klinkt iets persoonlijker en minder afstandelijk dan Geachte. Beste is bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, bijvoorbeeld in brieven aan klanten. Naast Beste kan in zulke gevallen ook Dag gebruikt worden.
Formele aanhef. Als de naam van de ontvanger bekend is, wordt die opgenomen in de aanhef: Geachte mevrouw Janssens. Geachte heer Van den Berg.
Het woord heer hoort, zoals gezegd, nooit alleen te staan. In bijvoorbeeld een adressering schrijf je de heer (of afgekort: dhr.), en in een aanhef Geachte heer of Beste heer. Daar komt de achternaam achter, als je die weet: 'Geachte heer Van Wingerden'. Meestal gaat het goed en word ik aangeschreven als 'De heer'.
Spreek de geadresseerde met de voornaam aan als u de geadresseerde persoonlijk kent of als u de geadresseerde op een gemoedelijke, ongedwongen manier wilt aanspreken. Ook minderjarigen kunt u met de voornaam aanspreken. Als begroeting zijn onder meer Beste, Dag, Hallo of Hoi mogelijk.
Brieven die beginnen met Geachte heer of Geachte mevrouw, kunnen zowel met Met vriendelijke groet(en) als met Hoogachtend worden afgesloten. Voor brieven die beginnen met Beste X, is Hoogachtend minder geschikt. Met vriendelijke groeten of Met vriendelijke groet geniet dan de voorkeur.
Schrijf dan 'Beste deelnemers aan de training Kei in taal'. Hierdoor weet de lezer meteen in welke hoedanigheid hij wordt aangesproken. Dat vergemakkelijkt het lezen. Kortom, schrijf nooit alleen beste, hoi of goedemiddag als aanhef boven een mail of brief.
Weet je of de geadresseerde in de sollicitatiebrief een man of een vrouw is, dan gebruik je 'Geachte heer (achternaam)' of 'Geachte mevrouw (achternaam)'. Onthoud dat het altijd beter is om wel je aanhef persoonlijk te maken door eerst te achterhalen wie de persoon is waarnaar je schrijft.
Op Geachte mevrouw en mijnheer Jansen en Beste mevrouw/meneer Jansen is echter niets aan te merken. De varianten met Beste ... zijn informeler dan de varianten met Geachte ... Ook hier hangt het ervan af hoe je als afzender wilt overkomen. Wil je vooral afstandelijk-beleefd en correct zijn, dan past Geachte goed.
De inhoud van je zakelijke e-mail schrijf je hetzelfde als je in een brief had gedaan, maar houd het inhoudelijk kort en bondig en maak goed duidelijk wie je bent en waarom je mailt. E-mails worden vaak 'scannend' gelezen. Vermijd spelfouten.
Een bedrijf inschrijven doe je bij de kamer van koophandel, hier wordt o.a. in het handelsregister geregistreerd dat je een bedrijf hebt, wat de naam van je bedrijf is en wat je bedrijfsactiviteiten zijn. Het handelsregister is een overzicht waarin alle Nederlandse bedrijven zijn opgenomen.
De uitkomsten komen overeen met de regels voor de aanhef voor zakelijke correspondentie: bij een informeel bericht hoort 'Beste' en bij een formeel bericht 'Geachte'. Maar bij half-formele berichten is er een verschil: het maakt de proefpersonen niets uit of de aanhef begint met 'Beste' dan wel 'Geachte'.
De afsluitende groet
Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting.