Zich goed voor te bereiden op de vergadering, bijgevoegde stukken goed te lezen en tot zich te nemen. Een standpunt te bepalen over onderwerpen die besproken worden. Eigen standpunt op een heldere wijze te verwoorden tijdens de vergadering. Anderen te helpen om hun standpunten te verwoorden.
Wat zijn de essentiële stappen voor de voorbereiding van een vergadering voorafgaand aan een klantvergadering? Essentiële stappen voor de voorbereiding van een vergadering voorafgaand aan een klantvergadering omvatten het onderzoeken van elke deelnemer, het vaststellen van een hoofddoel en -doelstellingen, het plannen van een gedetailleerde agenda, het hebben van een noodplan en het organiseren van vervolgactiviteiten .
Maak een krachtige verklaring gevolgd door een vraag
Als u begint met een krachtige uitspraak die verband houdt met de context van uw toespraak, kunt u de aandacht van het publiek trekken. Als u vervolgens een vraag stelt, zorgt u ervoor dat ze aan een antwoord denken. Mensen zijn namelijk geneigd om te antwoorden als er een vraag wordt gesteld.
Een openingsspel voor de vergadering kan de toon direct zetten. Voorbeelden hiervan zijn: bewegingsoefeningen, een puzzel, spelletje of wedstrijd, een interactieve poll of quiz. Een goed openingsspel maakt deelnemers alerter en productiever.
Voorbereiding is de sleutel
Identificeer uw prestaties, uitdagingen en eventuele groeimogelijkheden . Overweeg om deze onderwerpen met uw directe manager te bespreken om hun inzichten te verzamelen en afstemming te krijgen. Deze voorbereiding zorgt ervoor dat u de vergadering met vertrouwen en waardevolle gespreksonderwerpen ingaat.
Maak een agenda
Elke geweldige vergadering begint met een goed geplande agenda. Uw agenda moet uw gespreksonderwerpen bevatten, wie verantwoordelijk is voor elk onderwerp en uw deelnemers precies laten weten wat ze kunnen verwachten. Zoek naar vergaderagenda-sjablonen die u kunt gebruiken zoals ze zijn of die u kunt aanpassen aan de behoeften van uw vergadering.
Als u de organisator van de vergadering bent, kunt u het eenvoudigst iemand anders uitnodigen voor een vergadering door de vergadering vanuit uw agenda te openen en deze toe te voegen als deelnemer. Nadat u de extra deelnemers hebt toegevoegd, selecteert u Update verzenden.
Opening: Als voorzitter heet je iedereen welkom.Dan zorg je ervoor dat er genoteerd wordt wie er aan- en afwezig zijn. Notulen van vorige vergadering: Je loopt de notulen van de vorige keer door en vraagt of iedereen akkoord is met deze vastlegging.
Ieder overleg een vooraf bepaald doel en vooraf bepaalde agenda heeft. De juiste personen aan tafel zitten. Het overleg voorbereid is en ieder individu goed ingelezen aan tafel komt. Er een voorzitter en tijdsplanning (per agenda-item) gekoppeld zijn aan het overleg.
Vaste agendapunten zijn punten die elke vergadering terugkomen, zoals een opening, vaststellen van agendapunten, de rondvraag en sluiting. De variabele agendapunten zijn de punten die elke meeting veranderen. Bij een structureel goede vergadering zijn dit altijd de gespreksonderwerpen of vergaderpunten.
Met een goede voorbereiding ben je in staat om alvast mogelijke (creatieve) oplossingen te bedenken die je later in het gesprek kunt gebruiken en aanscherpen. Met een goede voorbereiding bespaar je tijd. Je stelt gerichter vragen en raakt sneller de kern.
Waarom is de voorbereiding van een vergadering zo belangrijk? Het succes van een zakelijke vergadering wordt bepaald voordat deze is begonnen . Als elke deelnemer niet de tijd heeft genomen om zich adequaat voor te bereiden, is de kans klein dat de vergadering een succes zal zijn - en zelfs als dat wel zo is, zal deze suboptimaal zijn.
De eerste taak is het duidelijk identificeren van de bedoeling en de verwachte uitkomsten van de vergadering .
Stel een duidelijke agenda op
Stuur een agenda voor de vergadering, zodat mensen weten wat ze kunnen verwachten en of ze informatie moeten voorbereiden of wat onderzoek moeten doen. Je kunt de agenda ook op een scherm laten weergeven of zelfs laten afdrukken (voor een face-to-face vergadering) om alles soepel te laten verlopen.
Sluit de vergadering aan het einde af met een korte samenvatting van wat er besproken is, de genomen beslissingen en de aanbevolen acties. Schrijf na een vergadering altijd op wat je hebt besproken en welke acties je hebt ondernomen.
Integreer uw nieuwe senior leider via inclusieve onboarding door interacties op alle organisatieniveaus te faciliteren . Gebruik town halls, teamvergaderingen en individuele sessies om een open dialoog aan te moedigen, zodat uw personeel vragen kan stellen en hun gedachten kan delen.
Begin met een gemeenschappelijke basis – het is een gemakkelijke manier om het gesprek te beginnen. Leer meer over uw senior stakeholder – een beetje onderzoek en wat oprechte nieuwsgierigheid kunnen uw smalltalk naar een hoger plan tillen. Laat een andere dimensie van uzelf zien – authentiek zijn onderscheidt u en maakt u op een goede manier gedenkwaardig.
"Bedankt dat jullie hier bijeen zijn. Laten we onze vergadering openen met een kort overzicht van wat we hebben bereikt sinds onze laatste vergadering." "Hallo team, laten we de discussie van vandaag beginnen door snel onze belangrijkste doelstellingen door te nemen en hoe ze bijdragen aan ons grotere plaatje." "Goedemorgen!
Een directe vergadering starten vanuit een groepschat: Open de groepschat waarin u een directe vergadering wilt starten. Selecteer nu vergaderen bovenaan de chat. Nadat u een directe vergadering in een groepschat hebt gestart, zien anderen in hun chatlijst dat een vergadering is gestart in die groepschat.