Dat doe je door een korte inleiding “Goedemiddag, ABC BV, u spreekt met…”. Zeg altijd 'u' tegen een beller. Leid je naam altijd in met een zinnetje, zodat de bedrijfsnaam en je naam van elkaar gescheiden worden. Dit geeft de beller de tijd om de twee namen van elkaar te onderscheiden.
Spreek duidelijk en rustig. En spreek beleefd met u, want je weet niet wie je aan de lijn hebt! Herhaal eventueel de gegevens die je krijgt en opschrijft! Vraag ook nog een keer de naam van de persoon die je gesproken hebt.
De beller zal je gezicht niet kunnen zien, maar je bent automatisch een stuk vriendelijker. De glimlach is daardoor hoorbaar in je stem. Door de glimlach zullen positieve chemische reacties worden aangemaakt in je hersenen en daardoor kom je een stuk vriendelijker over.
Neem de telefoon niet té snel op, hier kunnen klanten namelijk van schrikken. Maar laat de telefoon niet langer dan 3 tot 5 seconden overgaan. Klanten kunnen vanaf dat moment geïrriteerd raken en hangen op. Zorg dus voor voldoende bezetting.
Ten eerste begroet je de klant beleefd en vertel je jouw naam of bedrijfsnaam. Vervolgens vraag je de klant waar je hem of haar mee van dienst kunt zijn. Nu is de toon gezet voor de rest van het eerste gesprek.
Via de functie 'Kondig beller aan' op een iPhone weet u meteen wie u probeert te bereiken. Het apparaat roept dan om wie de beller is. Zo hoeft u niet eerst op het scherm van de telefoon te kijken.
Opnemen als u gebeld wordt
Veeg het groene pictogram naar rechts om op te nemen. Of tik op het groene pictogram. Dit kan verschillen per telefoon. Veeg het rode pictogram naar links als u het gesprek wilt weigeren of laat de telefoon overgaan totdat de beller stopt met bellen.
Dus als je hiermee begint mist de ander in ieder geval je (bedrijfs)naam niet. Daar over gesproken, en meteen wat telefoonetiquette, bij uitgaande gesprekken noem je eerst je eigen naam en dan je bedrijfsnaam. Bij inkomende gesprekken is het net andersom. Het belangrijkste zeg je als laatste, vandaar deze volgorde.
Wanneer je iemand tijdens het telefoongesprek in de wacht wilt zetten, vraag dan aan de beller of hij dit wil. Het kan natuurlijk gebeuren dat iemand vervolgens 'nee' zegt. Meestal zal daar wel een goede reden voor zijn. Geef de afhandeling van zo'n telefoontje dan voorrang.
In je persoonlijke profiel beschrijf je wie je bent, wat je kunt en wat je wilt. Dit doe je door stil te staan bij je karaktereigenschappen, drijfveren en waarden (wie ben ik?), je talenten, competenties en vaardigheden (wat kan ik?) en je interesses, passies en loopbaanwensen (wat wil ik?).
Hoe begin je? Begin met je naam, leeftijd en geef een paar karaktereigenschappen. Vertel in een paar zinnen wat jou bezighoudt en vooral waar je passie ligt. Wanneer je vanuit je passie vertelt, zullen je ogen gaan twinkelen en komt er vanzelf een informeel gesprek op gang.
Stel jezelf voor als je de ander nog niet eerder ontmoet hebt. Als je met een vreemde wilt praten, stap dan op hem of haar af, maak oogcontact en glimlach. Groet de ander en zeg hoe je heet, zodat je gesprekspartner zich beter op zijn of haar gemak voelt in jouw gezelschap.
Hou je smartphone stevig in de hand
Je hand zal namelijk altijd wat bewegen tijdens het fotograferen of opnemen. Het is dus aan te raden om je smartphone met beide handen vast te houden voor een beter resultaat.
Open de Telefoon app > tik op Meer opties (drie verticale puntjes) > tik op Instellingen. Stap 2. Tik op Oproepen aannemen en beëindigen.
Vooropgesteld, het is strafbaar een gesprek op te nemen als je zelf niet deelneemt aan het gesprek en je dit gesprek ook niet in opdracht van een van de deelnemers opneemt. Zonder eigen deelname aan een gesprek of toestemming, mag je een gesprek niet opnemen en dus ook niet openbaar maken zonder toestemming.