Sollicitatiebrieven, - formulieren, correspondentie over de sollicitatie, getuigschriften en verklaring omtrent gedrag (VOG's) mag je maximaal 4 weken bewaren na beëindiging van de sollicitatieprocedure.Heb je toestemming van de sollicitant?Dan mag je de set maximaal 1 jaar bewaren.
Documenten die na beëindiging van het dienstverband niet meer nodig zijn, mag je direct verwijderen. Documenten die te maken hebben met de sollicitatiegegevens van een werknemer mag je maximaal 1 jaar bewaren. Werknemersgegevens mag je maximaal 2 jaar bewaren.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Voor die gegevens is de richtlijn: een bewaartermijn van 2 jaar nadat u uit dienst bent. Hoe lang mag een organisatie mijn sollicitatiegegevens bewaren? Het is gebruikelijk dat een organisatie uw sollicitatiegegevens verwijdert uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure.
In de AVG is geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens opgenomen. Organisaties mogen zelf bepalen hoe lang ze gegevens bewaren, maar gegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk.
Wettelijke bewaartermijnen
U moet gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat de medewerker uit dienst is. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van de medewerker moet u 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.
De Belastingdienst kan wel tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het slim om je administratie voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na je belastingaangifte te bewaren. Denk daarbij aan bankafschriften en loonstroken en administratie over je hypotheek of aftrekposten.
Sollicitatiebrieven, - formulieren, correspondentie over de sollicitatie, getuigschriften en verklaring omtrent gedrag (VOG's) mag je maximaal 4 weken bewaren na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Heb je toestemming van de sollicitant? Dan mag je de set maximaal 1 jaar bewaren.
Je hebt als sollicitant het recht om in te zien welke gegevens er exact worden vastgelegd van je. Daarnaast heb je het recht om je gegevens te wijzigen of te laten verwijderen uit de database.
Je mag de sollicitant op social media checken als je als werkgever een reden hebt om de gegevens die over de kandidaat op internet staan te betrekken bij het sollicitatieproces. Bijvoorbeeld omdat de informatie van belang is voor de functie waarop deze persoon solliciteert.
Hoe lang bewaart u uw administratie? U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.
Wat kunt u nu opruimen? U kunt dus na het verlopen van de bewaartermijn uw oude administratie weggooien. Als het boekjaar van uw BV gelijk is aan het kalenderjaar, betekent dit dat u na 31 december 2020 uw administratie over 2013 en eerdere jaren mag weggooien.
Wettelijke bewaarplicht
Omdat jouw boekhouding de basis is voor de belastingaangiften die je als ondernemer moet doen, wil de Belastingdienst die snel en goed kunnen controleren. Daarom ben je wettelijk verplicht om de boekhouding, bescheiden en andere gegevensdragers zeven jaar te bewaren.
Facturen en betalingsbewijzen
Vijf jaar na het overlijden vervalt dat. Hetzelfde geldt voor documenten die met de woning te maken hebben: onderhouds - en renovatiewerken. Er geldt een garantie van tien jaar op werken uitgevoerd aan een woning.
Je bent verder verplicht om in je administratie een kopie van een identiteitsbewijs van je werknemer te bewaren. Verder zitten in een juist personeelsdossier de actuele gegevens op basis waarvan een werkgever zijn beslissingen over de werknemer kan onderbouwen, of het nu om een salarisverhoging gaat of om ontslag.
Recht op inzage in personeelsdossier
In principe mag de werknemer zijn volledige personeelsdossier inzien. Wanneer een werknemer daar om verzoekt, dan moet de werkgever binnen vier weken een overzicht van de gegevens aan de werknemer geven.
Als u belt, vergroot u de kans dat u wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. De werkgever weet door uw telefoontje al wie u bent wanneer hij later uw brief en cv ziet. Besef ook dat slechts 5% van de groep sollicitanten belt voor informatie.
Bij het maken van je cv, start je met je persoonsgegevens oftewel je personalia. Personalia zijn al jouw persoonlijke gegevens. Denk aan je naam, contactgegevens en geboortedatum. Het cv is je visitekaartje en moet dus meteen aanslaan bij de recruiter.
Sollicitatiebrieven en cv's zijn privacygevoelige stukken. Volgens de sollicitatiecode moet je hier dan ook vertrouwelijk en zorgvuldig mee omgaan. Je laat een sollicitatiebrief en cv dus niet slingeren op je bureau, zodat iedereen kan zien wie op een functie heeft gesolliciteerd.
Bewaarplicht vijf jaar:
Sinds 1 januari 2020, door ingaan van de Wet Arbeidsmarkt in Balans, moet ook de ondertekende arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bewaard worden. Deze gegevens moet de werkgever vijf jaar bewaren nadat een werknemer uit dienst is.
Het bewaren van een sollicitatie van een kandidaat, indien hij of zij niet geselecteerd is voor een specifieke vacature, maar wel interessant is voor een eventuele functie in de toekomst.
Maar wat moet je nu eigenlijk bewaren en voor hoe lang? Bewaar alleen documenten die een bewijsfunctie hebben of informatie bevatten die je niet zo makkelijk elders kunt opvragen. Van alle overige papieren kun je met een gerust hart afscheid nemen.
We raden u wel aan het pensioenoverzicht te bewaren. U behoudt dan alle gegevens die voor de opbouw van uw pensioen belangrijk zijn. Mocht u ooit vermoeden dat er iets niet klopt aan uw pensioen, dan kunt u dat nagaan aan de hand van de pensioenoverzichten.
1 jaar. Van elke verzekering ontvangt u jaarlijks een nieuwe polis. Ook van uw energiekosten en de lokale belastingen krijgt u eens per jaar een overzicht. U bewaart de oude polissen en afrekeningen tot u de nieuwe heeft ontvangen.