Vaste agendapunten zijn punten die elke vergadering terugkomen, zoals een opening, vaststellen van agendapunten, de rondvraag en sluiting. De variabele agendapunten zijn de punten die elke meeting veranderen. Bij een structureel goede vergadering zijn dit altijd de gespreksonderwerpen of vergaderpunten.
Een agendavoorstel is een onderwerpenlijst met de te bespreken onderwerpen voor een vergadering. De vergaderagenda wordt opgesteld en rondgestuurd onder verantwoordelijkheid van de voorzitter.
De beste vergaderingen zijn actiegericht, hebben een logische opbouw en duidelijke doelstellingen of beoogde resultaten. In het algemeen geldt dat hoe meer mensen er aan een vergadering deelnemen, hoe groter het risico is dat ze er maar lusteloos bijzitten of dat ze niet de kans krijgen om te participeren.
Google Agenda
Deze populaire agenda tool heeft miljoenen gebruikers, en dat is niet voor niets. Deze agenda app van Google is voor zowel iOS als Android beschikbaar. De app kenmerkt zich door zijn eenvoud en de gebruiksvriendelijke interface.
Sluit de vergadering aan het einde af met een korte samenvatting van wat er besproken is, de genomen beslissingen en de aanbevolen acties. Schrijf na een vergadering altijd op wat je hebt besproken en welke acties je hebt ondernomen.
De voorzitter start de vergadering altijd met de vraag of iedereen het eens is met de agenda. Op dit moment kunnen er punten aan de agenda worden toegevoegd of de volgorde kan worden gewijzigd. Voorafgaand of bij aanvang van de vergadering wordt afgesproken wie de notulen maakt.
De wisselende agendapunten De wisselende agendapunten nemen normaal gesproken het grootste deel van een vergadering in beslag: hier wordt informatie uitgewisseld, worden meningen gevormd en besluiten genomen. Per agendapunt doorlopen de deelnemers ook hierbij een aantal min of meer vastliggende fasen.
Google Agenda is een van de meest gebruikte werkrooster-apps, vooral onder Gmail-gebruikers. Deze gratis app is beschikbaar voor Android, iOS en desktop. Google Agenda, boordevol eenvoudige maar productieve functies, vereenvoudigt uw dagelijkse planning en laat u toe vergaderingen met anderen te plannen.
De agenda wordt gebruikt voor het noteren van afspraken of uit te voeren taken in de toekomst, of als tijdschrijfsysteem voor het noteren van uitgevoerde taken in het verleden.
Wat is een planner? Als agendaplanner ben je de spil in de organisatie. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en dat de planning van dag tot dag soepel verloopt. Voor bedrijven is een goede planner dan ook van onschatbare waarde.
Een vergadering mag niet langer zijn dan 1,5 uur. Een mens heeft een gemiddelde aandachtsspanne van acht seconden. Een vergadering van een uur vergt dus al het nodige van je deelnemers, laat staan een meeting van 2, 3 of 4 uur! Wil je toch iets langer vergaderen?
Zorg dat een teamoverleg niet verzandt in een vaste agenda en vaste rituelen, maar beperk het in de tijd en maak het inhoudelijk relevant. En vermijd clichématige onderdelen als notulen schrijven en een rondvraag.
Werkoverleg bestaat uit regelmatig overleg over het werk op een afdeling tussen leidinggevende en werknemers. Dergelijk overleg heeft onder meer tot doel ideeën te ontwikkelen, meningen te vormen, besluiten te nemen, draagvlak te creëren en het werkproces te verbeteren.
Een rondvraag is een mogelijk deel van een vergadering waar ieder van de aanwezigen van de bijeenkomst de kans krijgt om zaken op te merken, mede te delen of zijn of haar overgebleven vragen te stellen aan de aanwezigen.
Er zijn drie rollen die in vrijwel elke vergadering aanwezig zijn. Dat zijn de voorzitter, de secretaris of notulist en de deelnemers.
De notulen moeten uiteindelijk een concreet en prettig leesbaar verhaal worden. De notulen moeten geen roman worden. In notulen schrijf je vaak beknopt en concreet op wat de uitkomsten en belangrijkste onderwerpen van de vergadering zijn. Beschrijf dus niet in alle details hoe de vergadering is verlopen.
“De meest voorkomende vergaderdoelen zijn: informeren, inventariseren, motiveren, discussiëren en besluitvorming.”
De meest voorkomende vergaderdoelen zijn: informatieoverdracht, inventariseren, instrueren, acceptatie, meningsvorming, besluitvorming, problemen oplossen, afstemmen en motiveren. Per vergaderdoel wordt er een overzicht gegeven van de aanpak van een agendapunt met dat vergaderdoel.