Ondertekening. Wanneer je de ontvanger bij naam kent, kun je “Yours sincerely,”, “Sincerely” of “Best regards,” gebruiken, maar is dat niet het geval, dan schrijf je “Yours faithfully,”. Je handtekening schrijf je vervolgens na een witregel.
Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.
Het Engels kent voor het afsluiten van een zakelijke brief twee vormen, waar in het Nederlands Met vriendelijke groet in principe volstaat. Wanneer u de geadresseerde bij naam kent, gebruikt u Yours sincerely. Zo niet, dan gebruikt u Yours faithfully.
Gebruik de juiste aanhef en afsluiter
Je sluit dan af met 'Yours sincerely' of 'Kind regards'. Timmer: ,,Hier iets van 'Love' schrijven of 'Best wishes' is echt te informeel.'' Weet je niet aan wie je de brief richt, dan is daar een aparte structuur voor: begin met 'Dear Sir/Madam', en eindig dan met 'Yours faithfully.
Mail afsluiten in het Engels
De gebruikelijkste manier om een e-mail te beëindigen is 'Kind regards'. Een andere optie die vaak gebruikt wordt, is 'Best wishes'. Ook is het mogelijk om alleen met 'Regards' te eindigen. Dit is een kortere variant van 'Kind regards'.
Hoe gaat het? [voorbeeld]
How are you? [vb.]
In een slotzin geef je aan wat je van de lezer verwacht, hoe iets verder gaat of welke actie jij gaat ondernemen. Net als bij openingszinnen is het soms lastig een goede slotzin te vinden. Ook een slotzin moet passen bij de inhoud van de brief of e-mail die je schrijft.
Formele e-mails sluit je af met 'Met vriendelijke groeten' of eventueel zelfs met 'Met de meeste hoogachting', net als een gelijkaardige brief. Wanneer men iemand om een gunst vraagt, is een afsluiting als 'Alvast bedankt' ook gepast. Mails naar vrienden kunnen gerust met minder formele afsluitzinnen beëindigd worden.
Bij voorbaat (met een t op het einde) is goed. Bij voorbaat betekent 'van tevoren', 'nog voordat iets gebeurd of gedaan is'. Voorbaat is een oud woord voor 'voordeel', of eigenlijk: 'vooraf verkregen voordeel'. Voor- betekent hier 'vooraf' en baat is een oud woord voor voordeel.
Daarna gaat u de brief afsluiten. Geef duidelijk aan wanneer u een reactie verwacht. Indien u bij geen gehoor verder stappen wilt ondernemen geeft u dit ook aan in de brief. Sluit verder op een beleefde manier af, denk hierbij aan 'Hoogachtend' of met 'Hartelijke groeten'.
Takes one to know one. Wat je zegt, ben je zelf. Takes one to know one.
Engelse zinnen om een telefoongesprek te eindigen:
It's been great talking with you. I've got a meeting now so I better run. Thanks for calling. I'll speak with you again soon.
Een zakelijke Engelse brief begin je altijd met de adressen van afzender en ontvanger en de datum. Daarna volgt de aanhef. Deze begint met 'Dear', gevolgd door de aanspreekvorm. Mannen spreek je aan met 'Mr', maar voor vrouwen gebruik je 'Miss' (ongetrouwd), 'Mrs' (getrouwd) of 'Ms' (onbekend).
Selecteer een overtuigend onderwerp voor je e-mail. Adresseer en begroet de ontvanger op een gepaste manier. Vermeld de belangrijkste informatie aan het begin. Structureer de inhoud op een compacte en overzichtelijke manier.
Een informele brief is een persoonlijke brief gericht naar bekenden of mensen die je op een informele wijze wilt benaderen.
Je kunt een e-mail ook als cc (kopie) of bcc (blinde kopie) mailen. Het grote verschil tussen deze twee is dat in het eerste geval alle ontvangers zien aan wie de e-mail nog meer is gestuurd. Typ je alle contacten echter in het bcc-veld dan ziet de ontvanger alleen zijn eigen adres, vandaar de term 'blinde kopie'.
Alineastructuur. Geef uw tekst een heldere alineastructuur. Zet in een brief tussen de onderwerpsregel en de aanspreking twee witregels. Zet in een brief of een e-mail één witregel tussen de aanspreking en de eerste alinea, en één witregel tussen de laatste alinea en de slotgroet.
Engelse aanspreekvormen: zo begin je een brief aan een Madam, Miss of Mrs. Net als in een Nederlandse adressering hoor je ook in een Engelse adressering vóór de naam van de geadresseerde een aanspreekvorm te zetten, zoals Mr, Mrs, Miss, Ms of Dr.