Kan een werkgever je verplichten om WhatsApp te gebruiken? Dat laatste is waarschijnlijk juridisch niet mogelijk. Feit is wel dat WhatsApp voor steeds meer doeleinden op de werkvloer wordt gebruikt. Er zijn gevallen bekend waarbij medewerkers via WhatsApp zijn ontslagen.
U kunt uw personeel niet zomaar verplichten om werkgerelateerde apps te installeren op hun privételefoon. Als werkgever moet u zelf een een werktelefoon voorzien wanneer de werknemer geen applicatie van het werk wil installeren.
Je kan je werknemers niet zomaar verplichten om een applicatie te installeren op hun privételefoon. De werkgever is verplicht om bijvoorbeeld te zorgen voor een werktelefoon wanneer de werknemer geen applicatie wil installeren.
,,Wil je baas die inzien, dan is de vraag: wiens belang weegt meer, jouw privacy of zijn redenen om je WhatsApp-berichten te bekijken?” Je werkgever heeft niet zomaar het recht om e-mails of appjes te lezen die heel duidelijk over jouw privéleven gaan: dat schaadt namelijk jouw recht op privacy in je eigen levenssfeer.
Laten we maar meteen met de deur in huis vallen. Er is geen enkele manier om te weten te komen of iemand naar je profiel op WhatsApp kijkt. De ontwikkelaars hebben een dergelijke functie simpelweg niet in de app gezet, en apps die beweren dat ze jou die info wel kunnen geven zijn onbetrouwbaar.
De werkgever mag volgens het Hof alle privéberichten onder werktijd lezen, op voorwaarde dat hij de werknemer ook laat weten dat dit gebeurt. Het hof oordeelde verder dat alle communicatie die verloopt via door de werkgever verstrekte toestellen bekeken mag worden zonder toestemming.
Het noodzakelijkheidscriterium houdt in dat je als werkgever zelf beoordeelt of een medewerker een mobiele telefoon nodig heeft om zijn werk naar behoren te kunnen doen. Is dat volgens jou het geval, dan mag je de telefoon verstrekken. De medewerker kan deze zowel zakelijk als privé gebruiken.
Op basis van het instructierecht van de werkgever kan het gebruik van mobiele telefoons of andere voorwerpen op de werkvloer verboden worden. De bevoegdheid van de werkgever is eenzijdig; instemming van de werknemers is niet nodig. Voorwaarde van een instructie is wel dat deze redelijk en billijk is.
De telefoon van de zaak valt vaak onder de secundaire arbeidsvoorwaarden. Dit zijn afspraken die gemaakt worden tussen werknemer en werkgever over aanvullende compensatiepakketten die werkgevers hun medewerkers kunnen bieden, zoals een laptop, auto of telefoon van de zaak.
10% zakelijk of minder
De waarde van dit loon bepaalt de werkgever als volgt: bij vergoeding is de hele vergoeding loon; bij verstrekking is de waarde van de verstrekking in het economische verkeer loon; bij terbeschikkingstelling zijn de kosten die de werkgever maakt loon.
Inleiding Vaste Kostenvergoeding
Werknemers maken kosten om te kunnen werken. Werkgevers vergoeden deze kosten soms op declaratiebasis waarbij de werknemer de bonnetjes mag inleveren en de werkgever de bonnen vergoedt.
Privé-uitgaven zijn niet aftrekbaar. Dit betekent bijvoorbeeld: Een privételefoonabonnement is niet aftrekbaar, maar de zakelijke gesprekken die u via dat abonnement voert wel. Een zakelijk telefoonabonnement is aftrekbaar.
Het bedrag dat u onbelast mag besteden, noemen we de vrije ruimte. De vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld. In 2022 is de vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 1,7%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2022 1,18%.
Als werkgever heb je een wettelijk instructierecht om ordevoorschriften uit te vaardigen waaraan een werknemer zich moet houden. Volgens dit wettelijke instructierecht moet het dan gaan om voorschriften 'omtrent het verrichten van de arbeid' of om voorschriften 'met betrekking tot de goede orde in de onderneming'.
U mag uw werktelefoon gebruiken voor een privé-gesprek, tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt. Denkt uw werkgever dat u uw telefoon misbruikt? Dan mag hij het gebruik van uw telefoon controleren. Ook mag uw werkgever de kosten controleren.
Verplichtingen van de werkgever
Wettelijk gezien zijn werkgevers niet verplicht om voor een privé-toestel te betalen. Als een werknemer er dus voor kiest om zijn eigen laptop te gebruiken, kan hij in principe niet eisen dat de werkgever deze betaalt.
Het gebruik van een zakelijke telefoon door medewerkers heeft onder meer als voordeel, dat het je organisatie een zakelijke en professionele uitstraling geeft. Medewerkers kunnen direct benaderd worden, zonder die via een centrale receptie of andere medewerkers te moeten laten verlopen.
Het controleren van werknemers is niet verboden, dat zegt de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan op kantoor bijvoorbeeld door cameratoezicht of thuis via software waar je moet inloggen als je aan het werk bent. Zo kan een werkgever je dus controleren, als er maar genoeg rekening wordt gehouden met de privacy.
Als er een duidelijk bedrijfsbelang is om de chats te lezen, dan mag dat. Wel moet dit in een reglement zijn uitgewerkt en moet het in een concreet geval relevant en noodzakelijk zijn, maar het mag. (En in dat reglement zeggen dat de werkgever altijd alles mag zien, is niet rechtsgeldig.)
U mag de e-mail van (ex)werknemers dus bekijken. Ook staat de wet het toe dat u een back-up maakt van zakelijke e-mails en u mag het de werknemer zelfs verbieden e-mail te verwijderen. Zo voorkomt u dat belangrijke gegevens verloren gaan. Dat ligt anders bij privémail.
Doelmatigheidsgrens. Er geldt een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar. Tot dit bedrag gaat de fiscus ervan uit dat een vergoeding of verstrekking voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium en hoeft u in beginsel dus geen naheffingen te verwachten.
Van WKR vrijgestelde kosten
Bepaalde vergoedingen vallen buiten de vrije ruimte, de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn: Verstrekte reiskosten tot € 0,19. Abonnementen voor het openbaar vervoer.
Voor de jaren 2020 en 2021 is het percentage tijdelijk verhoogd geweest naar 3%. Voor 2022 geldt dat je maximaal 1,7% van de loonsom tot 400.000 euro kan besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor jouw medewerkers. De vrije ruimte voor het bedrag van de loonsom boven de 400.000 euro is 1,18%.
Belasting op een losse telefoon op de zaak
Op een telefoon zit 21% btw. Dit bedrag betaal je bij de aanschaf van een mobiele telefoon. Als je de telefoon op de zaak koopt dan kun je de btw tijdens de btw aangifte weer terugvragen.