U mag een gedeelte van uw totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. We noemen dit de vrije ruimte. In 2022 is de vrije ruimte 1,7% van uw fiscale loon tot en met € 400.000.
Voor de jaren 2020 en 2021 is het percentage tijdelijk verhoogd geweest naar 3%. Voor 2022 geldt dat je maximaal 1,7% van de loonsom tot 400.000 euro kan besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor jouw medewerkers. De vrije ruimte voor het bedrag van de loonsom boven de 400.000 euro is 1,18%.
Vrije ruimte verhoogd voor 2020 en 2021
Dan mag u dat onbelast als vergoeding geven. Dit betekent dat u in de nieuwe situatie € 12.000 onbelast beschikbaar kunt stellen. Als de loonsom van al uw medewerkers samen € 400.000 is. Voor het bedrag boven € 400.000 geldt het percentage van 1,18%.
Het bedrag dat u onbelast mag besteden, noemen we de vrije ruimte. De vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld. In 2022 is de vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 1,7%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2022 1,18%.
De WKR kent een aantal aan te wijzen gerichte vrijstellingen voor het vergoeden van kosten. Denk hierbij aan reiskosten van maximaal 19 cent per km, vergoeding openbaar vervoer, VOG (sinds 2020), maaltijden tijdens dienstreizen en thuiswerkvergoeding van € 2 per dag (vanaf 2022).
Bepaalde vergoedingen vallen buiten de vrije ruimte, de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn: Verstrekte reiskosten tot € 0,19. Abonnementen voor het openbaar vervoer.
Een onkostenvergoeding (of kostenvergoeding) is een vergoeding die vooral werkgevers aan hun werknemers kunnen toekennen ter compensatie van kosten die werknemers maken bij de uitoefening van hun functie. Zo krijgen veel werknemers van hun werkgever een onkostenvergoeding voor hun woon-werk verkeer.
De maximale bedragen per jaar en per dag mag je niet overschrijden. De maximale bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. In 2022 bedraagt het plafond van de kostenvergoeding 36,84 euro per dag en 1473,37 euro per jaar.
De medewerker een onkostenvergoeding krijgt welke per maand nooit meer is dan € 180,00 en wanneer hij een volledig jaar werkt, bovendien niet meer krijgt dan € 1.800,00 over dat jaar (2022). In dat geval is er geen sprake van loon, ook als er minder kosten worden gemaakt dan deze vergoeding.
Vergoeding van de kosten medewerker
Vaak zijn dat kosten die de medewerker maakt om zijn werk goed te kunnen vervullen, hierbij moet men denken aan maaltijdvergoeding, lunchvergoedingen, overnachtingen etc. Deze vergoedingen kunnen in beginsel door de werkgever vergoed worden zonder dat dit wordt belast.
Op belaste (bruto) vergoedingen worden loonbelasting en sociale premies ingehouden. Het nettobedrag van deze bruto vergoeding zal dus lager uitpakken. Op een onbelaste vergoeding worden geen loonbelasting en premies meer ingehouden, dus het nettobedrag zal gelijk zijn aan het ingevoerde bedrag.
Een vergoeding voor dranken en andere kleine consumpties, het zogenoemde 'koffiegeld', moet u tot het belastbare loon van uw werknemer rekenen.
Die vrijgestelde vergoedingen zijn de onbelaste onkostenvergoedingen voor onder andere reiskosten, werkkleding, vakliteratuur of studiekosten. Over deze vergoedingen hoef je dus geen loonbelasting en premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen in te houden.
Onderzoek heeft namelijk uitgewezen dat een redelijke kilometervergoeding anno 2022 op 39 cent ligt. Daarmee dek je niet alleen de benzinekosten, maar ook de (WA + Casco) verzekering, onderhoud en allerhande belastingen. Da's dus inderdaad ruim 2 keer meer dan de huidige 19 cent.
Kijk in uw cao
Bekijk of voor uw arbeidscontract een cao geldt. In een cao kan staan dat u recht heeft op een reiskostenvergoeding en hoe hoog deze is. De werkgever moet deze vergoeding aan u betalen. Ook als dit niet in uw contract staat.
Loon is alles wat een werknemer van u krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Het gaat niet alleen om loon in geld, maar ook om loon in natura, kostenvergoedingen en aanspraken.
Een onkostenvergoeding, per diem of dagvergoeding is een geldbedrag dat je werknemer betaald krijgt ter compensatie van de onkosten die hij of zij gemaakt heeft tijdens een dienstreis. Denk daarbij aan kosten van overnachtingen, van een treinreis of van parkeerkosten.
Het bedrag van de maaltijdvergoeding wordt slechts aanvaard als de werknemer geen andere mogelijkheid heeft dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken. Toegekend als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is. Vergoeding dekt de kosten voor avondmaal, logies en ontbijt.
U kunt afspraken maken over een onkostenvergoeding. Deze vergoeding is niet verplicht. Een onkostenvergoeding kan wel gevolgen hebben voor bijvoorbeeld uw belastingaangifte.
Vergoedingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. Onder de € 2.400 geldt de regel dat je niet meer dan 30% mag afwijken van wat normaal is, dus niet.
Doelmatigheidsgrens. Er geldt een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar. Tot dit bedrag gaat de fiscus ervan uit dat een vergoeding of verstrekking voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium en hoeft u in beginsel dus geen naheffingen te verwachten.
De gebruikelijkheidstoets bepaalt namelijk dat een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De fiscus gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is.
U mag onder de werkkostenregeling een gedeelte van uw fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Dat is de vrije ruimte. De vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 is in 2020 en 2021 verhoogd van 1,7% naar 3%.
Het kan aantrekkelijk zijn – voor werknemer én werkgever – om een (deel van een eindejaars)bonus onder te brengen in de vrije ruimte. Die is dit jaar immers extra hoog. Tot een bedrag van € 2.400 is de Belastingdienst akkoord.