De schuldeiser of het incassobureau mag alleen incassokosten rekenen als hij u eerst een herinneringsbrief of aanmaning stuurt. In de herinneringsbrief moet staan: dat u vanaf de datum van de brief nog 14 dagen krijgt om de rekening te betalen. hoe hoog de incassokosten zijn als u niet op tijd betaalt.
Er bestaat een veel verbreid misverstand dat alleen deurwaarders en incassobureau's incassokosten in rekening mogen brengen. De schuldeiser zelf mag ook incassokosten rekenen: het bedrijf dat een opdracht uitvoerde; de leverancier die een artikel leverde.
Wat mag een incassobureau niet? Een incassobureau mag geen officiële documenten maken, zoals een dagvaarding. Alleen een gerechtsdeurwaarder mag een dagvaarding afgeven of versturen.
Het antwoord hierop is: nee. Je mag geen administratiekosten berekenen of vermelden in een eerste aanmaning. Administratiekosten zijn namelijk onderdeel van de incassokosten. Incassokosten mogen pas in rekening worden gebracht nadat een consument een aanmaning (ingebrekestelling) heeft ontvangen.
Moet een leverancier eerst een herinnering sturen zonder kosten als een factuur niet betaald werd? Nee. De leverancier kan altijd in zijn algemene voorwaarden bepalen dat er kosten verbonden zijn aan de aanmaning.
Die incassokosten moet de debiteur betalen, ook als hij dan alsnog de factuur betaalt. Het incassobureau zal er zeker werk van maken om die kosten binnen te halen.
Volgens de Wet Incassokosten zijn de incassokosten een percentage van het factuurbedrag, met een minimum van €40 en een maximum van €6.775. Het percentage wordt lager als de vordering hoger wordt. De wet hanteert hiervoor een rekenmethode, een zogenoemde staffel. Het recht op matigen is volgens de WIK uitgesloten.
Helaas, het apart in rekening brengen van administratiekosten is wettelijk niet toegestaan. Deze kosten vallen al onder de buitengerechtelijke incassokosten.
Er is bijvoorbeeld geen minimum van € 40 voor incassokosten. En u hoeft alleen incassokosten te betalen als de overheid ook echt deze kosten maakte. Meestal staan incassokosten voor een rekening van de overheid in een dwangbevel. Met een dwangbevel mag de deurwaarder beslag leggen op uw loon, bankrekening of spullen.
Bent u een handelaar of hebt u een bedrijf, dan moet een incassobureau die regels niet zomaar naleven. Dat een bedrijf een beroep doet op een incassobureau om een onbetaalde factuur geïnd te krijgen, is volledig wettelijk.
Via de procedure Melding Onterechte Incasso kun je het bedrag tot 13 maanden nadat het afgeschreven is, laten terugboeken. Jouw bank zal contact opnemen met de bank van het bedrijf dat geld heeft afgeschreven. Dit is de incassant. Die bank vraagt aan de incassant de machtiging te laten zien.
Heeft u een andere klacht over een incassobureau? Bijvoorbeeld als u vindt dat het incassobureau u onfatsoenlijk behandelt. Dien uw klacht dan schriftelijk in bij het incassobureau en bij de schuldeiser. Het incassobureau werkt namelijk in opdracht van de schuldeiser.
Een schuldeiser mag geen informatie opvragen of meedelen aan uw buren, familie, vrienden.... Hij mag ook geen schuld invorderen wanneer u in het bijzijn bent van iemand anders. De schuldeiser mag u niet contacteren via telefoon of door een huisbezoek tussen 22u en 8u.
Een incassobureau rekent incassokosten: een vast bedrag of een percentage van de schuld. Deze kosten moet u betalen. De hoogte van deze incassokosten ligt niet wettelijk vast. Er zijn wel richtlijnen opgesteld: als richtlijn geldt een bedrag van 15% van het totaalbedrag.
Als je een vordering hebt op een particulier dan is het wettelijk verplicht om een schriftelijke aanmaning (c.q. ingebrekestelling) te sturen voordat je een incassobureau kunt inschakelen.
Volgens de wet betaalt u als consument maximaal 2% rente* per jaar. Een ondernemer mag een hogere rente rekenen als hij dat met u heeft afgesproken.
Leg onbetaalde facturen niet opzij
Weet met wie je zakendoet, maak duidelijk hoe je te werk gaat en leg gemaakte afspraken vast. Laat zien dat je professioneel te werk gaat en je dit ook van jouw klanten verwacht. Door kort op jouw onbetaaldee facturen te zitten, voelen klanten meer dwang om de factuur te betalen.
Administratiekosten zijn in de boekhoudwereld kosten die direct verband houden met het hebben van een administratie. Het zijn de (jaarlijkse) kosten die voortvloeien uit je administratie of boekhouding.
Uit onderzoek van diverse onafhankelijke onderzoeksbureaus (waaronder Aberdeen Group, Hackett en Gartner) blijkt dat de handmatige afhandeling van een factuur gemiddeld 25 euro kost. Bij een organisatie waarin de factuurverwerking geautomatiseerd is liggen de kosten een stuk lager, namelijk €2,50 per factuur.
Schuldeiser schakelt incassobureau in
De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) sturen, voordat hij incassokosten bij u in rekening mag brengen. U krijgt 14 dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet u dat niet, dan moet u naast de rekening ook incassokosten betalen.
Gemiddeld gezien sturen bedrijven tussen de één en drie aanmaningen, voordat ze overgaan tot het inschakelen van een incassobureau. Over het algemeen geldt: na het verlopen van een redelijk termijn, dient u minimaal één aanmaning te sturen voordat u een incassobureau mag inschakelen.
Een incassoprocedure bestaat uit twee delen: het incassotraject en het gerechtelijke traject. Tijdens het incassotraject proberen we als deurwaarder door het sturen van incassobrieven de schuldenaar te sommeren de openstaande factuur te betalen.
Wel houden veel bedrijven de volgende volgorde aan: factuur versturen, herinnering, aanmaning en ten slotte een sommatie.