3. Opiniërende vergadering. In een opiniërende vergadering wisselen de deelnemers ideeën en meningen met elkaar uit. Een opiniërende vergadering is vaak een van de eerste meetings bij een nieuwe werkwijze of een nieuw project.
Informele communicatie noemt men de onderlinge contacten die men heeft zonder officiële structuur zoals die er bij een echte vergadering of gestructureerd werkoverleg wel is. Informeel overleg is spontaan, maakt uitwisseling van inzichten makkelijker en geeft mensen een vrijer podium om hun zegje te doen.
Effectief vergaderen is vergaderen met het doel voor ogen. Dus vooraf weten wat je na de vergadering bereikt wil hebben. Neem eens een vergadering die je nu bijwoont in gedachten.
De vier P's van een vergaderagenda — Doel, Product, Mensen en Proces — zijn essentiële hulpmiddelen voor het houden van effectieve en succesvolle vergaderingen. Door zich op deze sleutelgebieden te richten, kunnen managers ervoor zorgen dat hun vergaderingen doelgericht, efficiënt en productief zijn.
In essentie heeft een formele vergadering een gestructureerd schema en agenda met vastgestelde protocollen en een officiële notulist.Een informele vergadering heeft een lossere agenda en minder protocollen . Over het algemeen richten formele vergaderingen zich op één of enkele belangrijke sprekers, waarbij de deelnemers een passievere rol spelen.
Er zijn verschillende soorten overleg zoals een vergadering, werkoverleg en functioneringsgesprek. Een vergadering kan verschillende doelen hebben. Bijvoorbeeld brainstormen, informatie geven of tot besluiten komen. Voorafgaand aan de vergadering ontvangen alle deelnemers een agenda met bijbehorende informatie.
Formeel betekent dan 'zakelijk, officieel, tot het publieke domein behorend', informeel 'niet-zakelijk, ongedwongen, tot de privésfeer behorend'. Bijvoorbeeld: een formeel gesprek, een informele aanspreking.
Het eerste principe is het doel , wat betekent dat er een duidelijk gedefinieerd eindresultaat is voor elke vergadering. Helaas vinden veel vergaderingen plaats omdat iemand dacht dat het nuttig zou zijn om bij elkaar te komen. Voordat we een vergadering bijeenroepen, moeten we het doel ervan definiëren.
Effectief vergaderen vraagt niet alleen om een duidelijke structuur en agenda, maar ook om leiderschap dat alle deelnemers betrekt. Zo kunnen vergaderingen productiever worden en voelen alle teamleden zich gehoord en gewaardeerd.
De beste vergaderingen zijn actiegericht, hebben een logische opbouw en duidelijke doelstellingen of beoogde resultaten. In het algemeen geldt dat hoe meer mensen er aan een vergadering deelnemen, hoe groter het risico is dat ze er maar lusteloos bijzitten of dat ze niet de kans krijgen om te participeren.
Probleemoplossende vergaderingen
Probleemoplossingsvergaderingen zijn een veelvoorkomend type vergadering. Ze worden gebruikt om problemen op te lossen en processen te verbeteren. Ze kunnen worden gebruikt om werkgerelateerde problemen te verbeteren en werknemers te helpen betere resultaten te behalen.
Wat houdt een besloten vergadering in? Een besloten raadsvergadering is een uitzondering op de hoofdregel, dat raadsvergaderingen openbaar zijn. Doel van een besloten vergadering is om één of meerdere onderwerpen in beslotenheid met een beperkt gezelschap te kunnen bespreken.
wat je wilt bespreken. welke bedoeling je hebt met de bespreking of wat je ermee wilt bereiken (bijvoorbeeld besluit, advies, kritiek, medewerking bij een actie), wat je van de deelnemers verwacht (huiswerk doen, over start- en kernvragen nadenken) hoeveel tijd je nodig denkt te hebben.
Een strategisch teamoverleg is een laag frequent overleg waarbij de lange termijn wordt gepland en de richting wordt bepaald.
Vergadernotulen
Binnen een redelijke tijd (meestal een week) na een formele of onderzoekende vergadering, moet u een schriftelijk verslag van de vergadering ontvangen . U moet de tijd krijgen om te controleren en te bevestigen of dit een nauwkeurig verslag is van wat er is besproken.
Informele vergaderingen zijn de regelmatige 1:1-gesprekken, de informele ontmoetingen, de koffiegesprekken, de beruchte 'gesprekken bij de waterkoeler', brainstormsessies, wekelijkse teamvergaderingen en gesprekken met managers die in elke organisatie gebruikelijk zijn, maar die vaak onopgemerkt voorbijgaan.
Formele vergaderingen
Het is een manier om belangrijke kwesties te bespreken en om beslissingen te nemen die de organisatie vooruit helpen. Er zijn verschillende soorten formele vergaderingen die worden gehouden, zoals algemene vergaderingen, bestuursvergaderingen en commissievergaderingen.
Een vergadering mag niet langer zijn dan 1,5 uur. Een mens heeft een gemiddelde aandachtsspanne van acht seconden. Een vergadering van een uur vergt dus al het nodige van je deelnemers, laat staan een meeting van 2, 3 of 4 uur! Wil je toch iets langer vergaderen?
Effectieve vergaderingen spelen een essentiële rol in dit proces. Er zijn vier soorten vergaderingen die elk bedrijf zou moeten hebben: de wekelijkse vergadering, de één-op-één vergadering, de jaarlijkse planningssessie en de kwartaalplanningssessie .