KilometervergoedingDe meest gebruikte manier om kosten bij je opdrachtgever in rekening te brengen is de kilometervergoeding. Voor elke kilometer die je aflegt breng je dan een bedrag in rekening. Er bestaat geen wettelijke regeling die aangeeft hoe hoog deze kilometervergoeding mag of moet zijn.
Factureer je jouw reiskosten, dan bereken je hierover hetzelfde btw-tarief dat voor jouw geleverde diensten of producten geldt. Dit is vaak 21% of 9%., behalve als je werkt met btw verlegd of zonder btw. Verkoop je bijvoorbeeld een product met 21% btw, dan is de btw van de reiskosten ook 21%.
Uw kilometertarief bepalen
U kunt er ook voor kiezen om het standaardtarief voor kilometers van de IRS te gebruiken, dat voor 2024 67 cent per kilometer bedraagt . Vergeet niet dat het IRS-tarief is ontworpen om alle voertuigkosten te dekken, dus als u het als uw oplaadtarief gebruikt, kan dit leiden tot te veel kosten als u ook apart voor uw tijd factureert.
Het aantal kilometers vermenigvuldig je met € 0,23 en het totaalbedrag kan je overmaken naar je privérekening als een soort kilometervergoeding of eenmaal per jaar wegstrepen tegen andere privé opnamen uit het bedrijf.
Belastingvrije vergoeding eigen vervoer
Dan kan uw werkgever u sinds 1 januari 2024 maximaal € 0,23 per kilometer vergoeden, zonder dat u hierover belasting betaalt. Voor deze maximale kilometervergoeding maakt het niet uit welk vervoermiddel u gebruikt.
Vanaf 1 januari 2025 is de maximale belastingvrije reiskostenvergoeding € 0,23 per kilometer. Deze vergoeding geldt ongeacht het vervoermiddel dat je gebruikt. De kilometervergoeding is dus van toepassing op zowel eigen vervoer als openbaar vervoer.
De totale kilometer vergoeding kunt u berekenen door het vastgestelde bedrag per kilometer te vermenigvuldigen met het aantal kilometers dat u reist voor werk. 0,23 x 20 = €4,60 x 2 (heen en terugreis) =€ 9,20 x 214 (dagen per jaar) = €1969,80 kilometervergoeding (per jaar onbelast).
Een zzp'er die met een privé auto zakelijke kilometers aflegt, mag maximaal € 0,23 per kilometer onbelast declareren. Je mag een hogere reiskostenvergoeding vragen dan € 0,23 per gereden kilometer. Daarboven moet wel inkomstenbelasting worden betaald.
Om direct van m naar km te converteren delen we de waarde in m door 1000 om de waarde in km te krijgen . Hier moeten we eerst 312 mm naar cm converteren, wat gedaan wordt door te delen door 10 tot 31,2 cm. Nu kunnen we deze waarde voor cm converteren naar meters door te delen door 100, dus krijgen we een antwoord van 0,312 m.
Kilometervergoeding aan klanten in rekening brengen tegen het IRS-tarief
Houd er echter rekening mee dat het mogelijk niet uw kilometerkosten dekt. De IRS heeft het IRS-kilometertarief voor 2025 aangekondigd, dat op 70 cent per zakelijke kilometer staat.
Autokosten berekenen per kilometer (KM)
Stel je jaarlijkse kosten voor de auto zijn €6.300. Hier zitten alle vaste kosten in, maar ook de variabele kosten zoals je verbruik van brandstof. En je rijdt per jaar 11.000 km. Dan is de berekening simpel: 6.300 gedeeld door 11.000km is €0,57 per km.
Je kunt de autokosten in de boekhouding voor ZZP-ers boeken door het aantal gereden kilometers te berekenen, dat te vermenigvuldigen met €0,23 en het bedrag af te boeken van de zakelijke rekening naar je privé-rekening. Vervolgens kun je de afschrijving in de boekhouding opnemen als 'Kilometervergoeding'.
Voor een middenklasse auto (cataloguswaarde tussen de € 20.000 en € 40.000) is het normbedrag € 0,35 per kilometer, voor minder dure auto's € 0,26 per kilometer en voor duurdere auto's zelfs € 0,49 per kilometer. Het gemiddelde normbedrag per kilometer is met € 0,04 gestegen ten opzichte van 2023.
Je declareert je onkosten dan inclusief btw met een declaratieformulier, net als werknemers bij een bedrijf doen. Je voegt de originele bon of factuur bij en laat de onkostenvergoeding direct op je privérekening storten. Op deze manier blijft de transactie helemaal buiten de boeken van jouw freelancepraktijk.
De nieuwe forfaitaire kilometervergoeding stijgt van 0,4280 euro per kilometer naar 0,4415 euro per kilometer vanaf 1 juli 2024. Dat zegt de nieuwe omzendbrief van de fiscus. Zowel werknemers, freelancers als zelfstandigen hanteren dit bedrag voor beroepsmatige verplaatsingen in opdracht van hun werkgever of klant.
Vanaf 1 januari 2024 is de vergoeding verhoogd naar € 0,23 cent per kilometer. Er wordt door de overheid gezegd dat de € 0,23 bedoeld is om de variabele kosten per kilometer te dekken.
Als je kilometers wil declareren voor zakelijk gereden kilometers in je privé auto, in de meeste gevallen €0,23 per kilometer, dan boek je dat als volgt: Reken uit hoeveel kilometers je hebt gereden en reken uit welk bedrag je dus wil/ kan declareren. Boek dit bedrag van je zakelijke bankrekening over naar privé
Om de vergoeding te berekenen, vermenigvuldigt u eenvoudigweg het goedgekeurde kilometertarief met het aantal afgelegde zakelijke kilometers . Bijvoorbeeld, als het tarief 58 cent per mijl is en u reist 100 mijl, dan is uw vergoeding $ 58.
Een mogelijke manier om reiskosten te berekenen op basis van de afstand en het vervoermiddel, is door het aantal afgelegde kilometers te vermenigvuldigen met een vergoedingstarief per kilometer , vastgesteld door uw organisatie of volgens de richtlijnen van de overheid.
Als je je met je eigen wagen moet verplaatsen voor beroepsdoeleinden (bijvoorbeeld een klant bezoeken), heb je recht op een onkostenvergoeding. Vanaf 1 januari 2024 bedraagt deze kilometervergoeding 0,4269 euro per km voor werknemers in sectoren die de driemaandelijkse indexering volgen.
Per opdracht reken je uit hoeveel kilometer je moet rijden en dat bereken je door. Dat is meer dan € 0,23 per kilometer. Die € 0,23 is onbelast, over de rest van de kilometervergoeding betaal je inkomstenbelasting. Je mag dus altijd meer rekenen dan € 0,23 per kilometer.
Een auto rijdt 180 kilometer. Hier doet hij 1,5 uur over. Om vervolgens de snelheid te berekenen deel je het aantal kilometers door het aantal uur. Je krijgt dan: 180/1,5 = 120 km/h.
De belastingvrije kilometervergoeding voor reiskosten is € 0,23. Je werkgever mag een hogere reiskostenvergoeding vergoeden. Het deel boven de € 0,23 per kilometer geldt dan als loon.