Selecteer een bericht. Selecteer Opruimen op het lint. Kies wanneer en waar u e-mailberichten wilt verplaatsen van de afzender die u hebt gekozen. U kunt bijvoorbeeld alle berichten van die afzender één keer naar een specifieke map (zelfs uw prullenbak) verzenden of voor alle toekomstige berichten.
Open het bericht dat u wilt opslaan en klik op het tabblad Bestand op Opslaan als. Kies in het dialoogvenster Opslaan als in het deelvenster Map een map envervolgens de locatie in de geselecteerde map waar u het bestand wilt opslaan. Typ een naam voor het bestand in het vak Bestandsnaam.
Denk goed na met elkaar over een logische volgorde. Geef iedere map een nummer zodat er een hiërarchische structuur ontstaat van 7 mappen. Achter iedere hoofdmap komen 'geneste' submappen maar weer steeds niet meer dan 7.
Regels staan toe dat u e-mailberichten automatisch kunt verplaatsen, markeren en beantwoorden. U kunt regels ook gebruiken om geluiden af te spelen, berichten te verplaatsen naar mappen of nieuwe itemmeldingen weer te geven.
E-mail Archiving
Voor e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op de bedrijfsvoering geldt dezelfde wettelijke vereisten als voor administratieve gegevens: een bewaartermijn van zeven jaar.
Als meerdere aangepaste bewaarregels gelden voor een bericht, bewaart Gmail het bericht volgens de regel met de bewaarperiode die het laatst voorbij is. Het bewaarbeleid van 30 dagen voor Gmail kan ertoe leiden dat berichten vertraagd definitief worden verwijderd.
De standaardperiode is 30 dagen.
Ordenen op thread uit-en inschakelen
E-mail ordenen per thread rangschikt berichten als gespreks threads op basis van het onderwerp van het bericht. E-mail organiseren per thread is standaard ingeschakeld.
Weergave-instellingen wijzigen
Meld u aan bij de webversie van Outlook. > Weergave-instellingen. Kies hoe het leesvenster moet worden weergegeven of dat u het wilt verbergen. Kies ook wat er moet gebeuren wanneer u een item verplaatst of verwijdert en wat er moet gebeuren wanneer u zich aanmeldt.
Klik met de rechtermuisknop op een map en klik vervolgens op Eigenschappen. Klik op het tabblad Algemeen op Totaal aantal items tonen.
Een map maken
Klik met de rechtermuisknop op Postvak IN en kies Nieuwe map. Typ een naam voor de map en druk op Enter.
Archiveren in plaats van verwijderen
Als je een iCloud-e‑mailaccount gebruikt: Tik op 'iCloud', tik nogmaals op 'iCloud', tik op 'iCloud Mail' en tik vervolgens op 'Instellingen voor iCloud Mail'. Als je een andere e‑mailaccount gebruikt: Tik op je e‑mailaanbieder en vervolgens op je e‑mailaccount.
Als je account is ingesteld op POP op een van je apparaten, zullen je e-mails verdwijnen op de andere apparaten zodra ze zijn geopend. Stel daarom je account in op IMAP om dat te voorkomen. Zo doe je dat: Ga opnieuw naar de Outlook-instellingen, zoals je deed in de vorige stap.
Als u een item niet in de map Verwijderde items kunt vinden, dan kunt u dit zoeken in de map Herstelbare items. Selecteer in het linkerdeelvenster van het Webversie van Outlook-venster de map Verwijderde items. Selecteer onderaan het venster Verwijderde items herstellen. of vanuit het Leesvenster.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Er is op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.
Stel dat je een bericht ontvangt waarvan je wilt dat deze altijd naar een bepaalde map verplaatst wordt. Dan klik je met de rechtermuisknop op het bericht en vervolgens klik je (uiteraard met de linkermuisknop) op Regels en vervolgens op Berichten van … altijd verplaatsen.