Er zijn drie rollen die in vrijwel elke vergadering aanwezig zijn. Dat zijn de voorzitter, de secretaris of notulist en de deelnemers.
Er is altijd iemand die de vergadering leidt, namelijk de voorzitter. Daarnaast heb je als notulist de belangrijke rol om de vergadering zo secuur mogelijk vast te leggen.
De voorzitter moet deelnemers duidelijk maken waarom zij aanwezig moeten zijn en wat er van hen wordt verwacht. Ook stelt de voorzitter de agenda op en zorgt hij/zij ervoor dat deze op tijd naar iedereen verstuurd wordt. Tijdens de vergadering is het aan de voorzitter om alles in goede banen te leiden.
De beste vergaderingen zijn actiegericht, hebben een logische opbouw en duidelijke doelstellingen of beoogde resultaten. In het algemeen geldt dat hoe meer mensen er aan een vergadering deelnemen, hoe groter het risico is dat ze er maar lusteloos bijzitten of dat ze niet de kans krijgen om te participeren.
Wat is een penningmeester? Een penningmeester vormt samen met de voorzitter en de secretaris het dagelijks bestuur van een organisatie. De penningmeester (M/V) regelt de financiële administratie van een vereniging, commissie, club of stichting.
De vergadering wordt geleid door een voorzitter, veelal tevens manager of hoofd van de vergaderende groep, zijnde een bedrijf, vereniging, commissie, afdeling, raad of enige andere organisatie. Tijdens formele, vooral politieke, vergaderingen gebruiken voorzitters soms een voorzittershamer.
Een goede teamleider/voorzitter/gespreksleider houdt mensen tijdens het werkoverleg bij het onderwerp, bewaakt de tijd, zorgt ervoor dat er besluiten genomen worden en dat er genoeg continuïteit is. Een hele goede voorzitter stuurt daarnaast op procesniveau. Hij of zij stuurt op wat zich –deels- onder water afspeelt.
De voorzitter start de vergadering altijd met de vraag of iedereen het eens is met de agenda. Op dit moment kunnen er punten aan de agenda worden toegevoegd of de volgorde kan worden gewijzigd. Voorafgaand of bij aanvang van de vergadering wordt afgesproken wie de notulen maakt.
Een voorzitter geeft goed leiding aan de vergadering. Denk aan het reguleren van het gesprek, het inleiden van nieuwe agendapunten maar vooral ook het op een goede manier afronden van de agendapunten van de vergadering.
Sluit de vergadering aan het einde af met een korte samenvatting van wat er besproken is, de genomen beslissingen en de aanbevolen acties. Schrijf na een vergadering altijd op wat je hebt besproken en welke acties je hebt ondernomen.
“De meest voorkomende vergaderdoelen zijn: informeren, inventariseren, motiveren, discussiëren en besluitvorming.”
De secretaris verzorgt de notulen tijdens een vergadering, maar vaak ook de voorbereiding en opvolging van de acties, de ledenadministratie en de correspondentie. Als contactpersoon voor de vereniging en het bestuur en waakt deze ook over de geldende wet- en regelgeving.
Een vergadering
Gewoonlijk stelt de voorzitter de agenda op, maar ook andere deelnemers kunnen onderwerpen inbrengen.
Een notulist is de verslaggever van een bijeenkomst, vergadering of overleg. “De notulist heeft tot taak het goed weergeven van het gesprokene, zodat de loop van een vergadering is terug te lezen in de notulen”, aldus Encyclo.nl.
Een vergadering mag niet langer zijn dan 1,5 uur. Een mens heeft een gemiddelde aandachtsspanne van acht seconden. Een vergadering van een uur vergt dus al het nodige van je deelnemers, laat staan een meeting van 2, 3 of 4 uur! Wil je toch iets langer vergaderen?
In de statuten kan van die bepaling worden afgeweken. Dat betekent dat, een penningmeester van een kleine vereniging tegelijkertijd ook voorzitter kan zijn, mits deze mogelijkheid in de statuten is opgenomen. De meest voorkomende combinatie van functies is overigens penningmeester en secretaris.
Een kascommissie controleert of het financieel verslag dat het bestuur jaarlijks opstelt, in orde is. Bijna alle verenigingen hebben een kascommissie. Als een deskundige kascommissie een gedegen controle van het financieel verslag heeft uitgevoerd, kan het bestuur gefundeerd vertrouwen dat dit verslag oké is.
In principe onbeperkt, er is namelijk geen wettelijke bepaling over een maximale bestuurstermijn. In de praktijk zie je dat bij veel verenigingen een statutaire beperking is opgenomen, waarbij een penningmeester voor een periode van vier jaar benoemd wordt en daarna één of twee keer herkozen kan worden.
Zorg voor een goede en duidelijke agenda
Maak voorafgaand aan de vergadering een duidelijke agenda. Een agenda zorgt voor structuur waar je op terug kunt vallen. Reserveer ook voldoende tijd voor ieder agendapunt. Stuur de agenda alvast rond voordat de vergadering begint, zodat ook de rest zich kan inlezen.
U kunt altijd en vanaf elk apparaat deelnemen aan een Teams-vergadering, ongeacht of u al dan niet een Teams-account heeft.
De mensen in die organisatie hoeven niet in de lobby te wachten als je kiest voor “Personen in mijn organisatie, vertrouwde organisaties en gasten”. Wil je alleen mensen direct toegang geven tot de vergadering die je zelf uitgenodigd hebt, kies dan voor “Personen die ik uitnodig”.