Het bijhouden van een kilometerregistratie is niet verplicht, tenzij u gebruik maakt van bepaalde regelingen waarvoor een kilometerregistratie verplicht is.
De Belastingdienst houdt steekproeven. Ze kijkt dan of jouw registratie compleet is en voldoet aan de eisen. Het kan ook zijn dat de Belastingdienst jou vraagt om inzage in jouw agenda of e-mail, om zo te checken of jouw rittenregistratie klopt. Andere instrumenten zijn het controleren van de tankpasgegevens.
Kan ik mijn kilometerregistratie afkopen? Ja, dat kan. Je betaalt een vast bedrag aan de Belastingdienst en hoeft dan geen kilometerregistratie bij te houden.
Hierna moeten de gegevens automatisch worden verwijderd. Let op: wel moet u de rittenregistratie 7 jaar bij uw boekhouding bewaren. Houd er dus rekening mee dat u regelmatig de kilometerregistratie downloadt. De standaard bewaartermijn voor boekhouding is 7 jaar.
De werkgever dient de rittenregistratie te controleren, omdat hij in principe ook aansprakelijk is als deze later niet blijkt te kloppen.
Kentekens scannen
Een veelgebruikt controlemiddel van de Belastingdienst. Een vorm waarbij willekeurig kentekens worden gescand, bijvoorbeeld op parkeerplaatsen bij de Ikea of pretparken. Vervolgens wordt gekeken of er bijtelling wordt betaald voor deze auto of dat er een verklaring is getekend.
Hoe wordt rittenregistratie gecontroleerd? De Belastingdienst kan de rittenregistratie op verschillende manieren controleren. Namelijk steekproefsgewijs, via een controle op standaard afwijkingen of door het scannen van kentekens.
Alle kilometers die u niét voor uw werk rijdt, zijn privékilometers. Kilometers voor woon-werkverkeer zijn zakelijke kilometers.
Een rittenregistratie is een overzicht van alle gereden ritten die u per kalenderjaar in uw zakelijke auto hebt gereden. Als de Belastingdienst uw ritgegevens opvraagt, kunt u aan de hand van zo'n rittenregistratie inzichtelijk maken hoeveel zakelijke en privékilometers u hebt gemaakt.
De Belastingdienst geeft op haar website aan welke eisen een rittenregistratie moet voldoen. Deze bevat in ieder geval informatie over: Merk en type auto, ritnummer, datum, begin en eindstand kilometerteller, vertrekadres, aankomstadres. De gereden route als deze afwijkt van wat gangbaar is.
Met de ritregistratie in Flitsmeister worden ritten automatisch toegevoegd aan je eigen overzicht.Je kan daar aangeven of het om een privé of zakelijke rit ging. Je ziet niet alleen op een kaartje wat je afgelegde route is, maar ook om hoeveel kilometer het ging en hoe lang je over de rit deed.
Bent u in loondienst en kunt u aantonen dat u per kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé rijdt in de auto van de zaak? Bijvoorbeeld met een sluitende rittenregistratie? Dan telt uw werkgever niets bij uw loon voor het voordeel van het privégebruik. U hebt dan geen bijtelling.
De Belastingdienst voert regelmatig controles uit op zakelijke administraties. Toch is de kans op een boekenonderzoek volgens cijfers van de Belastingdienst klein, met 0,4% voor kleine ondernemingen en 2,5% voor middelgrote ondernemingen.
Wij controleren door te vergelijken
U geeft uw loon, uitkering of pensioen aan ons door. Uw werkgever, UWV of pensioenmaatschappij doet dat ook. We vergelijken de bedragen. Als ze niet hetzelfde zijn, dan krijgt u daar misschien een vraag over.
De rittenregistratie bijhouden kun je handmatig doen. Je kunt bijvoorbeeld een boekje in je auto leggen en hierin na elke rit de kilometerstand noteren en erbij vermelden of dit zakelijk of privé is. Dit kun je dan dagelijks of wekelijks in een Excel-bestand zetten.
Met een kilometerregistratie bewijst u hoeveel kilometers u per jaar zakelijk rijdt en hoeveel privé. U kunt bijvoorbeeld 1 van de RitRegistratieSystemen (RRS) gebruiken om uw zakelijke kilometers bij te houden. Deze zijn goedgekeurd door de Belastingdienst.
Per 1 januari 2024 is het belastingvrije bedrag € 0,23 per gereden kilometer. Deze belastingvrije kilometervergoeding geldt ook voor zzp'ers. Een zzp'er die met een privé auto zakelijke kilometers aflegt, mag maximaal € 0,23 per kilometer onbelast declareren.
De meeste zelfstandigen rekenen een kilometervergoeding van €0,20 tot €0,30 per afgelegde kilometer. Houd er rekening mee dat alles boven €0,21 per kilometer belast wordt. Als u dus €0,30 per kilometer rekent, moet u over €0,09 inkomstenbelasting betalen.
Woon-werkverkeer wordt als zakelijk aangemerkt door de Belastingdienst.
Een sluitende rittenregistratie betekent eenvoudig dat bij het einde van de rit de eindstand van de kilometerteller van de auto én de eindbestemming gelijk is aan de beginstand van de volgende rit.
Als een werkgever een auto van de zaak ter beschikking stelt aan een werknemer, dan moet de werkgever de bijtelling in de loonbelasting verwerken. Rijdt de werknemer minder dan 500 kilometer privé in de auto van de zaak? Dan kan de werkgever de bijtelling achterwege laten.
De black box in een auto heet officieel een EDR. EDR staat voor event data recorder. Dat is dan ook precies wat de zogenaamde black box doet: gegevens registreren.Zoals de snelheid van het voertuig, of er geremd of gestuurd werd, of de airbags zijn geactiveerd en met welke kracht een botsing plaatsvond.