Op elke factuur aan een klant uit België moet ten minste de volgende vermeldingen opgenomen worden: Het woord 'factuur'; Datum en volgnummer van factuur; De identiteit van jouw onderneming: naam, adres van de zetel, het btw-nummer en het nummer van jouw bankrekening.
Geef aan waar de factuur voor is: omschrijf de geleverde producten of werkzaamheden. Geef elke klant een uniek nummer: dat is makkelijk voor de verwerking in je administratie. Omschrijf de geleverde producten en werkzaamheden zo specifiek mogelijk. Geef aan welk btw tarief je in rekening brengt en wat het btwbedrag is.
Als een factuur niet aan de wettelijke vereisten voldoet, bestaat geen recht op aftrek van voorbelasting. Bovendien is dit ook een factuurgebrek dat is aan te merken als een verzuim, waarvoor een boete van een paar duizend euro's per onjuist factuur kan worden opgelegd.
Je hoort altijd de naam, de adresgegevens en het omzetbelastingnummer van je eigen onderneming te vermelden. Daarnaast vermeld je ook het factuurnummer, de factuurdatum, de omschrijving, de vergoeding exclusief btw, de verschuldigde omzetbelasting en het KvK-nummer.
Volledige bedrijfsnaam en adres
Je vermeldt de juridische naam van de onderneming. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en vestigingsplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Met straatnaam en nummer + toevoeging indien van toepassing, postcode & PLAATSNAAM in hoofdletters.
Met andere woorden: de informatie en velden die op een papieren factuur moeten staan, zijn ook voor e-facturen vereist. Dat betekent dat u een aantal basisgegevens dient te vermelden, zoals uw btw-nummer, het btw-bedrag en de factuurdatum. Ook moeten facturen opeenvolgend genummerd worden .
naam, adres en btw-identificatienummer van de leverancier of van de afnemer. omschrijving van het geleverde goed of van de verrichte dienst. prijzen exclusief btw, uitgesplitst naar btw-tarief. de btw-bedragen, uitgesplitst naar btw-tarief.
“Nee, het is niet per definitie verplicht het btw-nummer van de opdrachtgever of klant op de factuur te vermelden.” “Het btw-nummer van de klant moet wél worden vermeld als er sprake is van een levering aan het buitenland of als de btw wordt verlegd.
Een factuur of vordering kan verjaren en is dus niet eeuwig geldig. De verjaringstermijn is in principe vijf jaar, afhankelijk van het feit of het om zakelijke klanten of consumenten gaat.
De volgende vermeldingen moeten opgenomen worden: het woord 'factuur' factuurdatum, maar ook: leveringsdatum (voor goederen) of de datum van prestaties (bij diensten) uniek factuurnummer.
De factuurregel(s)
Het aantal geleverde goederen of uren aan diensten. De leverdatum van de goederen of diensten, of de datum van een vooruitbetaling. Het bedrag exclusief btw dat je in rekening brengt. Het btw-tarief dat je in rekening brengt.
Een nulfactuur is een rekening die al betaald is en die de gemeenten dus niet hoeven te betalen.
Toepassen van de verleggingsregeling is geen keuze maar verplicht. Pas de verleggingsregeling dan ook toe als dat nodig is en breng niet 'veiligheidshalve' toch maar btw in rekening.
Voor de adressering aan de afnemer of opdrachtgever moet je het volgende aan NAW-gegevens (Naam, Adres en Woonplaats), altijd zo precies, gericht en volledig mogelijk op de factuur vermelden: (Bedrijfs)naam van de klant.
Als u diensten levert aan klanten in EU-landen die btw-aangifte doen, brengt u meestal geen btw in rekening. De klant berekent de btw en geeft die aan in eigen land. U stuurt een factuur zonder btw en vermeldt daarop: de btw-identificatienummers van u én uw klant.
Een factuur sturen als particulier zonder kvk mag dus niet, in de plaats daarvan kan je een kwitantie maken. Een kwitantie is een document dat ondertekent is door de particulier, die daarmee verklaart dat het bedrijf de betaling heeft voldaan en de goederen of diensten ontvangen heeft.
Wat is de juiste tenaamstelling op een factuur? Wanneer u een factuur stuurt naar een bedrijf, moet de naam overeenkomen met de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Alleen dan is de tenaamstelling correct.
Volgens de wet bent u verplicht uw KvK-nummer te vermelden op alle van uw onderneming uitgaande: Brieven. Orders. Facturen.
Een factuur verjaart: 5 jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn voorbij is. 2 jaar nadat de betalingstermijn voorbij is als u producten aan particulieren verkoopt. 5 jaar nadat de betalingstermijn voorbij is als u diensten aan particulieren verkoopt.
Peppol is een internationaal afsprakenstelsel tussen providers, dat het voor aangesloten organisaties mogelijk maakt elektronische documenten uit te wisselen. In Nederland is het gebruik van Peppol voor e-facturatie niet verplicht. De Rijksoverheid raadt aan om Peppol hiervoor te gebruiken.
Langs PEPPOL wordt de factuur via het BTW-nummer van de klant verzonden. Zowel u als de klant ontvangen een bevestiging wanneer de factuur succesvol werd verzonden. Facturen worden elektronisch verzonden (UBL/e-fff) waardoor deze geautomatiseerd kunnen worden verwerkt door uw klant.
Kosten Peppol
Aan het gebruik van Peppol zijn geen kosten verbonden. Enkel voor de activatie van Peppol dient u eenmalig € 1,- via iDEAL te betalen.