“Een archiefstuk is een document, dat ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd is om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten.
Soms zijn deze documenten bewaard om een andere reden. Een archief kan uit veel verschillende documenten bestaan. Het zijn bijvoorbeeld agenda's, notulen, brieven, akten, kaarten, tekeningen en foto's. Deze stukken worden geordend en gestructureerd in een archieftoegang.
Onder archiefvormer wordt verstaan de (overheids)organisatie of het organisatieonderdeel waar het informatieobject gecreëerd of ontvangen is. Het betreft niet externe betrokkenen zoals afzenders (zoals burgers en bedrijven) van brieven of aanvragers van vergunningen. Deze worden beschreven met behulp van betrokkene.
Archiefbescheiden, wat zijn dat? Volgens de Archiefwet art. 1 zijn archiefbescheiden “bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten”. Iedereen heeft wel ongeveer een beeld van wat archiefbescheiden zijn.
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
Een archief is een verzameling van documenten, bijeengebracht door een instantie, familie of persoon (de archiefvormer). Op grond van de archiefwet kan men verplicht zijn deze documenten te bewaren, maar ook kan het om andere redenen gewenst zijn het archief te bewaren.
Traditioneel gezien is een archiefmedewerker iemand die documenten op de juiste manier archiveert, zodat ze makkelijk teruggevonden kunnen worden. Tegenwoordig is een archiefmedewerker meer dan dat. Hij of zij houdt zich bijvoorbeeld bezig met innoveren op het gebied van archiveren.
Het vernietigen van informatie is één van de verplichtingen om te voorkomen dat persoonsgegevens onrechtmatig worden gebruikt. Het uitgangspunt daarbij is dat een organisatie persoonsgegevens vernietigt wanneer deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt.
Archiefbescheiden (archiefstukken, archiefwaardige documenten): alle documenten die een rol spelen in de werkprocessen van het COA en nodig zijn ter verantwoording of bewijsvoering en daarom onder archiefbeheer moeten worden gebracht).
Bij archiveren wordt vaak gedacht aan teksten en afbeeldingen die zijn vastgelegd op papier of in een computerbestand. Zoals brieven, beleidsstukken, begrotingstabellen en bouwtekeningen. Maar er zijn nog heel veel andere vormen van informatie. Zoals mails, webpagina's, databasegegevens, videobeelden en tweets.
De Archiefwet kent geen algemene bewaartermijn voor archiefbescheiden. De wet schrijft wel voor dat elk overheidsorgaan moet beschikken over een of meer selectielijsten. Een selectielijst regelt welke categorieën archiefbescheiden op termijn vernietigd moeten worden, en welke voor altijd bewaard blijven.
Gebruik voor elk onderwerp één map. Sorteer je archiefmappen op alfabetische volgorde. Voorzie iedere archiefmap van een geprint label (het kan handig zijn om de labeltitels ook in een Excel- of Numbers-document te kopiëren; zo houd je eenvoudig digitaal overzicht van alle mappen in je archief).
Bij fysiek archief zijn informatie en verschijningsvorm onlosmakelijk met elkaar verbonden. Denk aan papier met in inkt vastgelegde informatie. Bij digitale informatie is dat anders, want die is opgeslagen als enen en nullen, in een bepaald bestandsformaat, in een database of bijvoorbeeld als Linked Open Data.
Digitaal archiveren betekent het: doelbewust bewaren (selecteren), organiseren (ordenen) en beschrijven (toegankelijk maken) van informatie met het doel om deze later te kunnen raadplegen, (her)gebruiken of over te dragen.
Archiefstukken hebben een dynamische en een statische fase. Tijdens de dynamische fase wordt het archief nog dagelijks of regelmatig geconsulteerd of gebruikt, bijvoorbeeld in de administratie van een organisatie. In de statische fase hebben documenten geen direct (administratief) nut meer.
Het salaris van een beginnende Archiefmedewerker begint bij 1785,- bruto per maand. Het salaris is erg afhankelijk van de organisatie waar de Archiefmedewerker werkt, de aard van de documenten en de verantwoordelijkheid. Zo verdiend een Archiefprofessional bij een universtiteit zelfs tot €3265,- bruto per maand.
De meerderheid van Archivarissen en conservatoren verdient een salaris tussen € 2.189 en € 5.292 per maand in 2024.
De collectie wordt steeds aangevuld. Dit kunnen nieuwe archiefblokken zijn, maar ook aanvullingen op eerder overgebracht archief. Daarnaast dragen we archieven soms over aan andere archiefdiensten. Dit noemen we vervreemden.
Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u u goederen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.