Sluit de vergadering aan het einde af met een korte samenvatting van wat er besproken is, de genomen beslissingen en de aanbevolen acties. Schrijf na een vergadering altijd op wat je hebt besproken en welke acties je hebt ondernomen.
Vat samen. " Ik denk dat dit alles is voor vandaag ." "Het lijkt erop dat we alles op onze agenda hebben behandeld." "Als er niets meer is om toe te voegen, kunnen we hier stoppen."
Houd het positief, geef een positieve terugblik van de bijeenkomst.Kijk altijd naar datgene wat WEL bereikt is, of wat de meeting opgeleverd geeft. Ieder inzicht wat is ontstaan (ook al was dit misschien niet het beoogde resultaat van de meeting) kan heel waardevol zijn voor het proces dat de deelnemers doorlopen.
Sluit af met een laatste zin die de vergadering en de genomen beslissingen samenvat. Je moet ervoor zorgen dat je de notulen afsluit met een slotzin. Deze slotzin moet de vergadering samenvatten en aangeven wat er is besloten. Het kan mensen er ook aan herinneren wat er is besloten en wanneer het zal worden gedaan.
Benadruk de belangrijkste punten die vandaag zijn besproken en zorg ervoor dat de belangrijkste takeaways duidelijk zijn voor alle deelnemers . Bekijk de vergadernotities opnieuw en zorg ervoor dat alle actiepunten zijn toegewezen aan specifieke personen met duidelijke deadlines en dat alle losse eindjes zijn aangepakt.
Sluit de vergadering aan het einde af met een korte samenvatting van wat er besproken is, de genomen beslissingen en de aanbevolen acties. Schrijf na een vergadering altijd op wat je hebt besproken en welke acties je hebt ondernomen.
De voorzitter vraagt dan meestal om een handopsteking om te laten zien wie voor of tegen is.Zodra er consensus is bereikt, zegt hij: "Ik verklaar de vergadering verdaagd."
Naast de traditionele aantekeningen, kan een notulist ook besluitenlijsten opstellen, die vooral handig zijn bij het snel terugvinden van genomen besluiten. Goede notulen zijn beknopt, helder en vrij van persoonlijke interpretaties, zodat ze tijdens de volgende vergadering als betrouwbare bron kunnen dienen.
Adjourn: Er wordt een motie ingediend om de vergadering te beëindigen.Een tweede motie is vereist.Een meerderheidsstem is dan vereist om de vergadering te adjourneren (beëindigen) . Let op: Als er meer dan één motie wordt ingediend, heeft de meest recente voorrang op de voorgaande.
Eenvoudige afsluitende opmerkingen
Bedankt allemaal dat jullie gekomen zijn. Geniet van de rest van jullie dag! Deze vergadering ging sneller dan verwacht, dus ik geef jullie 30 minuten terug.
Wanneer het gesprek bijna ten einde is, zeg je: "Bedankt voor jullie tijd, iedereen!" Wanneer iemand aan de telefoon reageert met "ja, bedankt ook"/"dit was geweldig"/"nog een fijne dag"/"ik bel je om het te bespreken, Devon," zeg je: "Cool, ik spreek je snel!" Welke specifieke woorden je ook kiest, bepaal twee afsluitende uitspraken.
Er zijn verschillende soorten notulen: uitgebreide notulen, een kort zakelijk verslag en een besluitenlijst.
ChatGPT kan je helpen je schrijfstijl te verbeteren en de notulen zakelijker en neutraler te maken. Samenvatting: Met ChatGPT kun je een overzichtelijke samenvatting maken van je notulen, waardoor de belangrijkste punten snel en duidelijk worden weergegeven.
In principe kan iedereen die bij de vergadering aanwezig is notuleren, maar over het algemeen is het de taak van de managementassistent. De notulen moeten worden bewaard, zodat ze later geraadpleegd kunnen worden. Dat kan natuurlijk op papier, maar je kunt ook vergadersoftware gebruiken.
De beste vergaderingen zijn actiegericht, hebben een logische opbouw en duidelijke doelstellingen of beoogde resultaten. In het algemeen geldt dat hoe meer mensen er aan een vergadering deelnemen, hoe groter het risico is dat ze er maar lusteloos bijzitten of dat ze niet de kans krijgen om te participeren.
De meeste vergaderingen, besturen en commissies gebruiken notulen om gesprekken, discussies en beslissingen vast te leggen . De Companies Act vereist dat 'notulen van alle procedures op vergaderingen van bestuurders worden vastgelegd' en minimaal 10 jaar worden bewaard. Na goedkeuring en ondertekening vormen de notulen bewijs van de procedures in de vergadering.
De notulen moeten uiteindelijk een concreet en prettig leesbaar verhaal worden. De notulen moeten geen roman worden. In notulen schrijf je vaak beknopt en concreet op wat de uitkomsten en belangrijkste onderwerpen van de vergadering zijn. Beschrijf dus niet in alle details hoe de vergadering is verlopen.
"Allen die voor zijn, zeggen ja." "Allen die tegen zijn, zeggen nee." De vergadering wordt verdaagd: "Aangezien er geen bezwaren zijn, verklaar ik de vergadering verdaagd." "De vergadering wordt verdaagd om [TIJD]." "Er zijn geen verdere zaken, dus wordt de vergadering verdaagd."
Planning en voorbereiding
Adequate voorbereiding is cruciaal voor een succesvolle vergadering. De voorzitter moet de agenda organiseren, tijd toewijzen voor elk item en de benodigde materialen verzamelen . Het gebruik van hulpmiddelen zoals mobiele whiteboards kan helpen bij het visualiseren van de agenda en het vastleggen van ideeën tijdens de sessie.