Een vergaderagenda bestaat per type vergadering vaak uit een vast geraamte. Denk hierbij aan de opening, het vaststellen van de agenda, het bespreken van de afgesproken acties, mededelingen per onderwerp én een slot waarbij de afgesproken besluiten en acties geëvalueerd worden.
De algemene vergadering van een vennootschap bestaat uit alle aandeelhouders en is de hoogste instantie van de vennootschap. Ze komt minstens eenmaal per jaar samen. In de algemene vergadering wordt het beheer en de vertegenwoordiging van een vennootschap gedelegeerd aan één of meer zaakvoerders.
De beste vergaderingen zijn actiegericht, hebben een logische opbouw en duidelijke doelstellingen of beoogde resultaten. In het algemeen geldt dat hoe meer mensen er aan een vergadering deelnemen, hoe groter het risico is dat ze er maar lusteloos bijzitten of dat ze niet de kans krijgen om te participeren.
Een vergadering is wanneer twee of meer mensen samenkomen om een of meer onderwerpen te bespreken , vaak in een formele of zakelijke setting, maar vergaderingen vinden ook plaats in verschillende andere omgevingen. Vergaderingen kunnen worden gebruikt als vorm van groepsbesluitvorming.
Eindantwoord: Voor een succesvolle WHAT-vergadering is een duidelijk Sprintdoel, inzicht in de Scrum Backlog en kennis van de capaciteiten van het team vereist.
Vaste agendapunten zijn punten die elke vergadering terugkomen, zoals een opening, vaststellen van agendapunten, de rondvraag en sluiting. De variabele agendapunten zijn de punten die elke meeting veranderen. Bij een structureel goede vergadering zijn dit altijd de gespreksonderwerpen of vergaderpunten.
Er moet een quorum aanwezig zijn om zaken te kunnen behandelen. • Alle leden hebben gelijke rechten, privileges en plichten. • Niemand mag spreken totdat de voorzitter hem of haar erkent. • Persoonlijke opmerkingen of zijdelingse discussies tijdens een debat zijn niet toegestaan. • Er mag slechts één vraag tegelijk worden behandeld en slechts één persoon mag het woord voeren.
Een oproep tot orde is het vastgestelde begin van de agenda van de vergadering en wordt gewoonlijk door de voorzitter opgeroepen door te verklaren dat: “De vergadering zal nu tot orde komen”.
Gewone Algemene Vergadering (GAV): Deze wordt jaarlijks gehouden om terugkerende punten zoals de goedkeuring van de jaarrekening, kwijting aan bestuurders en commissarissen, en andere onderwerpen die in de statuten of de wet zijn voorzien, te bespreken.
De jaarlijkse algemene vergadering is een vorm van algemene vergadering die elk jaar wordt gehouden, meestal wanneer de rekeningen aan de leden van het bedrijf worden gepresenteerd. Een algemene vergadering, wat vroeger een EGM werd genoemd, is een andere vergadering van de leden van het bedrijf die geen AGM is .
Als deelnemer in de vergadering heb je een algemenere rol, zonder specifieke verantwoordelijkheden. Je luistert naar de voorzitter, discussieert over de agendapunten en neemt beslissingen. Deelnemers hebben een belangrijke rol voor het creëren van inhoud en het bereiken van doelen binnen de vergadering.
Een agendapunt is een punt of een afzonderlijk deel van de agenda van een vergadering dat afzonderlijk kan worden gespecificeerd van een groep kwesties die in een vergadering moeten worden overwogen . Agendapunten kunnen worden gemaakt door de gespreksleider die ook de deelnemers aan de vergadering kan uitnodigen om ze aan te vragen.
De notulen van een vergadering vormen een verslag van de vergadering. De notulen worden gemaakt door de notulist of secretaris van de vergadering. Deze maakt tijdens de vergadering aantekeningen, om na afloop van de vergadering de notulen te kunnen voltooien.
De vier P's van een vergaderagenda — Doel, Product, Mensen en Proces — zijn essentiële hulpmiddelen voor het houden van effectieve en succesvolle vergaderingen. Door zich op deze sleutelgebieden te richten, kunnen managers ervoor zorgen dat hun vergaderingen doelgericht, efficiënt en productief zijn.
Er zijn drie rollen die in vrijwel elke vergadering aanwezig zijn. Dat zijn de voorzitter, de secretaris of notulist en de deelnemers.
De vergadering begint met het bespreken van de agenda. De voorzitter vraagt of een van de leden nog meer zaken op de agenda wil plaatsen. Als besloten is dat de agenda moet worden aangehouden, vraagt de voorzitter om een motie om de agenda aan te nemen.
Het doel van vergaderen vooraf bepalen
Wie er bij de vergadering aanwezig dient te zijn; in welke ruimte de vergadering plaats dient te vinden; welke tafelopstelling passend is; welke werkvormen je inzet; welke voorbereiding je van deelnemers vraagt; hoeveel tijd je verwacht nodig te hebben; enzovoort.