Een archiefbewaarplaats is niet zozeer een fysieke plaats. Het is een juridisch begrip voor een voorziening die voldoet aan de eisen uit de
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven. Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra.
Een archief is de bewaarplaats van belangrijke gegevens die zijn vastgelegd in documentvorm als ook de verzameling van documenten die voor een bepaald doel vervaardigd zijn.
Informatie is van grote waarde: Archiveren wordt gedaan om informatie voor korte of langere tijd veilig te stellen. De Archiefwet verplicht overheden om informatie zorgvuldig te beheren zodat deze toegankelijk is en blijft. Daarnaast zijn er veel andere wetten waarin elementen van duurzame toegankelijkheid terugkomen.
Een digitaal archief is een stuk efficiënter dan een papieren archief. Met krachtige zoekfuncties kun je eenvoudig en snel het gewenste document of e-mail terugvinden. Bovendien is de informatie overal beschikbaar, op elk moment en waar je ook bent.
archief (zn): bibliotheek(en) collection of records., boekenkast.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Gebruik voor elk onderwerp één map. Sorteer je archiefmappen op alfabetische volgorde. Voorzie iedere archiefmap van een geprint label (het kan handig zijn om de labeltitels ook in een Excel- of Numbers-document te kopiëren; zo houd je eenvoudig digitaal overzicht van alle mappen in je archief).
Het vernietigen van informatie is één van de verplichtingen om te voorkomen dat persoonsgegevens onrechtmatig worden gebruikt. Het uitgangspunt daarbij is dat een organisatie persoonsgegevens vernietigt wanneer deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt.
Steeds meer bedrijven kiezen voor digitale archivering
Dat heeft duidelijke redenen: Het scheelt ruimte. Door voor digitaal archiveren te kiezen, heb je geen fysieke plek nodig om documenten op te slaan; Het is snel en makkelijk te doorzoeken.
Bij fysiek archief zijn informatie en verschijningsvorm onlosmakelijk met elkaar verbonden. Denk aan papier met in inkt vastgelegde informatie. Bij digitale informatie is dat anders, want die is opgeslagen als enen en nullen, in een bepaald bestandsformaat, in een database of bijvoorbeeld als Linked Open Data.
Een archief bestaat vaak uit een groot aantal documenten. Om hierin de weg te kunnen vinden is er van ieder archief een 'inhoudsopgave' gemaakt. Hierin kunt u zien wat voor soort documenten in het betreffende archief aanwezig zijn. Deze inhoudsopgave noemen we een archiefinventaris.
Archiefbescheiden, wat zijn dat? Volgens de Archiefwet art. 1 zijn archiefbescheiden “bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten”. Iedereen heeft wel ongeveer een beeld van wat archiefbescheiden zijn.
De meeste archieven die het Nationaal Archief bewaart zijn volledig openbaar. U kunt ze ofwel direct online bekijken, ofwel via de website aanvragen en in de studiezaal komen bekijken. Een deel van de archieven is nog niet openbaar of beperkt openbaar.
Hoe lang een e-mail in het archief blijft, hangt af van de bewaartermijn. Die kun je naar wens instellen voor elk e-mailaccount. Als je niet zelf een periode kiest, slaat het systeem je mails automatisch 11 jaar lang op.
Als een bericht is gearchiveerd, kun je het vinden door het label 'Alle berichten' te openen. Open de Gmail-app op je Android-telefoon of -tablet. Tik op Alle berichten.
WhatsApp voegt de functie Chatvergrendeling toe aan de chatdienst waarmee gebruikers individuele gesprekken kunnen vergrendelen. Afgeschermde gesprekken komen in een speciale map en kunnen alleen geopend worden na verificatie met een wachtwoord of vingerafdruk.