Als blijkt dat een rittenregistratie niet klopt zal de fiscus bij de werkgever gaan naheffen en daar kunnen ook boetes bij komen kijken. Het is dus zaak dat de werknemer een sluitende rittenregistratie bijhoudt waardoor de werkgever niet te maken krijgt met de vervelende gevolgen als de registratie niet sluitend is.
De Belastingdienst houdt steekproeven. Ze kijkt dan of jouw registratie compleet is en voldoet aan de eisen. Het kan ook zijn dat de Belastingdienst jou vraagt om inzage in jouw agenda of e-mail, om zo te checken of jouw rittenregistratie klopt. Andere instrumenten zijn het controleren van de tankpasgegevens.
Kentekens scannen
Een veelgebruikt controlemiddel van de Belastingdienst. Een vorm waarbij willekeurig kentekens worden gescand, bijvoorbeeld op parkeerplaatsen bij de Ikea of pretparken. Vervolgens wordt gekeken of er bijtelling wordt betaald voor deze auto of dat er een verklaring is getekend.
De werkgever dient de rittenregistratie te controleren, omdat hij in principe ook aansprakelijk is als deze later niet blijkt te kloppen.
☞Het doen van willekeurige steekproeven
De Belastingdienst vraagt steekproefsgewijs de rittenregistratie op zonder dat hier aanleiding voor hoeft te zijn. Er wordt dan gecontroleerd of de rittenregistratie kloppend is, dat er niet meer dan 500 kilometer privé gereden is en dat het karakter van ritten juist is.
De Belastingdienst voert regelmatig controles uit op zakelijke administraties. Toch is de kans op een boekenonderzoek volgens cijfers van de Belastingdienst klein, met 0,4% voor kleine ondernemingen en 2,5% voor middelgrote ondernemingen.
Hoe wordt rittenregistratie gecontroleerd? De Belastingdienst kan de rittenregistratie op verschillende manieren controleren. Namelijk steekproefsgewijs, via een controle op standaard afwijkingen of door het scannen van kentekens.
Kan ik mijn kilometerregistratie afkopen? Ja, dat kan. Je betaalt een vast bedrag aan de Belastingdienst en hoeft dan geen kilometerregistratie bij te houden.
Alle kilometers die u niét voor uw werk rijdt, zijn privékilometers. Kilometers voor woon-werkverkeer zijn zakelijke kilometers.
Rijdt u meer dan 500 privékilometers? Dan moet u de verklaring intrekken.Uw werkgever telt vanaf dat moment een bedrag bij uw loon voor het voordeel van het privégebruik van de auto. En u krijgt een naheffingsaanslag.
Verzuimboete privé rijden zakelijke auto
Dan krijg je een verzuimboete opgelegd. In 2022 is dat 80% van het wettelijk maximum van € 5.514. Ben je al eens eerder beboet voor privé rijden met een bedrijfsauto? Dan kan de boete voor privé rijden met een zakelijke auto flink oplopen tot het wettelijk maximum van € 5.514.
Wij controleren door te vergelijken
U geeft uw loon, uitkering of pensioen aan ons door. Uw werkgever, UWV of pensioenmaatschappij doet dat ook. We vergelijken de bedragen. Als ze niet hetzelfde zijn, dan krijgt u daar misschien een vraag over.
Geen bewaarplicht voor particulieren
Particulieren hoeven hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) niet verplicht te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
Wij controleren álle 12 miljoen aangiftes die elk jaar bij ons binnenkomen.
Voor de belastingdienst maakt het namelijk niet uit hoe je jouw kilometer registratie bijhoudt, als je jouw km registratie maar kunt tonen! De meest voorkomende manieren zijn: Automatische registratie met een kilometerregistratie systeem zoals Cartracker.
Bijtelling afkopen is alleen mogelijk als je een bestelauto hebt die door meerdere werknemers gebruikt wordt. Als je als zzp'er geen rittenregistratie wilt bijhouden, kun je overwegen een verklaring 'Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' in te vullen.
Een rittenregistratie is niet verplicht, mits u de Belastingdienst ergens van wilt overtuigen. Bijvoorbeeld dat u minder dan 500 privékilometer per jaar in uw zakelijke auto rijdt en dus geen bijtelling hoeft te betalen.
Beheer automatisch alle gereden ritten en kilometers van jouw en je collega's. Een sluitende rittenregistratie volgens de richtlijnen van de Belastingdienst, maak een export van elke gereden rit met één klik op de knop.
Met de ritregistratie in Flitsmeister worden ritten automatisch toegevoegd aan je eigen overzicht.Je kan daar aangeven of het om een privé of zakelijke rit ging. Je ziet niet alleen op een kaartje wat je afgelegde route is, maar ook om hoeveel kilometer het ging en hoe lang je over de rit deed.
Hoe kan ik mijn rittenregistratie bijhouden? U kunt uw rittenregistratie bijhouden door het noteren van uw ritten in een papieren logboek of door gebruik te maken van een rittenregistratie-app. Een app kan handig zijn omdat deze automatisch uw ritten kan registreren met behulp van GPS.
De Belastingdienst geeft op haar website aan welke eisen een rittenregistratie moet voldoen. Deze bevat in ieder geval informatie over: Merk en type auto, ritnummer, datum, begin en eindstand kilometerteller, vertrekadres, aankomstadres. De gereden route als deze afwijkt van wat gangbaar is.
Als een werkgever een auto van de zaak ter beschikking stelt aan een werknemer, dan moet de werkgever de bijtelling in de loonbelasting verwerken. Rijdt de werknemer minder dan 500 kilometer privé in de auto van de zaak? Dan kan de werkgever de bijtelling achterwege laten.
Een sluitende rittenregistratie betekent eenvoudig dat bij het einde van de rit de eindstand van de kilometerteller van de auto én de eindbestemming gelijk is aan de beginstand van de volgende rit.