Archief dat niet of nauwelijks meer geraadpleegd wordt, maar vanwege een wettelijke bewaartermijn wel nog bewaard moet blijven, is zeer geschikt voor palletopslag. Uw archief wordt opgeslagen in dozen of ordners.
Traditionele fysieke archivering houdt in dat originele documenten worden opgeslagen in mappen, bestanden en dozen van archiefkwaliteit in een speciale opslagruimte . Hoewel deze methode effectief is, vereist het een aanzienlijke hoeveelheid opslagruimte, kan het duur zijn en vermindert het niet de kwetsbaarheid van een collectie voor schade of diefstal.
Dit is het archief dat een permanente waarde heeft en waarvan de definitieve bestemming een bewaring voor onbeperkte tijd is. Elk document heeft een fysiek of materieel aspect.
Een archief is een verzameling van documenten, bijeengebracht door een instantie, familie of persoon. Op grond van de archiefwet kan het verplicht zijn deze documenten te bewaren. Maar ook vanwege andere redenen moet een archief soms bewaard blijven, bijvoorbeeld omdat het iets zegt over een tijdsbeeld.
Een archief is een plek waar mensen naartoe kunnen gaan om onderzoek te doen naar een historisch onderwerp. Archieven verzamelen unieke, originele of informatie uit de eerste hand in de vorm van persoonlijke papieren, plakboeken, dagboeken, foto's, brieven, manuscripten, overheidsdocumenten en andere primaire bronnen .
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
De archieven van een individu kunnen bestaan uit brieven, papieren, foto's, computerbestanden, plakboeken, financiële gegevens of dagboeken die door het individu zijn gemaakt of verzameld, ongeacht het medium of formaat.
De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven. Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra.
Bij archiveren wordt vaak gedacht aan teksten en afbeeldingen die zijn vastgelegd op papier of in een computerbestand. Zoals brieven, beleidsstukken, begrotingstabellen en bouwtekeningen. Maar er zijn nog heel veel andere vormen van informatie. Zoals mails, webpagina's, databasegegevens, videobeelden en tweets.
De meeste archieven die het Nationaal Archief bewaart zijn volledig openbaar. U kunt ze ofwel direct online bekijken, ofwel via de website aanvragen en in de studiezaal komen bekijken. Een deel van de archieven is nog niet openbaar of beperkt openbaar.
Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is.
Bewaartermijnen voor de Wmo
In artikel 5.3.4 Wmo 2015 staat dat de gemeente persoonsgegevens 15 jaar bewaart.
Het Levend Archief is een groeiende beweging waarbij mensen en organisaties zich kunnen aansluiten om hun eigen steentje bij te dragen aan de bescherming van inheemse planten. De diverse (natuur)organisaties en personen vormen samen het Netwerk Levend Archief, dat wordt gecoördineerd door FLORON.
Archieven zijn documenten die ongeacht hun drager, datum of materiële vorm, werden opgemaakt of ontvangen door een organisatie, een persoon of een groep personen bij de uitoefening van hun functie of hun activiteiten, en die minstens enige tijd bewaard moeten worden.
Zowel voor de belastingen als voor de btw moet je alle boekhoudkundige documenten zoals jaarrekeningen, facturen, grootboeken, bankuittreksels, inventarissen, contracten, bestelbonnen, leverbonnen, agenda's, briefwisseling, e-mails,… bewaren. En dat mag op papier, digitaal of een combinatie van beide.
Voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke voorkeur, seksuele leven, lidmaatschap vakbond, gezondheid.
Bewaartermijn administratie
Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u spullen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
Een archief of een verzameling archiefstukken wordt doorgaans geordend in archiefcentra, mogelijk onder speciale veiligheidsomstandigheden en omgevingscontroles. Deze worden echter vaak niet als archief beschouwd als de archiefstukken actief of semi-actief zijn .
Het doel van de Archiefwet is om belangrijke overheidsinformatie te behouden en toegankelijk te maken. Zodat de overheid bijvoorbeeld verantwoording kan afleggen over de uitvoering van publieke taken. Ook kan de informatie worden gebruikt voor onderzoek en bij rechtsvorderingen.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Het deel van het archief dat betrekking heeft op de archiefbescheiden, die volgens de Archiefwet 1995 bewaard moeten worden.