Welke pensioenstukken moet je bewaren Bewaar per jaar in ieder geval: de pensioenopgave. de loonstrook van januari. het pensioenreglement.
We raden u wel aan het pensioenoverzicht te bewaren. U behoudt dan alle gegevens die voor de opbouw van uw pensioen belangrijk zijn. Mocht u ooit vermoeden dat er iets niet klopt aan uw pensioen, dan kunt u dat nagaan aan de hand van de pensioenoverzichten.
Dan ben je wettelijk verplicht om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Het is slim om je oude pensioenoverzichten te bewaren. Zo weet je hoeveel pensioen je opbouwt. Ook zijn oude pensioenoverzichten handig als je vermoedt dat er een fout is gemaakt.
Bewaartermijn administratie
U moet in ieder geval de basisgegevens van uw administratie 7 jaar bewaren. Dat is de verplichte bewaartermijn. Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren.
Er zijn ook documenten die u het beste levenslang bewaart omdat deze papieren belangrijk zijn voor uw persoonlijke situatie. Dit zijn onder andere: Notariële stukken zoals testamenten, samenlevingscontracten en (koop)akten. Diploma's, certificaten en getuigschriften.
Houdt er rekening mee dat u de administratie van de overledene minimaal vijf jaar dient te bewaren. Indien u daar behoefte aan heeft, vraag dan rouwbegeleiding aan.
De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Pas vanaf boekjaar 2022 (aj. 2023) moet u alles tien jaar bijhouden. Begin 2023 mag u dus in principe alles van 2015 (of eerder) wegdoen. Op dit principe zijn er wel uitzonderingen, zoals voor uw investeringsfacturen en de boekhouding voor jaren met een fiscaal verlies.
De bij- of afschrijvingen kun je eenvoudig downloaden als afschrift. Betaalrekening tot 10 jaar terug (9 jaar en de afgelopen maanden in het huidige jaar).Spaar- en/of Beleggingsrekening tot 8 jaar terug (7 jaar en de afgelopen maanden in het huidige jaar).
Alle facturen en kopieën van facturen moet u voor de FOD Financiën gedurende tien jaar bewaren.
Uw administratie bestaat uit alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of op een digitale manier. U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren.
Aangezien gemeenten bronhouder van de Basisregistratie zijn, dienen zij daarom hun WOZ-beschikkingen 12 jaar lang te bewaren.
Bewaartermijnen van documenten van een overledene
Een testament, schenkingsaktes en andere notariële akten en gerelateerde documenten die te maken hebben met erfopvolging, houd je best levenslang bij.
Bonnetjes bewaren om geen geld mis te lopen en voor een actueel inzicht. Waarom is het zo belangrijk dat alle kassabonnen in je boekhouding verwerkt worden? Dat is simpel: zodat je je btw kunt terugvragen bij de Belastingdienst. Zonder bonnetjes kan dat niet en loop je dus geld mis.
Als je bij een andere werkgever gaat werken, kun je je opgebouwde pensioen meenemen naar het pensioenfonds van je nieuwe werkgever. Dat heet waardeoverdracht. Dit kan voordelig zijn voor je pensioenopbouw. Of waardeoverdracht voor jou gunstig is, hangt af van je persoonlijke situatie.
Hoogte van je pensioen
Heb je bij veel verschillende werkgevers pensioen opgebouwd? Of heb je één of meerdere kleine pensioenen (in 2023: een pensioen lager dan € 594,89 bruto per jaar)? Dan kan waardeoverdracht van je pensioen ook verstandig zijn.
Bij de meeste banken zijn digitale afschriften maar een beperkte tijd online te raadplegen en downloaden; 15 maanden is daarbij een gangbare periode. Dat betekent dus dat je digitale bankafschriften tijdig moet opvragen en thuis digitaal moet opslaan.
Afschriften digitaal bewaren
De bij- en afschrijvingen van betaal- en spaarrekeningen blijven online 15 maanden bewaard.
In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Wel zijn er concrete bewaartermijnen in andere wetten waar organisaties zich aan moeten houden. Bijvoorbeeld in belastingwetgeving.
Zo moet je bijvoorbeeld gedurende 7 jaar een basisadministratie bijhouden. Onder je administratieve verplichtingen vallen: agenda's, notities, bankafschriften, kassabonnen, contracten, facturen, belasting- en btw-aangiften en andere financiële bewijsstukken.
Op grond van de bepalingen in de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen mag de belastingdienst gegevens opvragen die voor de heffing van belasting van belang kunnen zijn. Op die manier kunnen zij controleren of de gegevens in een aangifte inderdaad juist zijn.
Alle documenten en boeken die met de boekhouding te maken hebben, houd je 10 jaar bij. Interne boekhouddocumenten die niets met klanten te maken hebben, mag je al na 3 jaar vernietigen.
In de WOR is nergens een bewaartermijn genoemd voor OR-stukken. Verder is er ook geen andere harde wettelijke basis op basis waarvan OR-stukken (notulen, jaarverslagen, kandidatenlijsten, verkiezingsuitslagen) bewaard zouden moeten worden. Vanuit juridisch perspectief zou dus alles direct vernietigd mogen worden.
U bent wettelijk niet verplicht uw maandelijkse loonbriefjes langer dan 10 jaar bij te houden. Het wordt wel ten zeerste aanbevolen de volgende documenten tot uw pensioen te bewaren: jaarlijkse loonfiches. het jaarlijks uittreksel van de Federale Pensioendienst (FPD) met uw loongegevens voor de pensioenberekening.
Wanneer er geen specifieke bewaartermijnen voorgeschreven zijn, geeft de AP als richtlijn een maximale bewaartermijn van twee jaar na einddatum van het dienstverband. Iedere ondernemer dient de administratie, waaronder de loonadministratie, zeven jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).