Noem in de agenda naast een starttijd ook een eindtijd (bij gewone jaarvergaderingen zonder verstrekkende besluiten en een ervaren voorzitter zou 1,5 uur ruim voldoende moeten zijn).
Hoe vaak moet een VvE vergaderen? Als VvE moet je minimaal één keer per jaar vergaderen. Het bestuur presenteert tijdens deze bijeenkomst de jaarrekening en het jaarverslag. Vaker vergaderen kan natuurlijk, als het bestuur het nodig vindt of als de VvE-leden om een vergadering vragen.
De Vergadering neemt de (meeste) VvE besluiten en beslist daarbij over de belangrijkste onderwerpen met betrekking tot de financiën, (groot) onderhoud of bijvoorbeeld de wijziging van de akte van splitsing. De besluiten van de Vergadering worden vervolgens door het bestuur ten uitvoer gebracht.
In Modelreglement 2006 is bepaald dat als een eigenaar minimaal 7 dagen voor de VvE vergadering (ALV) een agendapunt aandraagt, het bestuur verplicht is om dat te agenderen. Daarnaast is het bestuur dan verplicht om de andere eigenaren onverwijld in kennis te stellen van het nieuwe agendapunt.
VvE-voorzitter leidt de vergaderingen
En daarmee de taak om de vergaderingen van uw VvE te leiden. Zo'n vergadering wordt ook wel de vergadering van eigenaars genoemd. Wil of kan geen van de eigenaars voorzitter zijn? Dan kunnen de VvE-leden besluiten om voor deze taak iemand van buiten aan te trekken.
Hoogte reservefonds bepaald door 0,5% van herbouwwaarde
Dan moet een VvE jaarlijks minstens 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw reserveren of op een alternatieve wijze reserveren voor groot onderhoud. De herbouwwaarde van een gebouw staat op het polisblad van de brand- en opstalverzekering.
In principe onbeperkt, er is namelijk geen wettelijke bepaling over een maximale bestuurstermijn. In de praktijk zie je dat bij veel verenigingen een statutaire beperking is opgenomen, waarbij een voorzitter voor een periode van vier jaar benoemd wordt en daarna één of twee keer herkozen kan worden.
Wat mag het VvE-bestuur? Het bestuur voert de besluiten van de vergadering van eigenaars uit. En treedt op als algemeen vertegenwoordiger van de VvE. De bevoegdheden van het bestuur staan in de wet, de akte van splitsing en het splitsingsreglement.
Algemene ledenvergadering
Staat een statutenwijziging of ontbinding van de vereniging op de agenda, dan moet het bestuur de leden daar minimaal zeven dagen van tevoren van op de hoogte brengen.
Een ALV moet ten minste één keer per jaar worden georganiseerd. Alle leden worden hiervoor uitgenodigd en krijgen de mogelijkheid om mee te stemmen over de toekomst van de vereniging; het beleid, de activiteiten, de bestuurders, de financiën, enzovoort. Alle leden hebben stemrecht, dus de stem van ieder lid geldt.
Wanneer een besluit unaniem moet worden aangenomen, geldt vaak een quorum van 100%. Alle stemmen binnen de VvE dienen dus bij de vergadering aanwezig te zijn. Bovendien moet 100% van de aanwezige stemmen met het besluit akkoord gaan.
De kascommissie van een VvE onderzoekt het hele financiële beheer van een VvE, inclusief het financiële beleid van het bestuur. Zo controleert ze de jaarrekening die door het bestuur is opgesteld. De kascommissie valt onder de verantwoordelijkheid van de vergadering van eigenaars en het bestuur van de VvE.
Als u een appartement koopt, bent u automatisch lid van de Vereniging van Eigenaars (VvE). De VvE moet zorgen voor het beheer en onderhoud van de gemeenschappelijke delen van het appartementengebouw. Bijvoorbeeld de gevel of het dak.
Kan ik mijn lidmaatschap van de VvE opzeggen? In tegenstelling tot het lidmaatschap van een voetbal- of tennisvereniging, kan het lidmaatschap van de VvE niet opgezegd worden. Iedereen die een appartementsrecht koopt wordt samen met de andere appartementseigenaren eigenaar van het gehele gebouw.
Ook kamergewijze verhuur is in beginsel toegestaan, maar kan verboden zijn op basis van het splitsingsreglement of op basis van gemeentelijke regels. Het splitsingsreglement kan alle vormen van verhuur verbieden, maar kan ook directe regels bevatten over het al dan niet toegestaan zijn van kamerverhuur.
Meldpunt klachten
Als belangenbehartiger voor VvE's heeft Stichting VvE Belang besloten een dergelijk meldpunt in het leven te roepen. Dus kom je er met jouw beheerder niet uit, dan kan je jouw klacht bij het meldpunt neerleggen. Zij zullen dan contact met je opnemen en de klacht onderzoeken.
Juridisch is het mogelijk dat een vereniging geen bestuursleden heeft, namelijk indien alle (resterende) bestuursleden ontslagen worden, aftreden, of ontslag nemen. Echter, de wet geeft geen regeling over wat er in dat geval moet gebeuren, en geeft ook niet aan hoe een nieuw bestuur gekozen kan worden.
Binnen het bestuur heeft de voorzitter ook de meest centrale taak: leiding geven aan het bestuur en – samen met anderen – leiding geven aan het samenwerkingsproces. Taken van de voorzitter bestaan uit: Bestuursvergaderingen inhoudelijk voorbereiden. Vergaderingen leiden en zorgen voor een pro-actieve besluitvorming.
In een vereniging zijn de leden de baas. Het hoogste orgaan van de vereniging is de Algemene Ledenvergadering. De ALV neemt alle belangrijke besluiten: wie gaat er in het bestuur, wat is de begroting, welke regels hanteren we onder elkaar? De ALV vergadert ieder voorjaar en soms in het najaar.
Iedereen die eigenaar is van een appartementsrecht, is automatisch lid van de Vereniging van Eigenaren (VvE). Dat lidmaatschap kan niet opgezegd worden: het VvE lidmaatschap is namelijk verplicht.
Vaak is niet expliciet vastgelegd hoeveel offertes de VvE moet opvragen, maar het is wel gebruikelijk om meerdere offertes aan te vragen. Dit om te voorkomen dat de leden onterecht voor te hoge kosten staan.
Wettelijk en reglementair kan een VvE niet zonder een bestuur. Wanneer het VvE bestuur wil opstappen, doet de vergadering van eigenaars er verstandig aan om geen ontslag te verlenen totdat er nieuwe bestuurders zijn benoemd.
De voorzitter. Een voorzitter geeft goed leiding aan de vergadering. Denk aan het reguleren van het gesprek, het inleiden van nieuwe agendapunten maar vooral ook het op een goede manier afronden van de agendapunten van de vergadering.
Nee, de wet schrijft niet voor dat het bestuur van iedere soort rechtspersoon een voorzitter, secretaris en/of penningmeester moet hebben. Maar je kunt in de statuten wel anders bepalen. Voor het bestuur van een vereniging is deze functieverdeling wel verplicht, tenzij de statuten anders bepalen.