Overleg is het van gedachten wisselen door personen of groeperingen. De bedoeling kan zijn: het uitwisselen van informatie. het uitwisselen van meningen.
Tijdens een vergadering komen drie of meer personen samen om gemeenschappelijke doelen en activiteiten te bespreken. Meestal komt een vergadering inhoudelijk neer op: hoe gaat het, wat willen we bereiken, hoe gaan we dat doen en wie doet wat en per wanneer?
Vergaderingen zijn vaak bedoeld om bepaalde doelen te bereiken. Bijvoorbeeld het oplossen van problemen of het nemen van belangrijke beslissingen. Door ervoor te zorgen dat de vergadering goed wordt geleid en dat er een duidelijk doel is, kunnen teamleden zich richten op wat er moet worden bereikt.
De meest voorkomende vergaderdoelen zijn: informatieoverdracht, inventariseren, instrueren, acceptatie, meningsvorming, besluitvorming, problemen oplossen, afstemmen en motiveren. Per vergaderdoel wordt er een overzicht gegeven van de aanpak van een agendapunt met dat vergaderdoel.
Vaste agendapunten zijn punten die elke vergadering terugkomen, zoals een opening, vaststellen van agendapunten, de rondvraag en sluiting. De variabele agendapunten zijn de punten die elke meeting veranderen. Bij een structureel goede vergadering zijn dit altijd de gespreksonderwerpen of vergaderpunten.
Ieder overleg een vooraf bepaald doel en vooraf bepaalde agenda heeft. De juiste personen aan tafel zitten. Het overleg voorbereid is en ieder individu goed ingelezen aan tafel komt. Er een voorzitter en tijdsplanning (per agenda-item) gekoppeld zijn aan het overleg.
Sluit de vergadering aan het einde af met een korte samenvatting van wat er besproken is, de genomen beslissingen en de aanbevolen acties. Schrijf na een vergadering altijd op wat je hebt besproken en welke acties je hebt ondernomen.
Een vergadering mag niet langer zijn dan 1,5 uur. Een mens heeft een gemiddelde aandachtsspanne van acht seconden. Een vergadering van een uur vergt dus al het nodige van je deelnemers, laat staan een meeting van 2, 3 of 4 uur! Wil je toch iets langer vergaderen?
Een goede voorzitter stuurt discussies, binnen de beschikbare tijd en op een vriendelijke manier, naar een gezamenlijke consensus. Een divers bestuur is wenselijk omdat de verschillende ervaringen, eigenschappen en opinies leiden tot creatieve oplossingen voor de uitdagingen van de organisatie.
Bij hybride vergaderingen zit een deel van de deelnemers bij elkaar in een vergaderzaal, terwijl een ander deel de vergadering bijwoont vanuit huis of vanaf een andere locatie. Er zijn twee verschillende groepen: de fysieke groep en de online groep. Deze groepen hebben verschillende behoeften.
De notulen moeten uiteindelijk een concreet en prettig leesbaar verhaal worden. De notulen moeten geen roman worden. In notulen schrijf je vaak beknopt en concreet op wat de uitkomsten en belangrijkste onderwerpen van de vergadering zijn. Beschrijf dus niet in alle details hoe de vergadering is verlopen.