Zodra je data hebt gearchiveerd kun je deze data beheren zodat je het later voor andere doeleinden kunt gebruiken. Deze bestanden kunnen later erg waardevol voor jou zijn. Door deze informatie goed te organiseren en structureren kun je alles later op een eenvoudige manier efficiënt terug vinden.
Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie.Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Niet alle informatie wordt blijvend bewaard.
Bijvoorbeeld omdat ze onvindbaar of onleesbaar zijn. Dat is zonde, want veel van deze informatie kan nog van waarde zijn voor toekomstig gebruik. Daarom wordt de afgehandelde informatie zodanig beheerd dat deze ook in de toekomst nog bruikbaar is voor verschillende doelen. Dit noemen we archiveren.
Vaak wordt een archief gezien als een soort geheugen van interessante zaken en documenten. Vanuit een goede bedrijfsvoering is een goed archief onmisbaar. Het levert een actueel beeld en biedt de mogelijkheid alles te onthouden voor de organisatie, mits het bijgehouden wordt en daarmee actueel is.
Een digitaal archief is een stuk efficiënter dan een papieren archief. Met krachtige zoekfuncties kun je eenvoudig en snel het gewenste document of e-mail terugvinden. Bovendien is de informatie overal beschikbaar, op elk moment en waar je ook bent.
Of u een e-mailbericht nu verwijdert of archiveert, het verdwijnt uit uw Postvak IN. In Gmail/Google-apps wordt een verwijderd bericht in de prullenbak geplaatst, terwijl een gearchiveerd bericht automatisch naar de map Archiefmap Alle e-mail wordt verplaatst.
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
Een archief is de bewaarplaats van belangrijke gegevens die zijn vastgelegd in documentvorm alsook de verzameling van documenten die voor een bepaald doel vervaardigd zijn.
Het doel van de bewaarplicht is om de controle op fiscale, financiële en juridische zaken te waarborgen. Onder de financiële administratie vallen verschillende documenten en gegevens zoals facturen, bonnen, bankafschriften, contracten, correspondentie, jaarrekeningen, belastingaangiften en -aanslagen.
Fysiek vs. digitaal archief
Het archiveren van uw documenten kan zowel fysiek in een archiefruimte gebeuren, of u kunt uw archief digitaliseren om ruimte te besparen. Let er op dat u alle documenten van een bepaalde soort documentatie (bijvoorbeeld projectdocumentatie) ofwel fysiek, ofwel digitaal archiveert.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven. Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra.
Onder 'archiefwaardigheid' is hier te verstaan de hoedanigheid dat informatieobjecten als archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden, ongeacht of deze voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats in aanmerking komen of niet.
Archiefbescheiden (archiefstukken, archiefwaardige documenten): alle documenten die een rol spelen in de werkprocessen van het COA en nodig zijn ter verantwoording of bewijsvoering en daarom onder archiefbeheer moeten worden gebracht).
Administratieve bewaartermijn
Periode waarin archiefdocumenten een administratieve of juridische waarde hebben voor de dienst of voor zijn rechtsopvolger. Dit is de minimale termijn van bewaring, maar die staat los van het feit of archieven mogen vernietigd worden of moeten bewaard blijven.
Een archief is de bewaarplaats van belangrijke gegevens die zijn vastgelegd in documentvorm als ook de verzameling van documenten die voor een bepaald doel vervaardigd zijn.
De Archiefwet kent geen algemene bewaartermijn voor archiefbescheiden. De wet schrijft wel voor dat elk overheidsorgaan moet beschikken over een of meer selectielijsten. Een selectielijst regelt welke categorieën archiefbescheiden op termijn vernietigd moeten worden, en welke voor altijd bewaard blijven.
Volgens de Dikke van Dale betekent het woord archief 'bewaarplaats' of 'verzameling van geschriften, oorkonden enz.om bewaard te worden'. Duidelijk, een archief is dus een plek om spullen te bewaren.
Een e-mail archiveren kun je zien als een minder definitieve versie van verwijderen. Het bericht verdwijnt uit je inbox en daarmee uit het zicht. Maar de mail is niet volledig verdwenen: je vindt deze altijd terug in het archief.
Veeg omhoog totdat u Gearchiveerd ziet staan.Tik op Gearchiveerd.Tik op het betreffende gesprek in en houd het even ingedrukt.Tik bovenaan op het icoon 'Chat dearchiveren'.