Wij adviseren om een korte maar vriendelijke email te versturen, met het verzoek om het bedrag binnen 7 dagen te betalen. Een eerste betalingsherinnering zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien: “Uit onze administratie is gebleken dat de volgende factuur [factuurnummer] van € [factuurbedrag] nog niet is voldaan.
Voor een herinnering gelden geen vormvereisten. Een schriftelijke betalingsherinnering per brief is gebruikelijk, maar mondeling of telefonisch herinneren kan ook. Ook een betalingsherinnering per e-mail is rechtsgeldig. Hetzelfde geldt voor een betalingsherinnering per sms.
Betaalt uw klant uw factuur niet of te laat? Dan mag u incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de kosten die u als schuldeiser maakt om uw geld te krijgen als uw klant de factuur niet uit zichzelf betaalt. Daarnaast mag u wettelijke rente in rekening brengen.
Voorbeeld 1
Geachte mevrouw De Vries, Uit onze administratie is gebleken dat onderstaande facturen nog niet voldaan zijn. Wij verzoeken u vriendelijk het verschuldigde bedrag binnen 7 dagen over te maken op onze rekening NL44 RABO 0123 4567 89.
Wat is de wettelijke betalingstermijn van een factuur? De wettelijke betalingstermijn van een factuur bedraagt 30 dagen als geen betalingstermijn is overeengekomen. Het is mogelijk om een kortere betaaltermijn af te spreken, maar de wet stelt grenzen aan langere betaaltermijnen.
Als algemeen redelijk wordt een termijn van 5 tot 7 dagen gehanteerd. Met andere woorden, als uw factuur niet op tijd wordt betaald door een zakelijk bedrijf, dan dient het bedrijf dat niet heeft betaald nog een redelijke termijn van 5 tot 7 dagen de tijd te krijgen om uw factuur te betalen.
Er is geen wettelijke betalingstermijn voor particulieren. U mag als ondernemer de betalingstermijn voor consumenten zelf bepalen. Dat moet wel een redelijke termijn zijn. U zet die betaaltermijn in het contract of de algemene voorwaarden.
Schuldeiser schakelt incassobureau in
De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) sturen, voordat hij incassokosten bij u in rekening mag brengen. U krijgt 14 dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet u dat niet, dan moet u naast de rekening ook incassokosten betalen.
In principe zijn er geen wettelijke vormvereisten om een aanmaning te versturen, tenzij dit in bijzondere gevallen vereist zou zijn (bijvoorbeeld wanneer een gerechtsdeurwaarder een particulier aanmaant). Dit betekent dus dat de aanmaning zowel mondeling, per e-mail, sms, fax, … ter kennis gebracht kan worden.
Herinneringskosten aanrekenen mag dus maar het moet duidelijk vermeld zijn in de algemene voorwaarden. In de telecomsector is het al verboden om bij de eerste herinnering kosten in rekening te brengen. De daaropvolgende herinneringen mogen niet meer dan 10 euro aan extra kosten met zich meebrengen.
Als u niets afspreekt met uw klant, moet de factuur binnen 30 dagen betaald zijn. De wet is heel duidelijk over de betalingstermijn van facturen: Spreekt u niets af, dan moet de factuur binnen 30 dagen betaald zijn. In een overeenkomst mag u een termijn van maximaal 60 dagen afspreken.
Een aanmaningsbrief is doorgaans dwingend van toon. Een aanmaning met een vriendelijke tekst is ook mogelijk, maar voor zakelijke klanten adviseren wij een zakelijke formulering. In plaats van een vriendelijke aanmaning kunt u beter een vriendelijke betalingsherinnering versturen.
Tips bij wanbetalers
Stap 1: De klant bellen en/of een betalingsherinnering(en) sturen. Stap 2: Een aanmaning (sommatiebrief) sturen. Stap 3: Is de factuur na deze stappen nog niet betaald? Dan volgt als laatste redmiddel een incasso.
Stuur hem bijvoorbeeld een mailtje, sms'je of WhatsApp-bericht dat het werk goed gaat en/of een foto van het werk. Waarom? Dan zal je klant sneller tevreden zijn en een tevreden klant betaalt nu eenmaal gemakkelijker en sneller.
Met een aanmaning moet u de feiten presenteren: de grootte van het openstaande bedrag, de datum van de factuur en de eventuele gevolgen als de klant niet betaalt, presenteren. In principe wil u uiteraard een goede relatie met de klant bewaren, maar wil u hem ook aanzetten tot betaling en liefst zo snel mogelijk.
Neem dan contact op met het incassobureau of bedrijf en vraag om een betalingsregeling. Of stuur onze voorbeeldbrief betalingsregeling. U kunt de rekening dan misschien in delen betalen. Probeer te voorkomen dat het incassobureau of bedrijf naar de rechter gaat.
U kunt de aanmaning versturen per e-mail, brief, of per telefoon meedelen. Het is altijd verstandig te verwijzen naar de onbetaalde factuur, of deze bij te voegen, zodat geen verwarring kan ontstaan over welke factuur onbetaald is gebleven. Daarnaast kunt u het beste een datum opgeven waarvoor u nu betaling verwacht.
Stap 2: de aanmaning
Het grote verschil met een betalingsherinnering is de toon van de aanmaning. Met andere woorden: een betalingsherinnering is een vriendelijk verzoek, een aanmaning is een sommatie. Je verzoekt een debiteur die in gebreke blijft dringend om aan zijn betalingsverplichting te voldoen.
Als je een vordering hebt op een particulier dan is het wettelijk verplicht om een schriftelijke aanmaning (c.q. ingebrekestelling) te sturen voordat je een incassobureau kunt inschakelen.
Incassokosten of herinneringskosten zijn bedoeld om de kosten te dekken van de acties die u moet ondernemen om het factuurbedrag te innen. Dit bedrag komt bovenop het factuurbedrag dat de klant nog aan u moet betalen.
Ondernemingen mogen de betalingstermijnen zelf bepalen, mits dit een redelijk termijn is voor de consument om tot betaling over te gaan. In de praktijk komt dit neer op een redelijke betalingstermijn van 14 dagen.
De wet kent, zoals wel vaker, uitzonderingen op deze regel. Voor zakelijke klanten bijvoorbeeld, verjaart een factuur of vordering vijf jaar nadat hij opeisbaar is geworden, ofwel: na de betalingstermijn. In de regel is dat 14 of 30 dagen na de factuurdatum.
Een factuur verjaart in principe vijf jaar na de dag dat de vordering opeisbaar is geworden, dus vijf jaar na de uiterste betaaldatum. Heeft u als zakelijke verkoper een product aan een consument verkocht (bijvoorbeeld een wasmachine of een bankstel)? Dan verjaart de factuur al na twee jaar.