De Archiefwet 1995 geldt voor alle organen van de Nederlandse overheid. Het begrip 'overheidsorgaan' uit de wet is ontleend aan het begrip 'bestuursorgaan' in de Algemene wet bestuursrecht (Awb).
Voor wie geldt de Archiefwet? Het wetsvoorstel Archiefwet 2021 geldt net als de Archiefwet 1995 voor: alle gemeenten, provincies en waterschappen, en gemeenschappelijke regelingen van deze organen, zoals Omgevingsdiensten. organisaties van de Rijksoverheid, zoals ministeries en hun uitvoeringsdiensten.
Met de Archiefwet wordt enerzijds geregeld dat belangrijke gegevens goed worden bewaard. Sommige informatie moet namelijk voor het algemeen belang bewaard blijven, bijvoorbeeld voor verantwoording, rechtsvinding of voor (toekomstig) historisch onderzoek.
zorgdrager: degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden; e. archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid; f.
Overheidsorganen zijn verplicht hun blijvend te bewaren archiefbescheiden in een archiefruimte op te slaan. Blijvend te bewaren archiefbescheiden moeten na 20 jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, bijvoorbeeld het Nationaal Archief in Den Haag. Daar blijven de stukken in principe voor eeuwig bewaard.
Archiefbescheiden (archiefstukken, archiefwaardige documenten): alle documenten die een rol spelen in de werkprocessen van het COA en nodig zijn ter verantwoording of bewijsvoering en daarom onder archiefbeheer moeten worden gebracht).
Bij archiveren wordt vaak gedacht aan teksten en afbeeldingen die zijn vastgelegd op papier of in een computerbestand. Zoals brieven, beleidsstukken, begrotingstabellen en bouwtekeningen. Maar er zijn nog heel veel andere vormen van informatie. Zoals mails, webpagina's, databasegegevens, videobeelden en tweets.
De Archiefwet kent geen algemene bewaartermijn voor archiefbescheiden. De wet schrijft wel voor dat elk overheidsorgaan moet beschikken over een of meer selectielijsten. Een selectielijst regelt welke categorieën archiefbescheiden op termijn vernietigd moeten worden, en welke voor altijd bewaard blijven.
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
De zorgdrager is de leidinggevende van de locatie. Het is een geschoolde zorgverlener op HBO niveau met ruime ervaring in de zorgverlening. Dat kan bijvoorbeeld zijn een verpleegkundige, een fysiotherapeut of een praktijkondersteuner.
Een archief kan uit veel verschillende documenten bestaan. Het zijn bijvoorbeeld agenda's, notulen, brieven, akten, kaarten, tekeningen en foto's. Deze stukken worden geordend en gestructureerd in een archieftoegang.
Traditioneel gezien is een archiefmedewerker iemand die documenten op de juiste manier archiveert, zodat ze makkelijk teruggevonden kunnen worden. Tegenwoordig is een archiefmedewerker meer dan dat. Hij of zij houdt zich bijvoorbeeld bezig met innoveren op het gebied van archiveren.
Je toetst de inrichting, toepassing en uitfasering van de (digitale) informatiesystemen en je beoordeelt de kwaliteit van de digitale en analoge archieven bij de gemeenten.
De gemeente bewaart uw gegevens zolang dat nodig is. Ook kan de gemeente wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens te bewaren.
Scopenote (nl-BE): Archiefonderzoek omvat onderzoek in een archief (bestaat uit documenten die een bepaalde organisatie, familie en persoon voortbrengt of ontvangt om aan te tonen dat die zijn/haar opdracht goed uitvoert of bepaalde rechten kan laten gelden).
Bij fysiek archief zijn informatie en verschijningsvorm onlosmakelijk met elkaar verbonden. Denk aan papier met in inkt vastgelegde informatie. Bij digitale informatie is dat anders, want die is opgeslagen als enen en nullen, in een bepaald bestandsformaat, in een database of bijvoorbeeld als Linked Open Data.
Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u u goederen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Documenten bewaren
Belangrijke documenten zijn: Hypotheekpapieren, jaaroverzichten, pensioengegevens. Loonstrookjes of uitkeringsgegevens. Belastingpapieren.
Je e-mails worden verplaatst naar het label 'Alle berichten'. Wanneer je een bericht archiveert: Het bericht wordt teruggezet in je inbox wanneer iemand erop reageert. Wanneer je een bericht negeert: Reacties komen niet in je inbox terecht. Je kunt het gesprek zoeken als je het wilt terugvinden.
Klik op Opschoningshulpmiddelen.Klik op Archiveren.Klik op de optie Deze map en alle submappen archiveren en klik vervolgens op de map die u wilt archiveren. Een submap van de map die u selecteert, wordt opgenomen in dit handmatige archief.
Het bewaren van uw administratie als particulier is niet verplicht, maar het is wel verstandig om bepaalde documenten (tijdelijk) te bewaren. Zo kunt u altijd aantonen hoeveel belasting u hebt betaald of teruggekregen en of u recht hebt op bepaalde aftrekposten of toeslagen.