Voorbeeld 1
Geachte mevrouw De Vries, Uit onze administratie is gebleken dat onderstaande facturen nog niet voldaan zijn. Wij verzoeken u vriendelijk het verschuldigde bedrag binnen 7 dagen over te maken op onze rekening NL44 RABO 0123 4567 89.
U kunt dit doen door allereerst het factuurnummer te vermelden. U kunt daarbij ook aangeven dat het bijvoorbeeld om de werkzaamheden van april gaat die u voor de klant verricht heeft. Daarnaast is het belangrijk dat alle betaalgegevens op de herinneringsfactuur vermeld staan zoals bij de oorspronkelijke factuur.
Wanneer betalingsherinnering versturen? Het verdient aanbeveling om de betalingsherinnering te verzenden 2 dagen nadat de betalingstermijn van de factuur is verstreken. U geeft zo een duidelijk signaal af aan uw debiteur dat u vasthoudt aan de betalingstermijn.
Wij adviseren om een korte maar vriendelijke email te versturen, met het verzoek om het bedrag binnen 7 dagen te betalen. Een eerste betalingsherinnering zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien: “Uit onze administratie is gebleken dat de volgende factuur [factuurnummer] van € [factuurbedrag] nog niet is voldaan.
De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) sturen, voordat hij incassokosten bij u in rekening mag brengen. U krijgt 14 dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet u dat niet, dan moet u naast de rekening ook incassokosten betalen.
Betaalt uw klant uw factuur niet of te laat? Dan mag u incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de kosten die u als schuldeiser maakt om uw geld te krijgen als uw klant de factuur niet uit zichzelf betaalt. Daarnaast mag u wettelijke rente in rekening brengen.
Herinneringskosten aanrekenen mag dus maar het moet duidelijk vermeld zijn in de algemene voorwaarden. In de telecomsector is het al verboden om bij de eerste herinnering kosten in rekening te brengen. De daaropvolgende herinneringen mogen niet meer dan 10 euro aan extra kosten met zich meebrengen.
De betalingstermijn van 30 dagen is reeds verstreken. Wij verzoeken u daarom om binnen 7 dagen het openstaande bedrag over te maken op rekeningnummer IBAN NL81INGB…………. Indien uw betaling deze brief heeft gekruist, kunt u deze betalingsherinnering als niet verzonden beschouwen.
Schakel een incassobureau in
Als de rekening nu nog altijd niet betaald is, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Je stelt de debiteur dan officieel in gebreke. Je laat hem of haar weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen en dat alle kosten voor rekening van de debiteur komen.
Sinds 1 juli 2012 zijn er een aantal nieuwe eisen waar een herinnering of aanmaning aan moet voldoen. Consumenten moeten na het verstrijken van een betalingstermijn minimaal één schriftelijke aanmaning hebben ontvangen en minimaal 14 dagen de tijd krijgen om de factuur alsnog te betalen.
Wat is de wettelijke betalingstermijn van een factuur? De wettelijke betalingstermijn van een factuur bedraagt 30 dagen als geen betalingstermijn is overeengekomen. Het is mogelijk om een kortere betaaltermijn af te spreken, maar de wet stelt grenzen aan langere betaaltermijnen.
De 5 stappen die je moet volgen als jouw klant na de eerste herinnering nog steeds niet heeft betaalt: telefonisch contact opnemen over de nog niet-betaalde factuur. een tweede betalingsherinnering sturen. aanmaning sturen.
Stuur hem bijvoorbeeld een mailtje, sms'je of WhatsApp-bericht dat het werk goed gaat en/of een foto van het werk. Waarom? Dan zal je klant sneller tevreden zijn en een tevreden klant betaalt nu eenmaal gemakkelijker en sneller.
Als u niets afspreekt met uw klant, moet de factuur binnen 30 dagen betaald zijn. De wet is heel duidelijk over de betalingstermijn van facturen: Spreekt u niets af, dan moet de factuur binnen 30 dagen betaald zijn. In een overeenkomst mag u een termijn van maximaal 60 dagen afspreken.
Er is geen wettelijke betalingstermijn voor particulieren. U mag als ondernemer de betalingstermijn voor consumenten zelf bepalen. Dat moet wel een redelijke termijn zijn. U zet die betaaltermijn in het contract of de algemene voorwaarden.
Tips bij wanbetalers
Stap 1: De klant bellen en/of een betalingsherinnering(en) sturen. Stap 2: Een aanmaning (sommatiebrief) sturen. Stap 3: Is de factuur na deze stappen nog niet betaald? Dan volgt als laatste redmiddel een incasso.
De eerste stap bij een onbetaalde factuur is het verzenden van een betalingsherinnering. Wanneer hier geen gehoor aan gegeven wordt, kan een aanmaning verstuurd worden. Het grote verschil tussen beide brieven is de toon. Bij een herinnering wordt nog vriendelijk verzocht, maar bij een aanmaning wordt gesommeerd.
Neem contact op met de opdrachtgever en vraag waarom de factuur nog niet is betaald. Maak vervolgens afspraken over wanneer jij de betaling kan verwachten. Is de opdrachtgever vaak te laat? Ga dan in gesprek en leg elke afspraak duidelijk schriftelijk vast.
Een aanmaning is een brief waarin de crediteur (de schuldeiser) de debiteur (de schuldenaar) verzoekt om de nog openstaande factuur te betalen. Een aanmaning wordt verstuurd als de betalingstermijn van de factuur is verstreken. Op dit moment is de schuldenaar in verzuim.
Incassokosten of herinneringskosten zijn bedoeld om de kosten te dekken van de acties die u moet ondernemen om het factuurbedrag te innen. Dit bedrag komt bovenop het factuurbedrag dat de klant nog aan u moet betalen.
Een aanmaning is een brief die je stuurt voordat je incassokosten in rekening mag brengen bij je klant. In deze brief geef je de hoogte van de incassokosten aan als de klant je factuur niet betaalt.