Een betalingsherinnering wordt verstuurd vóórdat een aanmaning wordt verstuurd. Een aanmaning is strenger van toon dan een herinnering. In een aanmaning wordt de debiteur een laatste mogelijkheid geboden om te betalen voordat de vordering uit handen wordt gegeven.
Het verschil tussen de aanmaning en een betalingsherinnering is de toon. Bij een betalingsherinnering wordt over het algemeen een vriendelijkere toon aangeslagen, terwijl je bij een aanmaning meer zakelijk aandringt om de factuur te betalen.
Het is verstandig om uw debiteur te blijven herinneren aan uw vordering. Wacht daarom, als de termijn van uw betalingsherinnering is verstreken, niet langer dan drie dagen met het verzenden van een aanmaning.
De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) sturen, voordat hij incassokosten bij u in rekening mag brengen. U krijgt 14 dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet u dat niet, dan moet u naast de rekening ook incassokosten betalen.
Een aanmaning is een brief waarin de crediteur (de schuldeiser) de debiteur (de schuldenaar) verzoekt om de nog openstaande factuur te betalen. Een aanmaning wordt verstuurd als de betalingstermijn van de factuur is verstreken.
Is de aanmaning terecht, dan kunt u het beste direct, of in ieder geval tijdig, tot betaling overgaan. Is de aanmaning niet terecht dan is aan te raden om direct na ontvangst van deze aanmaning de schuldeiser schriftelijk mede te delen waarom u niet van plan bent te betalen.
Elk bedrijf bepaalt zelf hoeveel herinneringen hij stuurt voordat hij een vordering -indien nodig- uit handen geeft aan een incassobureau. Hierin zit geen verplichte, vaste volgorde. Wel houden veel bedrijven de volgende volgorde aan: factuur versturen, herinnering, aanmaning en ten slotte een sommatie.
Stuur dan een eerste aanmaning ter herinnering aan de openstaande factuur. In deze eerste aanmaning stel je een nieuwe termijn waarbinnen je jouw klant nogmaals de kans geeft om te betalen. Ook vermeld je de kosten die je in rekening brengt als je klant niet betaalt.
Let op '14-dagen-termijn' in de aanmaning
Voor de verzending van de brief wordt ook 1 dag gerekend. De volgende formuleringen zijn goedgekeurd door de Hoge Raad: "Binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd." "Binnen 15 dagen nadat deze brief bij u is bezorgd."
Wat gebeurt er na de laatste aanmaning? Als uw debiteur direct na de laatste aanmaning uw factuur betaalt, is er verder niets aan de hand en betalen u en de debiteur beiden niets extra's.
Het is daarom gebruikelijk om een debiteur tussen de 1 en 3 keer een schriftelijke aanmaning te sturen met ieder een redelijke termijn voordat een vordering uit handen wordt gegeven.
Een herinnering is een ervaring uit het verleden die in het geheugen is opgeslagen en die men zich voor de geest kan roepen. Hoe ervaring of kennis in het langetermijngeheugen wordt opgeslagen en weer kan worden teruggezocht, is onderwerp van studie in de zowel de cognitieve psychologie als cognitieve neurowetenschap.
Er wordt vaak ook gesproken over een herinnering of aanmaning. Deze termen betekenen hetzelfde als een ingebrekestelling.
Sinds 1 juli 2012 zijn er een aantal nieuwe eisen waar een herinnering of aanmaning aan moet voldoen. Consumenten moeten na het verstrijken van een betalingstermijn minimaal één schriftelijke aanmaning hebben ontvangen en minimaal 14 dagen de tijd krijgen om de factuur alsnog te betalen.
30 dagen betaaltermijn voor je eerste factuur. 14 dagen wachten met je herinneringsfactuur te sturen.
In de tweede of laatste aanmaning verwijst u naar de eerste aanmaning en de factuur, en neemt u er dezelfde gegevens in op als in de eerste aanmaning. Maar in deze laatste aanmaning neemt u óók nog een waarschuwing voor uw klant op: als hij of zij nu nog niet betaalt geeft u de vordering uit handen.
Bezwaar tegen aanmaning
Bent u het niet eens met de aanmaning? Dan kunt u hiertegen binnen zes weken na de dagtekening van de aanmaning schriftelijk bezwaar indienen. Het niet ontvangen van de originele aanslag is geen geldige reden om bezwaar aan te tekenen.
Het is vaak een schriftelijke mededeling ( laatste aanmaningsbrief ) die wordt verstuurd als een herinnering dat er een betaling of een andere verplichting openstaat en dat er maatregelen zullen worden genomen als de betaling of verplichting niet binnen een bepaalde termijn wordt nagekomen.
Het is wettelijk gezien niet verplicht een betalingsherinnering te sturen. Een aanmaning, of incassobrief, is een dringend verzoek om uw debiteur de openstaande factuur te laten betalen. Bij particuliere klanten is het verplicht om een laatste aanmaning (WIK-brief) te sturen voordat u een incassobureau inschakelt.
Voor een bedrag tussen 150 en 500 euro is dat maximaal 30 euro, met daarbovenop 10 procent van het verschuldigde bedrag. Heeft je klant bijvoorbeeld een achterstallige factuur van € 500, dan mag je daar € 80 aanmaningskosten voor rekenen: € 30 + (10% van € 500).
Kan ik de aanslag alsnog in termijnen betalen? Een betalingsregeling is mogelijk voor maximaal vier termijnen. U kunt dit regelen via het formulier 'Aanvraag betalingsregeling'.
De aanmaning is een besluit in de zin van de Awb, maar er kan géén bezwaar of beroep tegen worden ingesteld (artikel 8:4 Awb).