Kort en bondige inhoud. De inhoud van je zakelijke e-mail schrijf je hetzelfde als je in een brief had gedaan, maar houd het inhoudelijk kort en bondig en maak goed duidelijk wie je bent en waarom je mailt. E-mails worden vaak 'scannend' gelezen. Vermijd spelfouten.
Houd de e-mail kort en ben zo concreet mogelijk. Een slimme lay-out helpt je daarbij. Gebruik geen afkortingen van vaste uitdrukkingen zoals MVG (met vriendelijke groeten) of gr (groeten). Schrijf geen spreektaal.
In formele en officiële boodschappen kunnen lezers het gebruik van ik als eerste woord als onbeleefd ervaren. Door te starten met ik kunt u immers de indruk wekken dat u zichzelf belangrijker vindt dan de lezer. U kunt dat gemakkelijk voorkomen door een ander zinsdeel op de eerste plaats te zetten.
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
De kern van je brief is voor de informatie die je aan de lezer wilt vertellen. De mededeling die voor de lezer het allerbelangrijkst is, zet je direct bovenaan in de kern. Dus in de eerste regel van de tweede alinea (als je de inleiding als eerste alinea telt). Daarna is er ruimte voor toelichting en uitleg.
Als ook de naam van de geadresseerde niet bekend is, is een aanhef met een rolbenaming mogelijk, bijvoorbeeld Beste klant. Als het niet mogelijk is om een naam of een rolbenaming te vermelden in de aanhef, kan Beste (of Geachte) zelfstandig worden gebruikt als aanhef.
Ja, een zin mag beginnen met en. Het is een hardnekkig misverstand dat dat niet zou kunnen. Grammaticaal is er geen enkel bezwaar tegen; het is vooral een kwestie van smaak en tekstverzorging.
Andere voegwoorden aan het begin van een zin
Hetzelfde geldt trouwens voor de woorden 'maar', 'of', 'dus' en 'want'. Ook met deze voegwoorden kun je een zin beginnen. Maar de voorkeur om dit wel of niet te doen, zal waarschijnlijk per tekstschrijver verschillen.
Ja, een brief of e-mail mag met ik beginnen. Wel zijn er mensen die dit minder fraai vinden.
Vertel direct waarom je geïnteresseerd bent. Bijvoorbeeld: 'Toen ik uw vacature voor Personal Assistant las, werd ik onmiddellijk ontzettend enthousiast! Ik zal jullie uitleggen waarom ik denk dat deze functie binnen uw organisatie mij op het lijf geschreven staat.
De beste openingszin
Jij kent mij niet, maar ik heb vannacht over je gedroomd. Deed het pijn toen je uit de hemel viel? Mag ik je wat te drinken aanbieden of zal ik je gewoon het geld geven? Geloof jij in liefde op het eerste gezicht of zal ik nog eens voorbijlopen?
Een goede openingszin bevat een vleugje mysterie. Als de zin vragen oproept door een woord of naam die om nadere uitleg schreeuwt, dwing je de lezer bijna om ook de tweede zin te lezen. Journalisten en tekstschrijvers maken veel gebruik van deze techniek.
Goede standaardzinnen voor de afsluiting van een zakelijke brief zijn bijvoorbeeld: Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest. Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Ik dank u bij voorbaat vriendelijk voor uw moeite.
Vertrouwende u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Ik vertrouw erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Graag zie ik uw reactie (spoedig) tegemoet. Ik zie uw antwoord met belangstelling tegemoet.
De afkorting cc staat voor carbon copy of ook wel copie conforme. De betekenis is 'in afschrift gestuurd aan'. Cc's worden gebruikt in brieven en e-mails.
Simpele regel: altijd aan elkaar
Samenstellingen (woorden uit twee of meer zelfstandige naamwoorden) schrijf je altijd aan elkaar, zonder spaties dus. Het is bijvoorbeeld autoverzekering en niet auto verzekering. Ook langere woorden schrijf je aan elkaar, tenzij er verwarring ontstaat.
Vóór voegwoorden:
Meestal verstandig om een komma te plaatsen voor: als, hoewel, omdat, zodat, opdat, indien, maar, aangezien en terwijl. Zij vertelde het aan iedereen, hoewel de informatie vertrouwelijk was.
Naar mijn idee is de eerste zin of alinea crusiaal voor je verhaal. Het is het gene wat een lezer als eerste leest en daarmee bepaald of het door gaat met lezen of stopt.