De notulen van een vergadering vormen een verslag van de vergadering. De notulen worden gemaakt door de notulist of secretaris van de vergadering. Deze maakt tijdens de vergadering aantekeningen, om na afloop van de vergadering de notulen te kunnen voltooien.
Notulen zijn een kort en schriftelijk verslag van de vergadering. De secretaris schrijft tijdens de vergadering bij met wat er gezegd wordt, welke actiepunten zijn besproken, wat de stemmingen zijn en hoe tot zo'n stemmingsuitslag is gekomen.
Notuleren is het maken van een verslag van alles wat er besproken wordt gedurende een vergadering. Notuleren wordt gedaan door de notulist. Gedurende een vergadering, brainstorm of meeting legt de notulist vast wat er gezegd wordt, welke actiepunten er worden afgesproken en welke besluiten er worden genomen.
Een verslag kan ook betrekking hebben op andere gesprekken/gebeurtenissen dan een vergadering: een verslag van een gesprek, evenement, onderzoeksrapport enz. Met notulen verwijs je exclusief naar het verslag van een vergadering. In de wandelgangen worden notulen ook wel verslag genoemd.
Een notulist heeft in ieder geval de volgende taken: Vastleggen van algemene gegevens voorafgaand aan de vergadering: datum, tijdstip, aanwezigen en afwezigen. Leg besluiten en afspraken die gemaakt worden vast.
Notulen: schriftelijk verslag van wat er in een vergadering is gezegd. Notulant: notulist, dus de persoon die de notulen maakt.
De voordelen van nauwkeurige notulen zijn duidelijk. Ze documenteren de gang van zaken en bieden een controlespoor, zodat iedereen weet wat er tijdens een bepaalde vergadering is gebeurd. Dit helpt organisaties op koers te blijven, voorkomt misverstanden en zorgt voor verantwoording.
- Een gewone vergadering (goed voorbereid, begrijpelijke taal, goede werkomstandigheden): 1 uur vergaderen = 1 uur verslag schrijven. - Een pittige vergadering (je bent goed voorbereid, begrijpt niet altijd waar men over spreekt en hebt geen ideale werkomstandigheden): 1 uur vergaderen = 2 uur uitwerken.
Waarom de notulen van een vergadering ondertekenen? Van alle vergaderingen moeten notulen worden gemaakt, wil men een activiteit of een team serieus beheren. Maar van sommige vergaderingen die een formeel karakter hebben, moeten de notulen ook door de aanwezige deelnemers worden ondertekend om ze afdwingbaar te maken.
De notulen van een vergadering vormen een verslag van de vergadering. De notulen worden gemaakt door de notulist of secretaris van de vergadering. Deze maakt tijdens de vergadering aantekeningen, om na afloop van de vergadering de notulen te kunnen voltooien.
De notulen van een algemene vergadering worden ondertekend door de leden van het bureau en door de aandeelhouders die erom verzoeken; kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.
Verschillende vormen
Dan heb je nog notulen in de vorm van: een samenvatting, een besluitenlijst en een actiepuntenlijst. De vormgeving van het verslag is afhankelijk van de soort vergadering, en de functie van de notulen. Wanneer er veel besluiten worden genomen, is een besluitenlijst i.c.m .
De notulist legt vast welke besluiten er genomen worden tijdens de vergadering en wie deze besluiten gaan uitvoeren. Bij een goede vergadering zal de voorzitter ervoor zorgen dat het voor elk besluit duidelijk is wat het besluit is, wie het uitvoert en wat de deadline hiervoor is.
Alle stemgerechtigden kunnen dan aangeven of de notulen kloppen, waarna gestemd wordt over het vaststellen van de notulen. Daarna zullen meestal de voorzitter en notulist van de vergadering waarin de notulen worden vastgesteld, de notulen ondertekenen.
minutes mv.
De notulen leggen vast wat er wordt besproken in de vergadering. The minutes record what is being discussed in the meeting. minder gebruikelijk: record zelfst.
Sluit de vergadering aan het einde af met een korte samenvatting van wat er besproken is, de genomen beslissingen en de aanbevolen acties. Schrijf na een vergadering altijd op wat je hebt besproken en welke acties je hebt ondernomen.
Notulen is een meervoudig woord waar geen enkelvoud van wordt gebruikt. Als notulen het onderwerp in de zin is, hoort er een meervoudige persoonsvorm bij: Zijn de notulen al meegelezen? De notulen kunnen verstuurd worden.
Letterlijke, woordelijke, (uitgebreid of beknopt) samenvattende notulen en actie- en besluitenlijsten zijn de belangrijkste soorten notulen. Maar natuurlijk geldt: zoveel mensen, zoveel wensen. Er zijn vele tussenvormen te bedenken. Dat is helemaal afhankelijk van de verschillende eisen en wensen.
Notulen zijn dus niet wettelijk verplicht. Maar zeker voor bepaalde besluiten, zoals het uitkeren van dividend of het aanstellen van een bestuurder zijn notulen eigenlijk een vereiste. Anders kan je later nooit bewijzen dat de aandeelhouders of het bestuur dit besluit hebben genomen.