Hoe lang een e-mail in het archief blijft, hangt af van de bewaartermijn. Die kun je naar wens instellen voor elk e-mailaccount. Als je niet zelf een periode kiest, slaat het systeem je mails automatisch 11 jaar lang op.
Als je je inbox wilt opruimen zonder je e-mails te verwijderen, kun je ze archiveren of negeren. Je e-mails worden verplaatst naar het label 'Alle berichten'. Wanneer je een bericht archiveert: Het bericht wordt teruggezet in je inbox wanneer iemand erop reageert.
E-mails bevatten vaak belangrijke of nuttige informatie. Om deze informatie toegankelijk te houden is het van belang dat je je e-mails archiveert en bewaart bij de rest van je digitale documenten.
Uw berichten worden verplaatst naar de map Archief. Als u een bericht per ongeluk archiveert, gaat u naar de map Archief en verplaatst u het bericht terug naar uw Postvak IN.
In tegenstelling tot e‑mails die je naar de prullenmand verplaatst, blijven gearchiveerde e‑mails in de map 'Archief' staan totdat je ze verwijdert. Je kunt de map 'Archief' bekijken in de Lijst met postbussen.
E-mailapp Outlook heeft al wekenlang een softwarebug waardoor sommige mails automatisch worden verwijderd bij een deel van de gebruikers. Door de fout kan Outlook op sommige momenten vastlopen. Zodra dit gebeurt, worden er meteen drie of meer e-mails door de maildienst gewist.
Klik op Archiveren. Klik op de optie Deze map en alle submappen archiveren en klik vervolgens op de map die u wilt archiveren. Een submap van de map die u selecteert, wordt opgenomen in dit handmatige archief. Voer onder Items archiveren van voor een datum in.
Druk in de weergave Postvak IN lang op het bericht en tik vervolgens op het pictogram Archief.Tik op dit pictogram om het bericht te archiveren. U kunt Archiveren ook instellen als een veegoptie (Instellingen > Veegopties) en vervolgens met uw vinger over de e-mail vegen die u wilt archiveren.
Selecteer in het linkerdeelvenster van het Webversie van Outlook-venster de map Verwijderde items. Selecteer onderaan het venster Verwijderde items herstellen. of vanuit het Leesvenster. In Items herstellen, selecteert u OK.
Of u een e-mailbericht nu verwijdert of archiveert, het verdwijnt uit uw Postvak IN. In Gmail/Google-apps wordt een verwijderd bericht in de prullenbak geplaatst, terwijl een gearchiveerd bericht automatisch naar de map Archiefmap Alle e-mail wordt verplaatst.
Archieven zijn documenten die ongeacht hun drager, datum of materiële vorm, werden opgemaakt of ontvangen door een organisatie, een persoon of een groep personen bij de uitoefening van hun functie of hun activiteiten, en die minstens enige tijd bewaard moeten worden.
Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Niet alle informatie wordt blijvend bewaard.
De standaardperiode is 30 dagen. Zie Een item herstellen dat zich niet meer in de map Verwijderde items bevindt in Verwijderde items of e-mail herstellen in Outlook Web App.
Een archief kan uit veel verschillende documenten bestaan. Het zijn bijvoorbeeld agenda's, notulen, brieven, akten, kaarten, tekeningen en foto's. Deze stukken worden geordend en gestructureerd in een archieftoegang.
Het Gmail-bewaarbeleid van 30 dagen
Gmail heeft een bewaarbeleid waarmee berichten minimaal 30 dagen worden bewaard nadat het label ^deleted is toegepast. Dit beleid vervangt alle Vault-bewaarregels die gedurende die 30 dagen verlopen.
Open Outlook, ga naar Account instellingen en dubbelklik op het emailadres. Klik op Meer instellingen en ga dan naar tabblad Geavanceerd. Zet het vinkje bij 'Kopie van berichten op server achterlaten' en bij 'Verwijderen na 14 dagen'. Let op: dit moet je instellen op elk apparaat, anders verdwijnt de mail alsnog.