Onder andere medische gegevens mogen niet worden opgenomen in het personeelsdossier. Een email van je werknemer waarin hij zich ziek meldt en waarin staat vermeld wat de klachten zijn moeten, formeel gezien, door de werkgever worden vernietigd.
Documenten die te maken hebben met de sollicitatiegegevens van een werknemer mag je maximaal 1 jaar bewaren. Werknemersgegevens mag je maximaal 2 jaar bewaren. De loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs mogen maximaal 5 jaar bewaard worden. Fiscale gegevens moet je minimaal 7 jaar bewaren.
Een werknemer heeft op grond van artikel 35 Wbp recht op inzage in zijn personeelsdossier. Wanneer een werknemer om inzage in zijn personeelsdossier vraagt, hoeft hij niet de reden daarvan aan te geven. In principe mag de werknemer zijn volledige personeelsdossier inzien.
Hier staan zaken als jouw volledige naam, adres, woonplaats en jouw burgerservicenummer. Het laatste is bijvoorbeeld in de vorm van een kopie van jouw paspoort of identiteitskaart. Ook houdt de werkgever bij hoeveel jij verdient, omdat deze informatie weer door moet naar de belastingdienst.
de werkgever maakt een kopie van de bankpas en bewaart deze kopie bij de administratie. Maar let op: op de kopie plak je het pasnummer en de uitgiftedatum af. De werkgever heeft immers geen enkel belang bij de registratie van die gegevens.
Uw medewerkers hebben recht op een bepaalde mate van privacy op hun werk. Maar als werkgever heeft u het recht om controles uit te voeren bij een vermoeden van misbruik van e-mail, internet of telefoon door een of meerdere medewerkers.
Werknemers hebben, na verzoek, het recht binnen 4 weken inzage te krijgen in hun personeelsdossier (art. 35). Ze mogen ook de gesprekverslagen van hun functioneringsgesprek inzien en bestuderen.
Wie mag welke personeelsgegevens inzien? Ondersteuners, adviseurs en personeelsfunctionarissen maken deel uit van de organisatie die de persoonsgegevens verwerkt. Ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst of de ambtelijke aanstelling mogen deze functionarissen personeelsgegevens inzien.
Denk aan voornaam, achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, straatnaam, postcode, woonplaats, telefoonnummer (mobiel en vast), en e-mailadres. Een BSN mag alleen door overheidsinstanties gebruikt worden en door organisaties buiten de organisatie als dat in een wet staat.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Sollicitatiebrieven, - formulieren, correspondentie over de sollicitatie, getuigschriften en verklaring omtrent gedrag (VOG's) mag je maximaal 4 weken bewaren na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Heb je toestemming van de sollicitant? Dan mag je de set maximaal 1 jaar bewaren.
In het dossier moet je belangrijke documenten opnemen die betrekking hebben op de werknemer. Sommige documenten mag je niet te lang bewaren. Buiten de wettelijke verplichting is het in bijzondere situaties zeer verstandig om te beschikken over een goed opgebouwd dossier.
Aan welke verplichtingen uw HR-afdeling moet voldoen hangt dus van veel factoren af. In de arbowetgeving staat dat u als werkgever verplicht bent om: Een arbobeleid te ontwikkelen en uit te voeren. Gevaren voor uw personeel zoveel mogelijk bij de bron aan te pakken.
In een personeelsdossier wordt bijgehouden hoe medewerkers functioneren, wat er beter kan en wat de gemaakte afspraken zijn. Al deze zaken zijn belangrijk om bij te houden, aangezien je als werkgever deze documenten kunt gebruiken om bijvoorbeeld een ontslag of juist promotie te rechtvaardigen.
Een organisatie mag niet zomaar persoonsgegevens doorgeven aan personen of andere organisaties. De algemene regel is dat verstrekken van persoonsgegevens alleen mag als dat verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Of dit het geval is, hangt af van de concrete omstandigheden.
Het is echter redelijk om een verzuim/re-integratiedossier niet langer dan twee jaar na einddatum dienstverband te bewaren. Ook bij werknemers met een niet beëindigd dienstverband kunnen dossiers die langer dan 2 jaar geleden zijn gesloten verwijderd worden. Hierbij wordt alleen de inhoud van het dossier verwijderd.
Na een slechte beoordeling zal de werkgever meestal een mogelijkheid geven om te verbeteren. Er wordt samen met de werknemer een verbeterplan opgesteld om zo tot het gewenste resultaat te komen. Voldoet de werknemer niet aan het verbeterplan, dan zal vaak een ontslagtraject worden ingezet.
Juridisch gezien kun je een functioneringsgesprek niet opleggen of verplichten. Er staat niets in het arbeidsrecht over het feit dat een functioneringsgesprek een verplicht element zou zijn. Er staat ook niets in de wet opgetekend over het feit dat weigering reden zou zijn voor ontslag.
Zomaar snuffelen door WhatsApp mag niet
,,Je baas mag ook niet zomaar eisen dat iedereen zijn tas laat inspecteren.” Kortom: de baas mag niet zomaar meelezen en moet jou altijd vertellen als dat gebeurt, tenzij de leidinggevende een gegronde reden heeft om te denken dat jij iets kwalijks doet.
Werkgevers mogen niet zomaar bijhouden wat werknemers doen, ook niet bij privé-gebruik van internet, e-mail of telefoon. De regels over wat wel en niet mag, en wat de werkgever kan controleren, moeten in een ICT- en internetreglement worden vastgelegd.