U mag een gedeelte van uw totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. We noemen dit de vrije ruimte. In 2022 is de vrije ruimte 1,7% van uw fiscale loon tot en met € 400.000.
Vrije ruimte verhoogd voor 2020 en 2021
Blijft het totale bedrag onder de 3% van de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen? Dan mag u dat onbelast als vergoeding geven. Dit betekent dat u in de nieuwe situatie € 12.000 onbelast beschikbaar kunt stellen.
Die vrijgestelde vergoedingen zijn de onbelaste onkostenvergoedingen voor onder andere reiskosten, werkkleding, vakliteratuur of studiekosten. Over deze vergoedingen hoef je dus geen loonbelasting en premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen in te houden.
Onder de WKR verstaan we dat je maximaal 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Dit is de zogenoemde 'vrije ruimte'. Hier betaal je dus geen loonbelasting over.
Algemene wijzigingen werkkostenregeling (WKR) 2022
In 2022 geldt voor de eerste € 400.000,00 een opbouw van de vrije ruimte van 1,7%. Over het bedrag boven de € 400.000,00 wordt het opbouwpercentage 1,18%. De kosten van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vallen vanaf 2020 onder de gerichte vrijstellingen.
De WKR kent een aantal aan te wijzen gerichte vrijstellingen voor het vergoeden van kosten. Denk hierbij aan reiskosten van maximaal 19 cent per km, vergoeding openbaar vervoer, VOG (sinds 2020), maaltijden tijdens dienstreizen en thuiswerkvergoeding van € 2 per dag (vanaf 2022).
Doelmatigheidsgrens. Er geldt een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar. Tot dit bedrag gaat de fiscus ervan uit dat een vergoeding of verstrekking voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium en hoeft u in beginsel dus geen naheffingen te verwachten.
Je mag voor reiskosten maximaal 19 cent per kilometer vergoeden, zonder dat je hierover belasting betaalt. Het maakt daarbij niet uit welk vervoermiddel wordt gebruikt door je werknemer. Betaal je meer dan 19 cent per kilometer? Dan moet je over het meerdere wel loonheffingen betalen.
Parkeerkaartjes, bonnetjes van bedrijfslunches en een rekening voor een cursus, allemaal bewijzen van kosten die een werknemer maakt voor zijn werk. Uw werkgever kan ervoor kiezen de kosten via een declaratiesysteem terug te betalen.
Sommige geschenken van de werkgever zijn geen loon uit dienstbetrekking. Zo wordt bijvoorbeeld de rouwkrans van de werkgever of de fruitmand aan een zieke werknemer eerder uit wellevendheid, sympathie of piëteit, op grond van een persoonlijke relatie verstrekt dan uit hoofde van het werkgeverschap.
Reist u met eigen vervoer naar uw werk? Dan kan uw werkgever u maximaal € 0,19 per kilometer vergoeden, zonder dat u hierover belasting betaalt. Voor deze maximale kilometervergoeding maakt het niet uit welk vervoermiddel u gebruikt.
Vanaf 1 januari mogen werkgevers aan hun personeel niet 19 cent, maar 21 cent per kilometer belastingvrij uitbetalen. In 2024 stijgt dit bedrag naar 23 cent. Daarmee geeft het kabinet gehoor aan de wens van de Tweede Kamer.
Onkostenvergoedingen gelden in principe als indirecte loonkosten. Dit betekent dat ze gerelateerd zijn aan de situatie van individuele werknemers. Zij ontvangen een vergoeding als compensatie voor kosten die ze hebben gemaakt bij het uitoefenen van hun functie.
Vergoeding van de kosten medewerker
Vaak zijn dat kosten die de medewerker maakt om zijn werk goed te kunnen vervullen, hierbij moet men denken aan maaltijdvergoeding, lunchvergoedingen, overnachtingen etc. Deze vergoedingen kunnen in beginsel door de werkgever vergoed worden zonder dat dit wordt belast.
Een geschenkbon vormt geen loon indien het een persoonlijke attentie betreft in een situatie waarbij anderen ook een attentie zouden geven (zoals een cadeau bij ziekte), als er geen geld of een waardebon gegeven wordt of als de factuurwaarde (inclusief BTW) van de attentie niet hoger is dan € 25.
Het kan aantrekkelijk zijn – voor werknemer én werkgever – om een (deel van een eindejaars)bonus onder te brengen in de vrije ruimte. Die is dit jaar immers extra hoog. Tot een bedrag van € 2.400 is de Belastingdienst akkoord.
De gebruikelijkheidstoets bepaalt namelijk dat een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De fiscus gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is.
U mag onder de werkkostenregeling een gedeelte van uw fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Dat is de vrije ruimte. De vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 is in 2020 en 2021 verhoogd van 1,7% naar 3%.
Vergoedingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. Onder de € 2.400 geldt de regel dat je niet meer dan 30% mag afwijken van wat normaal is, dus niet.
Veel werknemers en werkgevers willen namelijk ook na de coronacrisis afspraken maken om deels thuis te blijven werken. Werkgevers kunnen dan een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 2 per thuisgewerkte dag of deel daarvan. Anton kan € 136 per maand ontvangen.
10% zakelijk of minder
De waarde van dit loon bepaalt de werkgever als volgt: bij vergoeding is de hele vergoeding loon; bij verstrekking is de waarde van de verstrekking in het economische verkeer loon; bij terbeschikkingstelling zijn de kosten die de werkgever maakt loon.