Belangrijk is dat je een e-mail in het Nederlands nooit start met 'ik'. In het Engels kan dit prima, maar in het Nederlands is dit niet netjes.
In formele en officiële boodschappen kunnen lezers het gebruik van ik als eerste woord als onbeleefd ervaren. Door te starten met ik kunt u immers de indruk wekken dat u zichzelf belangrijker vindt dan de lezer. U kunt dat gemakkelijk voorkomen door een ander zinsdeel op de eerste plaats te zetten.
Volgens een ongeschreven regel mogen zinnen niet met een voegwoord beginnen.
Wanneer de ontvanger en jij elkaar al beter kennen, kan je de e-mail ook beginnen met “Beste …” of een vriendelijk “Goedendag”. Alleen onder collega's is “Hallo” of “Hi” acceptabel.
Het is aan te bevelen om zo'n aanhef alleen te gebruiken als er geen andere mogelijkheid is. In een e-mail is ook een begroeting als Goedemorgen, Goedemiddag, Goeie(n)dag, Goedenavond, Dag of Hallo zonder aanvulling mogelijk als aanspreking als er geen naam, functie of rol bekend is.
Een onbekende ontvanger aanspreken
Om een professionele toon te behouden, kunt u uitdrukkingen als "Geachte heer/mevrouw" of "Aan wie het aangaat" gebruiken wanneer de naam van de ontvanger onbekend is, maar u wel wat informatie hebt over het geslacht en de titel. U kunt dan 'Geachte heer' of 'Geachte mevrouw' gebruiken.
Als ook de naam van de geadresseerde niet bekend is, is een aanhef met een rolbenaming mogelijk, bijvoorbeeld Beste klant. Als het niet mogelijk is om een naam of een rolbenaming te vermelden in de aanhef, kan Beste (of Geachte) zelfstandig worden gebruikt als aanhef.
U moet een professionele e-mail beginnen met een begroeting en de naam en titel van de ontvanger (bijvoorbeeld "Beste meneer Walken"). Vervolgens moet u een inleidende zin toevoegen zoals Ik hoop dat deze e-mail u in goede gezondheid vindt , gevolgd door de hoofdtekst van de e-mail.
Moderne formele afsluiters
Ik hoop spoedig van u te horen. Met dank en vriendelijke groet, Ik zie uw antwoord graag tegemoet. Als u nog vragen heeft, dan hoor ik dat graag van u.
Zorg voor een vriendelijke inleiding en start je bericht nooit met 'ik'. Houd de e-mail kort en ben zo concreet mogelijk. Een slimme lay-out helpt je daarbij. Gebruik geen afkortingen van vaste uitdrukkingen zoals MVG (met vriendelijke groeten) of gr (groeten).
Ik zinsvoorbeelden. Ik zal je erheen leiden . Ik ben zo blij dat ik je heb. Ik hou zo veel van je.
De e-mail zelf begint met een aanhef, een begroeting van de lezer.Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk. Geachte is bruikbaar in officiële en formele contexten; het roept een bepaalde afstand op. Beste en Dag zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, zoals in mails aan klanten.
Dat kun je doen door de lijdende vorm te gebruiken of de zin te herschrijven, zodat het persoonlijke voornaamwoord niet meer voorkomt. Een manier om dat te doen is de IS-AV-constructie te gebruiken.
Voorbeeld: Ik neem mijn regenjas mee, omdat ik naar huis wil fietsen. / Ik kom te laat, tenzij ik nu naar huis fiets. Bij een samengestelde zin heeft de bijzin een andere structuur. Het werkwoord komt in zijn geheel achteraan in de zin te staan.
Een goede openingszin kan meteen de relevantie van je sollicitatie benadrukken. Het moet duidelijk maken waarom je geïnteresseerd bent in de vacature en waarom je geschikt bent voor de positie. Hierdoor kan de werkgever meteen begrijpen waarom je een waardevolle kandidaat bent.
Begin met de achtervolging. Een goede haak kan ook een vraag of een bewering zijn: alles wat een emotionele reactie van een lezer oproept. Denk er eens zo over: een goede openingszin is iets waarvan je denkt dat je het niet kunt zeggen, maar wat je toch wilt zeggen. Zoals: " Dit boek zal je leven veranderen."
“ Aan wie het aangaat, ik wil graag mijn interesse uiten in …” “Beste [titel en naam van de ontvanger], ik schrijf u om uw advies te vragen over …” “Geachte [titel van de ontvanger], ik neem contact met u op in verband met …” “Geachte [naam van de ontvanger], ik neem contact met u op in verband met onze aanstaande samenwerking …”
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
Hier zijn de beste formele e-mailopeningszinnen. Ik hoop dat deze e-mail u in goede gezondheid bereikt . Goedemorgen/middag [naam ontvanger]. Ik ben verheugd om dit nieuws met u te delen.
Ken je de ontvanger helemaal niet, of is er sprake van een formele situatie, dan is ook hier Geachte de beste keuze. Bij informelere berichten is Beste een goede optie, maar ook bijvoorbeeld Dag, Hallo of Goedemorgen/-middag zijn mogelijk. Ken je elkaar goed, dan kun je ook nog kiezen voor een aanhef als Hoi of Hi.
Geachte mevrouw. Geachte heer. Geachte heer of mevrouw (als ook het geslacht onbekend is)
Zelfs als u de naam van de persoon aan wie u schrijft niet weet, is het meestal het beste om erachter te komen of een functietitel of afdelingsnaam te gebruiken om uw aanhef persoonlijker te maken. Voorbeelden: Aan wie het aangaat alternatieven Beste Operations Team, …