Werkgevers kunnen onbelaste onkostenvergoedingen geven voor werkgerelateerde uitgaven zoals reiskosten, thuiswerken, verhuiskosten en vrijwilligersvergoedingen. Belaste vergoedingen omvatten privé-uitgaven zoals kleding en boetes.
U mag een gedeelte van uw totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. We noemen dit de vrije ruimte. In 2024 is de vrije ruimte 1,92% van uw fiscale loon tot en met € 400.000.Over het meerdere van uw fiscale loon is de vrije ruimte 1,18%.
Over 2024 mag u onbelast vergoedingen of geschenken geven tot maximaal 1,92% (2023: 3,0%) over de totale jaarlijkse loonsom tot en met € 400.000 plus 1,18% over de resterende loonsom van alle medewerkers.
Wat is de maximale onkostenvergoeding? De onkostenvergoeding mag maximaal 1,7% van het totale fiscale loon tot en met € 400.000 bedragen. Bij een loon dat hoger ligt dan € 400.000 komt dit neer op maximaal 1,18%. Alle onkosten die gemaakt worden boven dat bedrag, worden belast volgens de gewone loonbelasting.
Via de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven. U mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben. Denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten.
Werkgevers kunnen onbelaste onkostenvergoedingen geven voor werkgerelateerde uitgaven zoals reiskosten, thuiswerken, verhuiskosten en vrijwilligersvergoedingen. Belaste vergoedingen omvatten privé-uitgaven zoals kleding en boetes.
Vrije vergoedingen zijn vergoedingen, die een werkgever onbelast aan een werknemer kan betalen. Vrije verstrekkingen zijn onbelaste verstrekkingen van een werkgever aan een werknemer.
Voor de werkkostenregeling 2024 geldt dat je een vrije ruimte hebt van 1,92% over de eerste € 400.000 van de loonsom, en 1,18% over het bedrag daarboven. Dit betekent dat je met een loonsom van € 400.000 in 2024 maximaal € 7.680 onbelast kunt besteden.
U kunt vergoedingen rechtstreeks integreren in uw salarisadministratiesysteem of werknemers afzonderlijk vergoeden voor onkosten via cheque of directe storting . Hoewel handig voor de werkgever, moet u er rekening mee houden dat onkostenvergoedingen via salarisadministratie kunnen betekenen dat werknemers langer moeten wachten om hun geld terug te krijgen.
Via de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven. Voorwaarde is wel dat die vergoeding gebruikelijk is. Dit wil zeggen dat de vergoeding niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden normaal is.
Er geldt een doelmatigheidsgrens van €2.400 per werknemer per jaar. Tot dit bedrag gaat de fiscus ervan uit dat een vergoeding of verstrekking voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium en hoeft u in beginsel dus geen naheffingen te verwachten.
De WKR kent een aantal aan te wijzen gerichte vrijstellingen voor het vergoeden van kosten. Denk hierbij aan reiskosten van maximaal 23 cent per km, vergoeding openbaar vervoer, VOG, maaltijden tijdens dienstreizen en een thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag in 2024 (dit was € 2,35 in 2024).
Iedereen mag u belastingvrij € 2.690 (€ 2.658 in 2024) schenken. U hoeft daarover geen aangifte schenkbelasting te doen. Zolang u maar in de gaten houdt dat u schenkingen van partners bij elkaar op moet tellen. Krijgt u bijvoorbeeld een bedrag van zowel uw oom als uw tante?
Als werkgever kan je namens de stichting of vereniging verschillende geschenken geven aan je werknemer. Maar als je een geschenk geeft dat buiten de relatie van werkgever/werknemer ligt, dan is dat geen loon.
Is reiskostenvergoeding verplicht? Er bestaat geen wettelijke reiskostenvergoeding: in de wet staat nergens dat je als werknemer recht hebt op reiskostenvergoeding woon-werk. Je hebt daar alleen recht op als hierover afspraken in je cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling staan.
De thuiswerkvergoeding in 2024 bedraagt maximaal 2,35 euro netto per dag. Hoe hoog de thuiswerkvergoeding maandelijks exact is, hangt dus af van het aantal dagen per maand dat een werknemer thuiswerkt.
Welke kosten kan ik declareren? Kosten die direct verband houden met je werk, zoals reiskosten, kosten voor maaltijden tijdens dienstreizen, kantoorbenodigdheden en opleidingskosten, kunnen doorgaans gedeclareerd worden. Controleer altijd het declaratiebeleid van je werkgever voor specifieke details.
Een onkostenvergoeding is een betaling die een bedrijf aan een werknemer doet voor een bedrijfsgerelateerde uitgave die de werknemer persoonlijk heeft gemaakt . Het vergoede bedrag moet exact overeenkomen met de uitgave die de werknemer heeft betaald.
Typische voorbeelden van kosten eigen aan de werkgever zijn verplaatsingskosten, parkeerkosten, gsm-kosten, restaurantkosten en overnachtingen in functie van een werkopdracht. Gezien de werknemer deze kosten maakt tijdens het uitvoeren van zijn arbeidsovereenkomst, moet de werkgever deze kosten terugbetalen.
Reist u met eigen vervoer naar uw werk? Dan kan uw werkgever u sinds 1 januari 2024 maximaal € 0,23 per kilometer vergoeden, zonder dat u hierover belasting betaalt. Voor deze maximale kilometervergoeding maakt het niet uit welk vervoermiddel u gebruikt.
Verder kun je onbelaste vergoedingen geven voor een OV-abonnement, een maaltijd bij overwerk, verhuiskosten vanwege het werk, het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) en voor (om)scholing van personeel. Daarnaast kun je tot een bepaald bedrag allerlei onbelaste vergoedingen geven aan je werknemer.
Dagvergoedingen worden niet beschouwd als onderdeel van het salaris van een werknemer en zijn daarom belastingvrij tot een bepaald toegestaan bedrag. De toegestane bedragen verschillen of het een dienstreis binnen Nederland of een dienstreis naar het buitenland betreft.
Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
De vrije ruimte, een bepaald percentage van de fiscale loonsom, mag onbelast worden besteed aan diverse personeelsvoorzieningen, zoals een kerstpakket, bedrijfsfitness of een telefoon van de zaak.
Bijvoorbeeld door het verstrekken van een jubileumuitkering als iemand 12,5, 25 of 40 jaar in dienst is. Maar hoe zit het met de fiscale wet– en regelgeving rondom deze vergoedingen? De jubileumuitkering is onbelast en behoort niet tot het loon van de werknemer als aan de wettelijke voorwaarden wordt voldaan.
De korting is maximaal 20% van de waarde in het economisch verkeer van deze producten (vgl. consumentenprijs inclusief btw); De totale korting bedraagt niet meer dan € 500 per werknemer per kalenderjaar.