Papieren inkoopfacturen en bonnetjes mag je zowel op papier bewaren of eerst digitaliseren (bijv.door er een foto van te nemen) en vervolgens digitaal bewaren. Alle bonnetjes en facturen moet 'binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn'. Zorg dus dat ze goed geordend zijn en je er makkelijk bij kunt.
Hoe lang moet ik mijn financiële administratie bewaren voor de Belastingdienst? Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Alle facturen die u verstuurt of ontvangt, bewaart u in uw administratie. Dat is verplicht, want wij moeten uw administratie kunnen controleren. U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op.
Bewaar je bonnetjes digitaal
Met name kassabonnen vervagen snel, zeker als je ze in je portemonnee bewaart. Bewaar daarom al je bonnetjes bij voorkeur digitaal. Dat kan je doen door ze te scannen, of door er een foto van te maken met je smartphone.
Bonnetjes bewaren om geen geld mis te lopen en voor een actueel inzicht. Waarom is het zo belangrijk dat alle bonnetjes in je boekhouding verwerkt worden? Dat is simpel: zodat je je btw kunt terugvragen bij de Belastingdienst. Zonder bon kan dat niet en loop je dus geld mis.
Zonder de bon heb je geen recht meer op garantie, bewaar deze bonnen daarom het liefst apart van de rest. Van je fiets tot aan je koelkast en van je magnetron tot aan je televisie. Het kan veel geld schelen. Tip: De inkt van bonnen vervaagt na een tijdje.
De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
De Belastingdienst controleert alle 12 miljoen aangiftes inkomstenbelasting die elk jaar binnenkomen. Want controleren behoort tot onze kerntaak. Dat moeten we doen, zodat we juist en volledig belastingen kunnen heffen en innen.
Wat kunt u nu opruimen? U kunt dus na het verlopen van de bewaartermijn uw oude administratie weggooien. Als het boekjaar van uw BV gelijk is aan het kalenderjaar, betekent dit dat u na 31 december 2020 uw administratie over 2013 en eerdere jaren mag weggooien.
Als ondernemer ben je verplicht een kassabon mee te geven aan klanten als zij dit wensen. Ook bij een pinbetaling moet je een pinbon kunnen verstrekken als de klant daarom vraagt. Maar steeds vaker wordt er een belangrijk milieuprobleem aangestipt omtrend papieren pin- en kassabonnen.
Facturen en betalingsbewijzen
Vijf jaar na het overlijden vervalt dat. Hetzelfde geldt voor documenten die met de woning te maken hebben: onderhouds - en renovatiewerken. Er geldt een garantie van tien jaar op werken uitgevoerd aan een woning.
Deze basisgegevens moeten 7 jaar worden bewaard. Na dit termijn zullen ze hier niet meer om vragen.
Er is geen verschil met de papieren facturen. Alle facturen en kopieën van facturen moet u voor de FOD Financiën gedurende zeven jaar bewaren.
Volgens de wettelijke bepalingen moet je boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaren zoals je ze hebt ontvangen. In de originele staat, dus de primaire vastlegging van de brongegevens.
De Vlaamse overheid raadt aan om je uittreksels vijf jaar bij te houden. Tegenwoordig worden bankafschriften meestal digitaal aangeboden en dit gedurende 10 jaar. Wil je je documenten langer bewaren, dan kan je ze best downloaden en op een veilige plek bewaren of afdrukken.
In principe moet u de boekhouding bijhouden op de zetel van uw vennootschap. Dat uw boekhouding tijdelijk bij uw boekhouder ligt om bijgewerkt te worden, is op zich geen probleem, maar permanent (een deel van) uw boekhouding elders bijhouden, kan niet zomaar (parl. vr. nr.
Als uw boekjaren de kalenderjaren volgen, betekent dit dat u na 31 december 2019 uw administratie over 2012 en eerdere jaren mag weggooien. Als u bepaalde documenten nog nodig hebt, bijvoorbeeld contracten, pensioen- en lijfrentepolissen, moet u deze echter nog wel bewaren.
Als uw WW-uitkering stopt, moet u de documenten die met uw uitkering te maken hebben altijd 2 jaar bewaren. Als wij ernaar vragen, bent u namelijk verplicht om documenten aan ons te laten zien. Dat geldt bijvoorbeeld voor loonstroken, sollicitatiebrieven en arbeidsovereenkomsten.
1 jaar. Van elke verzekering ontvangt u jaarlijks een nieuwe polis. Ook van uw energiekosten en de lokale belastingen krijgt u eens per jaar een overzicht. U bewaart de oude polissen en afrekeningen tot u de nieuwe heeft ontvangen.
Vraagbaak: Kan belastingdienst op je bankrekening zien? De fiscus heeft geen directe inzage in je bankrekening en het betalingsverkeer.
De Belastingdienst kan niet alle aangiften controleren. Op jaarbasis signaleert de Belastingdienst circa 1 miljoen meldingen van mogelijke fouten in de aangiften, terwijl er daarvan uiteindelijk 350.000 door een belastinginspecteur nader bekeken kunnen worden.
Zo kan de fiscus, bij een aantoonbaar vermoeden van fraude, inzage krijgen in het bedrag op een bepaalde rekening. De regeling moet het de fiscus makkelijker maken om de saldi van rekeningen te bekijken bij vermoedens van onder meer fraude en witwassen, en bij het invorderen van fiscale schulden.
Maar wat moet je nu eigenlijk bewaren en voor hoe lang? Bewaar alleen documenten die een bewijsfunctie hebben of informatie bevatten die je niet zo makkelijk elders kunt opvragen. Van alle overige papieren kun je met een gerust hart afscheid nemen.
2 jaar. Ziekenhuisfacturen en betalingsbewijzen van andere medische kosten (arts, kinesist, apotheker, tandarts,... enz.), te rekenen vanaf het einde van de maand waarin deze zorgen werden verleend.
Voor het digitaliseren van je administratie heb je een goede scanner of een tablet/smartphone met een app nodig. Zelf ben ik een groot fan van de app Scannable. Je kunt je documenten het beste opslaan als PDF-bestanden – dit is een universeel formaat dat door de meeste programma's kan worden gelezen.