De procesmanager moet op basis van een risico-analyse bepalen welke records gearchiveerd moeten worden en wat de bewaartermijn moet zijn. Bij elke processtap moet duidelijk zijn welke records ontstaan en welke archiveringseisen worden gesteld.
Informatiebeheer richt zich op het in authentieke vorm bewaren van informatie die in werkprocessen is gecreëerd of daar op een andere manier beschikbaar is gekomen.
Goed informatiebeheer helpt werkprocessen te verbeteren en de ICT van een organisatie optimaal, effectief en efficiënt in te richten en te beheren.
De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven. Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra.
Bij archiveren wordt vaak gedacht aan teksten en afbeeldingen die zijn vastgelegd op papier of in een computerbestand. Zoals brieven, beleidsstukken, begrotingstabellen en bouwtekeningen. Maar er zijn nog heel veel andere vormen van informatie. Zoals mails, webpagina's, databasegegevens, videobeelden en tweets.
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
Archiefbescheiden (archiefstukken, archiefwaardige documenten): alle documenten die een rol spelen in de werkprocessen van het COA en nodig zijn ter verantwoording of bewijsvoering en daarom onder archiefbeheer moeten worden gebracht).
De kwaliteit van informatie die technisch gezien voldoet aan de eisen van de goede, geordende en toegankelijke staat.
Vaststellen van de selectielijst
Is uw organisatie de Eerste of Tweede Kamer, een ander Hoog College van Staat of het Kabinet van de Koning? Dan stellen we op voordracht van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) uw selectielijst vast bij Koninklijk Besluit.
Geen bewaarplicht voor particulieren
Particulieren hoeven hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) niet verplicht te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
Een informatiebeheerplan is een overzicht van alle informatieobjecten die binnen een organisatie worden gecreëerd of ontvangen. De structuur van het plan wordt gebaseerd op de werkprocessen, functies, taken en handelingen waarop het plan betrekking heeft.
Dit heeft verschillende voordelen zoals: Betere beslissingen: Als informatie in jouw organisatie actueel en goed beschikbaar is dan komt dat de kwaliteit van beslissingen ten goede. Je hebt veel meer grip op de bedrijfsvoering, besluitvorming is beter onderbouwd en er is sneller inzicht en overzicht te creëren.
Waardevolle documenten
Door gebruik te maken van een ECM oplossing worden documenten veilig opgeslagen. Door middel van authorisatie worden uw documenten beveiligd tegen onbevoegd lezen en schrijven. Daarnaast waarborgt een centrale back-up uw opgeslagen documenten tegen calamiteiten.
Digitale duurzaamheid is de houdbaarheid en bruikbaarheid van digitale gegevens op de langere termijn. Omdat zowel hardware als software continu veranderen, kunnen digitale gegevens snel onbruikbaar worden.
Een selectielijst beschrijft de archiefbescheiden van een overheidsorgaan. In een selectielijst geeft u aan of de bescheiden voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen. Bij archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, staat na welke termijn de stukken moeten worden vernietigd.
Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie: het is het duurzaam toegankelijk maken én houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Bijvoorbeeld burgers, journalisten, onderzoekers, maar ook voor overheden zelf.
De belastingdienst geeft op haar site aan dat iedere ondernemer wettelijk verplicht is zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).
Traditioneel gezien is een archiefmedewerker iemand die documenten op de juiste manier archiveert, zodat ze makkelijk teruggevonden kunnen worden. Tegenwoordig is een archiefmedewerker meer dan dat. Hij of zij houdt zich bijvoorbeeld bezig met innoveren op het gebied van archiveren.
Gebruik voor elk onderwerp één map. Sorteer je archiefmappen op alfabetische volgorde. Voorzie iedere archiefmap van een geprint label (het kan handig zijn om de labeltitels ook in een Excel- of Numbers-document te kopiëren; zo houd je eenvoudig digitaal overzicht van alle mappen in je archief).
Scopenote (nl-BE): Archiefonderzoek omvat onderzoek in een archief (bestaat uit documenten die een bepaalde organisatie, familie en persoon voortbrengt of ontvangt om aan te tonen dat die zijn/haar opdracht goed uitvoert of bepaalde rechten kan laten gelden).
Bij fysiek archief zijn informatie en verschijningsvorm onlosmakelijk met elkaar verbonden. Denk aan papier met in inkt vastgelegde informatie. Bij digitale informatie is dat anders, want die is opgeslagen als enen en nullen, in een bepaald bestandsformaat, in een database of bijvoorbeeld als Linked Open Data.
Het pre-depot is de plek om “(nog) niet overgebrachte” informatie te bewaren en beschikbaar te stellen via een uitgebreid zoekportaal. De functionaliteiten van dit pre-depot zijn: metadatabeheer, vernietiging, autorisatie en raadpleging plus eventuele overbrenging.