Een Algemene Ledenvergadering (ALV) is een officiële bijeenkomst waar alle leden van de vereniging mogen meepraten en meebeslissen over het gevoerde en toekomstige beleid van de vereniging. Een ALV moet ten minste één keer per jaar worden georganiseerd.
De algemene ledenvergadering of ALV is de algemene vergadering van een vereniging.
In een vereniging zijn de leden de baas. Het hoogste orgaan van de vereniging is de Algemene Ledenvergadering. De ALV neemt alle belangrijke besluiten: wie gaat er in het bestuur, wat is de begroting, welke regels hanteren we onder elkaar? De ALV vergadert ieder voorjaar en soms in het najaar.
Noem in de agenda naast een starttijd ook een eindtijd (bij gewone jaarvergaderingen zonder verstrekkende besluiten en een ervaren voorzitter zou 1,5 uur ruim voldoende moeten zijn).
Juridisch is het mogelijk dat een vereniging geen bestuursleden heeft, namelijk indien alle (resterende) bestuursleden ontslagen worden, aftreden, of ontslag nemen. Echter, de wet geeft geen regeling over wat er in dat geval moet gebeuren, en geeft ook niet aan hoe een nieuw bestuur gekozen kan worden.
VvE-voorzitter leidt de vergaderingen
En daarmee de taak om de vergaderingen van uw VvE te leiden. Zo'n vergadering wordt ook wel de vergadering van eigenaars genoemd. Wil of kan geen van de eigenaars voorzitter zijn? Dan kunnen de VvE-leden besluiten om voor deze taak iemand van buiten aan te trekken.
In principe onbeperkt, er is namelijk geen wettelijke bepaling over een maximale bestuurstermijn. In de praktijk zie je dat bij veel verenigingen een statutaire beperking is opgenomen, waarbij een voorzitter voor een periode van vier jaar benoemd wordt en daarna één of twee keer herkozen kan worden.
In de statuten kan van die bepaling worden afgeweken. Dat betekent dat, een penningmeester van een kleine vereniging tegelijkertijd ook voorzitter kan zijn, mits deze mogelijkheid in de statuten is opgenomen. De meest voorkomende combinatie van functies is overigens penningmeester en secretaris.
Wel schrijft de wet voor dat de statuten de wijze van benoeming en ontslag van bestuurders moeten bevatten. In veel statuten is opgenomen dat het bestuur zichzelf benoemt (coöptatie), dat de bestuurders zijn benoemd voor een periode van vier jaar en dat zij één- of tweemaal herbenoembaar zijn.
Hier gelden wel een aantal voorwaarden. De vergadering moet voor alle leden online toegankelijk zijn. En de leden moeten de mogelijkheid hebben om voorafgaand aan de vergadering vragen in te sturen. Het bestuur kan zelf besluiten tot uitstel van het opstellen van het jaarverslag.
De algemene ledenvergadering (ALV) is een orgaan van de vereniging dat, zoals de naam al doet vermoeden, uit alle leden van de vereniging bestaat. De algemene ledenvergadering is niet openbaar en alleen toegankelijk voor leden en personen die daar statutair het recht toe is gegeven.
Hoe ontsla je een bestuurslid bij een vereniging? Je kan eerst proberen om het buiten de vergadering om te regelen. Lukt dat niet dan zal de Algemene vergadering de bestuurder moeten ontslaan. Het orgaan binnen de vereniging die de persoon heeft benoemd kan deze ook ontslaan.
Moet een vereniging een voorzitter, secretaris en penningmeester hebben? Ja, verenigingen moeten volgens de wet een voorzitter, secretaris en penningmeester hebben. Maar je kunt in de statuten wel anders bepalen. Bijvoorbeeld een andere of juist geen functieverdeling.
Binnen het bestuur heeft de voorzitter ook de meest centrale taak: leiding geven aan het bestuur en – samen met anderen – leiding geven aan het samenwerkingsproces. Taken van de voorzitter bestaan uit: Bestuursvergaderingen inhoudelijk voorbereiden. Vergaderingen leiden en zorgen voor een pro-actieve besluitvorming.
In de wet is geregeld dat het bestuur van een vereniging zelf een voorzitter uit haar midden kiest. Hier kan echter in de statuten van worden afgeweken, door statutair te bepalen dat de voorzitter in functie wordt gekozen.
102.691 euro is het gemiddelde jaarsalaris van een directeur van een goed doel op fulltimebasis. Het salaris varieert van gemiddeld €83.152 bij kleine organisaties tot gemiddeld €122.586 bij grote organisaties. Dit meldt Goede Doelen Nederland op haar website.
Wie controleert de penningmeester? Een penningmeester is vaak zowel de persoon die de boekhouding verzorgt, controleert of hierover besluiten maakt. Deze besluiten maak je meestal niet alleen en andere bestuursleden kijken dus mee bij de besluitvorming. Maar soms is dat beperkt.
Omdat het bestuur ieder jaar met een jaarrekening en bestuursverslag verantwoording aflegt aan de aandeelhouders, waarover de aandeelhouders iets moeten vinden, zullen de aandeelhouders dus minimaal eenmaal per jaar bijeen moeten komen om deze te bespreken en een besluit over de vaststelling daarvan te nemen.
Als je jouw bestuursfunctie wilt opzeggen moet je dat schriftelijk doen. Een mailtje is ook voldoende. Dit stuur je aan de andere bestuurders. In het bestuur gaan jullie bespreken hoe jullie een nieuw bestuurslid gaan vinden.
Tot slot kan een bestuurslid worden ontslagen. Dit kan alleen als de statuten in een ontslagprocedure voor een bestuurslid voorzien. Wanneer de statuten hierin voorzien kan de daarin beschreven procedure worden gevolgd om een bestuurslid te ontslaan.
Het is gebruikelijk dat een vereniging drie bestuurders heeft. Een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Dat is echter niet verplicht. De functies kunnen ook gecombineerd worden.
Hoogte reservefonds bepaald door 0,5% van herbouwwaarde
Dan moet een VvE jaarlijks minstens 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw reserveren of op een alternatieve wijze reserveren voor groot onderhoud. De herbouwwaarde van een gebouw staat op het polisblad van de brand- en opstalverzekering.
Vaak is niet expliciet vastgelegd hoeveel offertes de VvE moet opvragen, maar het is wel gebruikelijk om meerdere offertes aan te vragen. Dit om te voorkomen dat de leden onterecht voor te hoge kosten staan.