Een archief is een verzameling van documenten, bijeengebracht door een instantie, familie of persoon (de archiefvormer). Op grond van de archiefwet kan men verplicht zijn deze documenten te bewaren, maar ook kan het om andere redenen gewenst zijn het archief te bewaren.
Archieven zijn documenten die ongeacht hun drager, datum of materiële vorm, werden opgemaakt of ontvangen door een organisatie, een persoon of een groep personen bij de uitoefening van hun functie of hun activiteiten, en die minstens enige tijd bewaard moeten worden.
Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Niet alle informatie wordt blijvend bewaard.
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
Een archief is de bewaarplaats van belangrijke gegevens die zijn vastgelegd in documentvorm alsook de verzameling van documenten die voor een bepaald doel vervaardigd zijn.
Archiefbescheiden (archiefstukken, archiefwaardige documenten): alle documenten die een rol spelen in de werkprocessen van het COA en nodig zijn ter verantwoording of bewijsvoering en daarom onder archiefbeheer moeten worden gebracht).
Administratieve bewaartermijn
Periode waarin archiefdocumenten een administratieve of juridische waarde hebben voor de dienst of voor zijn rechtsopvolger. Dit is de minimale termijn van bewaring, maar die staat los van het feit of archieven mogen vernietigd worden of moeten bewaard blijven.
De Archiefwet kent geen algemene bewaartermijn voor archiefbescheiden. De wet schrijft wel voor dat elk overheidsorgaan moet beschikken over een of meer selectielijsten. Een selectielijst regelt welke categorieën archiefbescheiden op termijn vernietigd moeten worden, en welke voor altijd bewaard blijven.
De AVG noemt ten behoeve van 'archivering in het algemeen belang' een aantal concrete uitzonderingen op de bescherming die de wet betrokkenen biedt, bij verwerking van hun persoonsgegevens. Het betreft met name het volgende: het recht op vergetelheid geldt niet zonder meer (AVG art.
Wanneer je een gesprek archiveert, wordt het verborgen in je Postvak IN tot de volgende keer dat je met die persoon chat. Als je een gesprek verwijdert, wordt de berichtgeschiedenis permanent uit je Postvak IN verwijderd. 1. Tik op Chats om je gesprekken te bekijken.
Of u een e-mailbericht nu verwijdert of archiveert, het verdwijnt uit uw Postvak IN. In Gmail/Google-apps wordt een verwijderd bericht in de prullenbak geplaatst, terwijl een gearchiveerd bericht automatisch naar de map Archiefmap Alle e-mail wordt verplaatst.
Gebruik voor elk onderwerp één map. Sorteer je archiefmappen op alfabetische volgorde. Voorzie iedere archiefmap van een geprint label (het kan handig zijn om de labeltitels ook in een Excel- of Numbers-document te kopiëren; zo houd je eenvoudig digitaal overzicht van alle mappen in je archief).
Het vernietigen van informatie is één van de verplichtingen om te voorkomen dat persoonsgegevens onrechtmatig worden gebruikt. Het uitgangspunt daarbij is dat een organisatie persoonsgegevens vernietigt wanneer deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt.
archief (zn): bibliotheek(en) collection of records., boekenkast.
De Archiefwet 1995 geldt voor alle organen van de Nederlandse overheid. Het begrip 'overheidsorgaan' uit de wet is ontleend aan het begrip 'bestuursorgaan' in de Algemene wet bestuursrecht (Awb).
Bij fysiek archief zijn informatie en verschijningsvorm onlosmakelijk met elkaar verbonden. Denk aan papier met in inkt vastgelegde informatie. Bij digitale informatie is dat anders, want die is opgeslagen als enen en nullen, in een bepaald bestandsformaat, in een database of bijvoorbeeld als Linked Open Data.
De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven. Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra.
Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie: het is het duurzaam toegankelijk maken én houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Bijvoorbeeld burgers, journalisten, onderzoekers, maar ook voor overheden zelf.
De kwaliteit van informatie die technisch gezien voldoet aan de eisen van de goede, geordende en toegankelijke staat.
− de persoon voor wie het bericht archiefwaarde heeft, archiveert de e-mail. Dit kan de afzender, de geadresseerde of beiden zijn. − e-mails gericht aan meerdere geadresseerden en van algemene aard worden door de afzender gearchiveerd. Deze e-mails dienen meestal als algemene kennisgevingen.
E-mails bevatten vaak belangrijke of nuttige informatie. Om deze informatie toegankelijk te houden is het van belang dat je je e-mails archiveert en bewaart bij de rest van je digitale documenten.
Archiefstukken hebben een dynamische en een statische fase. Tijdens de dynamische fase wordt het archief nog dagelijks of regelmatig geconsulteerd of gebruikt, bijvoorbeeld in de administratie van een organisatie. In de statische fase hebben documenten geen direct (administratief) nut meer.