Bij de afsluiting van je gesprek geef je een korte samenvatting van gemaakte afspraken en zeg je elkaar gedag. Bijvoorbeeld door de ander een fijne (werk)dag, prettige avond, veel succes of iets anders vriendelijks toe te wensen. De naam noem je hier nogmaals.
Probeer met je lichaamstaal duidelijk te maken dat je het gesprek wil beëindigen. Neem fysiek wat meer afstand, draai iets weg van je gesprekspartner, sta bijvoorbeeld op uit een stoel en pak je spullen op. Of draai een kwartslag weg, zodat je met je schouder naar je gesprekspartner wijst.
Je kunt dan bijvoorbeeld iets zeggen als: “Bedankt voor dit gesprek, ik ga nu nog even wat andere mensen gedag zeggen.” Op die manier blijf je eerlijk, zonder al te enthousiast over te komen. Als je wel enthousiast bent over je gesprekspartner en/of jullie gesprek, mag je dat altijd laten merken.
Neem altijd rustig de telefoon aan en zorg ervoor dat je klant goed kan horen met wie hij spreekt. Begroet de klant (zeg liever 'goedendag' dan 'hallo') en noem je naam en bedrijfsnaam. Vraag vervolgens waar je de beller mee van dienst kunt zijn. Je zult merken dat klanten dit gebaar enorm waarderen!
Wanneer je de telefoon opneemt, dan begin je met een begroeting. Tot twaalf uur gebruik je “Goedemorgen”. Tussen twaalf en zes uur 's middags neem je op met “Goedemiddag”.
Het eerste gesprek beëindigen en het nieuwe gesprek beantwoorden: Als je een gsm-netwerk gebruikt, tik je op 'Stop en neem op'. Als je een CDMA-netwerk gebruikt, tik je op 'Stop' en wanneer de tweede beller terugbelt, tik je op 'Accepteer' of sleep je de schuifknop als de iPhone is vergrendeld.
Open de telefoon-app van je Android.
Dit is meestal een pictogram van een telefoonhoorn. Je vindt hem op je startscherm. Oproepen in wacht zetten is meestal standaard ingeschakeld door je telefoonaanbieder. Je zou het niet handmatig moeten hoeven inschakelen, tenzij het om een of andere reden is uitgeschakeld.
Neem afstand door jezelf los te zien van de situatie. Stel je maar voor dat je met een helikopter boven jezelf cirkelt en naar beneden kijkt, of ga in gedachten achter jezelf staan en kijk naar de situatie. Zo koppel je jezelf even los, waardoor je je weer in een neutrale stand kunt zetten om je emoties te reguleren.
Standaardbericht sturen
Tik als de telefoon overgaat eventueel (bij iOS 14 en hoger) bovenaan op de balk met de naam van de beller. Tik op Bericht. Een keuzemenu verschijnt. Tik op Kan ik je later bellen?,als u zelf later terugbelt.
Wanneer iemand niet opneemt, dan gaat de telefoon een paar keer over en schakelt daarna over op voicemail. Wanneer iemand je wegdrukt gaat de telefoon een stuk minder over. Ben je echter geblokkeerd, dan zal de telefoon slechts één keer overgaan en daarna doorschakelen naar voicemail.
Als u 'Niet storen' hebt ingeschakeld, verschijnt er een maansikkelsymbool in de statusbalk en op uw toegangsscherm.
Tips/Telefoonetiquette:
Spreek duidelijk en rustig en articuleer goed. Laat in de toon van uw stem klinken dat de beller welkom is en geholpen gaat worden. Hier zorgt de glimlach in uw stem al gedeeltelijk voor. Laat nooit iemand onnodig in de wacht staan.
Neem de telefoon niet té snel op, hier kunnen klanten namelijk van schrikken. Maar laat de telefoon niet langer dan 3 tot 5 seconden overgaan. Klanten kunnen vanaf dat moment geïrriteerd raken en hangen op. Zorg dus voor voldoende bezetting.
Een formeel telefoongesprek heeft regels en een vaste volgorde. Daarnaast maak je bij een formeel telefoongesprek notities. Wanneer jij de gebelde bent, noteer je: de naam van de beller.
In het Engels is de uitdrukking hiervoor: <eigen naam> speaking. Bijvoorbeeld: Good morning/afternoon/evening, Royalty Real Estate, this is Amber speaking. De ander zal dan antwoorden met: Hello, this is <naam>, calling for <naam van je collega>.
Stel jezelf regelmatig bloot aan sociale situaties. Oefen zo vaak als je kunt. Begin klein, bouw je skills en zelfvertrouwen langzaam op, en merk hoe je steeds beter wordt in het aanknopen van gesprekjes. Weet dat de meeste mensen het heerlijk vinden om meer contact te hebben met de mensen om hen heen.