Wie kan de vergadering oproepen? Het bestuur en (als die er is) de raad van commissarissen (RVC) zijn in ieder geval bevoegd om een algemene vergadering bijeen te roepen. Een individuele bestuurder of commissaris is dat niet. Het bestuur of de RvC moet zodoende in gezamenlijkheid hebben besloten tot de oproeping.
Bestuurders roepen doorgaans algemene vergaderingen bijeen . Echter, elke aandeelhouder die ten minste 5% van de aandelen van het bedrijf bezit, kan verzoeken om een algemene vergadering bijeen te roepen als hij/zij denkt dat dit nodig is. Een bestuurder moet de aandeelhouders op de hoogte stellen zodra een algemene vergadering is bijeengeroepen.
De raad van bestuur heeft de bevoegdheid om algemene vergaderingen bijeen te roepen en de meerderheid van de algemene vergaderingen wordt bijeengeroepen door de bestuurders (S302 van de Companies Act 2006). De leden hebben ook de bevoegdheid om een algemene vergadering te eisen.
Zowel de raad van bestuur als de aandeelhouders kunnen een algemene vergadering bijeenroepen. Veel bedrijven hebben in de statuten vastgelegd hoe vaak algemene vergaderingen moeten worden georganiseerd. Bij andere bedrijven gebeurt dat meer ad hoc. Het bestuur moet de vergadering aankondigen.
Notulen van het bestuursorgaan worden aan het einde van de vergadering ondertekend door de aanwezige bestuurders. Notulen van een aandeelhoudersvergadering en de aanwezigheidslijst worden aan het einde van de vergadering ondertekend door het bureau en bij voorkeur door alle aanwezige aandeelhouders en bestuurders.
De voorzitter van de algemene vergadering moet één van de mede-eigenaars binnen het gebouw zijn. Een volmachtdrager die tegelijk geen eigenaar is kan niet worden aangesteld. Ook de syndicus kan niet worden aangeduid als voorzitter.
Notulen. Bij elke vergadering van de ondernemingsraad moet de secretaris notulen opmaken. In de notulen worden de in de raad gedane voorstellen, de genomen beslissingen en ook een getrouwe kopie van de beraadslagingen opgetekend. Het is daarentegen niet vereist dat alle interventies letterlijk worden gereproduceerd.
De bestuurders moeten een algemene vergadering bijeenroepen indien de houders van 5% van de stemgerechtigde aandelen (of 5% van de stemrechten indien er geen aandelen zijn) daarom verzoeken. (Dit percentage werd teruggebracht van 10% naar 5% door de Companies (Shareholders' Rights) Regulations 2009 (SI 2009/1632), reg. 4(2).
Aandeelhouders kunnen van de bestuurders van een vennootschap die onder de Companies Act valt, verlangen dat zij een algemene vergadering van aandeelhouders bijeenroepen, indien zij gezamenlijk ten minste 5 procent van het geplaatste stemgerechtigde aandelenkapitaal van de vennootschap vertegenwoordigen (exclusief stemrechten die zijn verbonden aan eigen aandelen).
De gewone algemene vergadering, dit is de statutaire jaarvergadering voor de goedkeuring van de jaarrekening. De buitengewone algemene vergadering, waar beslist wordt over een voorstel van een statutenwijziging. De bijzondere algemene vergadering, die onder geen van beide andere categorieën kan worden geklasseerd.
Dit is de voorzitter van de raad van bestuur . In sommige gevallen kan het ook de CEO van de organisatie zijn. Terwijl hij dit doet, wordt van de voorzitter verwacht dat hij opstaat en zegt: 'Ik roep hierbij deze vergadering tot orde', of een soortgelijke zin met een bevelende, ferme stem.
De leden die de vergadering hebben aangevraagd, of een van hen die meer dan de helft van het totale aantal stemrechten van hen allen vertegenwoordigt, kunnen zelf een algemene vergadering bijeenroepen .
De convener is de persoon die de vergadering bijeenroept . Deze persoon kan de leider van een groep of manager van een project zijn, of kan geen echte autoriteit hebben. Over het algemeen werkt de convener samen met de facilitator om de agenda vast te stellen.
In een kennisgeving van een vergadering moeten de plaats, datum en tijd van de vergadering, de algemene aard van de te behandelen zaken, de tekst of inhoud van een eventueel bijzonder besluit en een verklaring dat een lid dat gerechtigd is om aanwezig te zijn en te stemmen, het recht heeft om een gevolmachtigde aan te wijzen, worden vermeld, evenals de bijbehorende informatie over de gevolmachtigde.
Tussenkomst van de rechtbank: De National Company Law Tribunal heeft de bevoegdheid om de bijeenroeping van een jaarlijkse algemene vergadering te gelasten op grond van artikel 97 en artikel 98 van de Companies Act, 2013.
De algemene vergadering is een wettelijk verplicht orgaan van iedere vereniging.
Te allen tijde kan een bijzondere algemene vergadering worden bijeengeroepen om te beraadslagen en te besluiten over enige aangelegenheid die tot haar bevoegdheid behoort en die geen wijziging van de statuten inhoudt.
(1) De Raad kan, wanneer zij dat passend acht, een buitengewone algemene vergadering van de onderneming bijeenroepen. Mits in het geval van een Specified IFSC-beursgenoteerde onderneming, de Raad, onder voorbehoud van de toestemming van alle aandeelhouders, haar buitengewone algemene vergadering op elke plaats binnen of buiten India kan bijeenroepen.
(1) Het bestuur van een vennootschap, of een andere persoon die in de oprichtingsakte of het reglement van de vennootschap wordt genoemd , kan te allen tijde een aandeelhoudersvergadering bijeenroepen.
Een bestuurder van een bedrijf mag een vergadering bijeenroepen (art. 249C – een vervangbare regel). In het geval van een beursgenoteerd bedrijf is deze bevoegdheid er ondanks alles in de statuten van het bedrijf (art. 249 CA). Bestuurders zijn verplicht een vergadering bijeen te roepen als leden met ten minste vijf procent van de stemmen daarom verzoeken (art. 249D).
Redenen om een buitengewone algemene vergadering uit te schrijven
Goedkeuren van kritieke beslissingen of acties die niet kunnen worden uitgesteld tot de volgende geplande AVA . Aanpakken van urgente zaken zoals wijzigingen in de statuten van het bedrijf, fusies, overnames of grote kapitaalherstructurering.
Wie mag aanwezig zijn op de algemene vergadering? De deelname met stemrecht aan de algemene vergadering is voorbehouden voor de leden. Dit zijn doorgaans de oprichters en diegenen die als lid zijn aanvaard na de oprichting. Het minimaal aantal leden moet steeds twee bedragen.
Notulen van een algemene vergadering worden ondertekend en gedateerd door de voorzitter van de vergadering of, in geval van overlijden of verhindering van de voorzitter, door een bestuurder die aanwezig was bij de vergadering en daartoe naar behoren door de raad van bestuur is gemachtigd , binnen dertig dagen na de algemene vergadering.
De voorzitter ondertekent de notulen doorgaans nadat ze zijn voorgelezen aan de volgende vergadering en door hem/haar zijn gecontroleerd op juistheid. Meestal wordt er door de volgende vergadering een resolutie aangenomen die de goedkeuring van de notulen goedkeurt.
Artikel 50 lid 4 Model Reglement 2017 bepaalt dat de notulen van de vergadering van eigenaars worden ondertekend door de voorzitter van de vergadering, dan wel door de persoon die vanwege de afwezigheid van de voorzitter van de vergadering de leiding van de vergadering had, én het bestuur van de VvE.