Toelichting. Namens deze betekent 'uit naam van de genoemde persoon'. Deze vaste formulering is te vinden in de slotformule van brieven die iemand in opdracht van iemand anders ondertekent. Bij namens dezen gaat het om meerdere personen.
Als een brief al is opgemaakt en u moet onverwachts in de plaats van iemand anders ondertekenen, dan kunt u met de hand de afkorting i.o. ('in opdracht') voor uw handtekening schrijven. Als uw handtekening moeilijk leesbaar is, kunt u voor de duidelijkheid uw naam ook voluit onder uw handtekening schrijven.
– Als de brief wordt ondertekend door een ander dan de schrijver van de brief, dan kan er voor de handtekening i.o. (in opdracht) of b.a. (bij afwezigheid) staan. Na de ondertekening volgt de (getypte) naam van degene die als briefschrijver vermeld wordt.
Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.
In een slotzin geef je aan wat je van de lezer verwacht, hoe iets verder gaat of welke actie jij gaat ondernemen. Net als bij openingszinnen is het soms lastig een goede slotzin te vinden. Ook een slotzin moet passen bij de inhoud van de brief of e-mail die je schrijft.
Om je brief op een meer formele manier af te sluiten kun je kiezen voor "Met vriendelijke groeten," "Hartelijke groeten," of "Beste groet." Een meer informele brief kun je afsluiten met "Veel liefs," "Groetjes," of "Het beste."
Schrijf in een brief uw naam voluit onder de handtekening, en eventueel uw functie op de regel daaronder. Als uw voornaam zowel voor mannen als voor vrouwen gebruikt wordt, kunt u uw aanschrijftitel vermelden om verwarring te voorkomen. Als u met meer dan één persoon ondertekent, staat de belangrijkste persoon rechts.
Bovenaan de brief vermeldt u uw adres en dat van de geadresseerde, de datum en de aanhef. U sluit de brief af met uw naam en handtekening.
Voor een zakelijke brief gebruik je een passende aanspreking, zoals 'Geachte heer/mevrouw'. Je begint de eerste alinea met een hoofdletter en je begint nooit met 'ik'. In deze alinea geef je aan waarom je de brief schrijft. Hierna volgt de rest van je tekst.
Bij voorbaat (met een t op het einde) is goed. Bij voorbaat betekent 'van tevoren', 'nog voordat iets gebeurd of gedaan is'. Voorbaat is een oud woord voor 'voordeel', of eigenlijk: 'vooraf verkregen voordeel'. Voor- betekent hier 'vooraf' en baat is een oud woord voor voordeel.
Afsluiting brief, ondertekening
In de ondertekening staat de naam, eventueel de functie en de handtekening van de verzender. Het kan ook zijn dat de brief door een ander wordt getekend, dan zet je er i.o. (in opdracht) bij.
Begin een formele e-mail altijd met een toepasselijke aanhef. Je kunt de geadresseerde het beste bij zijn of haar naam noemen (als je die kent). De aanhef van een formele e-mail begint in principe altijd met 'Geachte...', gevolgd door de aanspreektitel (heer/mevrouw), de achternaam van de persoon en een komma.
P.o. ondertekenen betekent: 'per order'. De ondertekenaar doet dat dus in opdracht van de tekeningsbevoegde. Een procuratieregeling ziet op de bevoegdheid van een ander dan de bevoegde bestuurder om zelf (bijvoorbeeld) een contract te tekenen namens het bedrijf.
Geef uw tekst een heldere alineastructuur.
Zet in een brief of een e-mail één witregel tussen de aanspreking en de eerste alinea, en één witregel tussen de laatste alinea en de slotgroet.
Het is belangrijk dat degene met wie u een contract afsluit, hiervoor bevoegd is. Iemand kan volledig tekenbevoegd zijn, maar er kunnen ook beperkingen zijn. Iemand mag bijvoorbeeld alleen contracten tot een bepaald bedrag tekenen. Als de persoon niet bevoegd is, kunt u problemen krijgen bij onenigheid.
Als u de naam en het geslacht van de geadresseerde weet, is de beste aanhef in een zakelijke brief of e-mail Geachte heer + de achternaam of Geachte mevrouw + de achternaam. Als u het geslacht niet weet, is onder meer Geachte heer of mevrouw + de achternaam gebruikelijk.
Beste wordt gecombineerd met een voornaam of een ander zelfstandig naamwoord. In de praktijk wordt Beste vaak zelfstandig als aanhef gebruikt, maar niet iedereen wordt graag op die manier aangeschreven. Het is daarom aan te raden om Beste altijd te laten volgen door een voornaam of een ander zelfstandig naamwoord.
Als je geen naam of alleen een achternaam gebruikt, kies je bij mannen voor heer en bij vrouwen voor mevrouw. Deze woorden schrijf je altijd voluit. Meneer, mijnheer en de heer gebruik je niet in de aanhef. (Me)juffrouw is verouderd, en kun je dus ook beter niet gebruiken.
Formele e-mails sluit je af met 'Met vriendelijke groeten' of eventueel zelfs met 'Met de meeste hoogachting', net als een gelijkaardige brief. Wanneer men iemand om een gunst vraagt, is een afsluiting als 'Alvast bedankt' ook gepast. Mails naar vrienden kunnen gerust met minder formele afsluitzinnen beëindigd worden.
We hebben hier geen officiële regels voor gevonden, maar in de zakelijke en juridische wereld is het gebruikelijk om de aanbieder van het contract links te laten ondertekenen, en degene die de overeenkomst aangeboden krijgt (werknemer, klant e.d.) rechts.
Je wilt dat je geliefde de brief goed kan lezen en dat hij/zij het leuk vindt om naar je brief te kijken. Onderteken de brief. Dit is het laatste afscheid. Geschikte afsluitingen zijn onder andere "Liefs", "Voor altijd de jouwe", "Kusjes", "xxx" of "Ik denk aan je".
Geachte heer/mevrouw, (wanneer je niet weet of het een man of vrouw is en je weet geen achternaam). Dit gebruik je in officiële brieven. Je gebruikt het wanneer je iemand niet kent of wanneer iemand ver van je af staat.