Hiertoe behoren de organen van het Rijk (ministeries, Hoge Colleges van Staat, Kabinet der Koning), de provincies, de gemeenten, de waterschappen, zelfstandige bestuursorganen met een publiekrechtelijke rechtsvorm (ZBO's) en organen van publiekrechtelijke bedrijfs- en beroepsorganisaties (PBO-organen).
Voor wie geldt de Archiefwet? Het wetsvoorstel Archiefwet 2021 geldt net als de Archiefwet 1995 voor: alle gemeenten, provincies en waterschappen, en gemeenschappelijke regelingen van deze organen, zoals Omgevingsdiensten. organisaties van de Rijksoverheid, zoals ministeries en hun uitvoeringsdiensten.
Onder de Omgevingswet bent u als overheid zelf verantwoordelijk voor de archivering van informatie die u maakt of ontvangt. Dit staat in de Archiefwet. Archiveren is meer dan alleen informatie bewaren. Archiveren is informatie duurzaam toegankelijk maken en houden.
Hoofdstuk 2 in de Archiefregeling is gebaseerd op artikel 11 van het Archiefbesluit 1995. Dit artikel stelt dat een overheidsorgaan maatregelen moet nemen om blijvend te bewaren archiefbescheiden in goede staat te houden. De stukken mogen in ieder geval gedurende 100 jaar niet noemenswaardig achteruit gaan.
Een selectielijst beschrijft de archiefbescheiden van een overheidsorgaan.
De algemene rijksarchivaris en de overheidsorganisatie stellen samen de selectielijst definitief vast. Dit wordt in de Staatscourant bekendgemaakt.
Selectielijst betekent een definitieve lijst met de voorstellen die zijn geselecteerd voor onmiddellijke onderhandeling over definitieve overeenkomsten . Voorbeeld 1. Selectielijst betekent de lijst met kandidaten die is opgesteld door het selectiecomité zoals bedoeld in Verordening-8, 9 en 10.
De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven. Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra.
De DUTO-eisen (link naar andere website) zijn eisen voor duurzame toegankelijkheid van informatie in de informatiesystemen van overheidsorganisaties.
Bewaartermijnen voor de Wmo
In artikel 5.3.4 Wmo 2015 staat dat de gemeente persoonsgegevens 15 jaar bewaart.
De overheid is verplicht om sommige belangrijke informatie te archiveren, oftewel voor altijd te bewaren in een archief. Bijvoorbeeld omdat deze informatie van blijvende maatschappelijke of historische waarde is. Dat staat in de Archiefwet.
U moet de boekhouding en administratie van uw bedrijf ten minste bewaren gedurende: vijf jaar voor zelfstandigen, eenmanszaken en partners in een bedrijf. zes jaar voor besloten vennootschappen .
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
: een plaats waar openbare gegevens of historische documenten worden bewaard . ook: het bewaarde materiaal. meestal in meervoud gebruikt. 2. : een verzameling informatie.
De meeste archieven die het Nationaal Archief bewaart zijn volledig openbaar. U kunt ze ofwel direct online bekijken, ofwel via de website aanvragen en in de studiezaal komen bekijken. Een deel van de archieven is nog niet openbaar of beperkt openbaar.
Archivarissen beginnen met het ordenen van documenten, waarbij ze de oorspronkelijke volgorde of herkomst behouden . We beoordelen nieuwe aanwinsten om te begrijpen of er een herkenbare volgorde is. Als we de oorspronkelijke volgorde kunnen bepalen, houden we die organisatiestructuur aan om de visie van de maker van de collectie te eren.
Definitie. Informatie die binnen redelijke tijd vindbaar en bruikbaar is.
Documenten waarin een aanspraak wordt bekrachtigd. Hieronder vallen aanspraken op schulden, opties of andere zaken die in het bezit zijn van een ander, maar ook aanspraken op alles wat een ander aan de eiser zou moeten geven, afstaan of schenken.
Voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) zijn DUTO-scans uitgevoerd. Een DUTO-scan analyseert welke informatie duurzaam toegankelijk moet blijven en op welke manier dit moet gebeuren. Ook wordt bepaald hoe lang informatie bewaard moet blijven.
Onder 'archiefwaardigheid' is hier te verstaan de hoedanigheid dat informatieobjecten als archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden, ongeacht of deze voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats in aanmerking komen of niet.
Om een goede administratie te kunnen bijhouden, moeten organisaties bepaalde persoonsgegevens een tijd bewaren. Maar bewaren van persoonsgegevens mag niet langer dan noodzakelijk is. In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens.
Een plek waar documenten en verslagen van nationale, historische betekenis werden verzameld, georganiseerd, opgeslagen, onderhouden en beschikbaar gesteld voor gebruik door het publiek .
De selectielijst geeft een dropdownlijst of een keuzelijst weer, afhankelijk van de opgegeven grootte . U kunt de optielijst maken van inhoud die rechtstreeks in dit dialoogvenster is ingevoerd, zoals hieronder wordt weergegeven, of u kunt de lijst genereren van een aangepaste query, een ColdFusion-expressie of van element-, metagegevens- of formuliergegevens.
De Archiefwet verplicht elke overheidsorganisatie om haar informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden, en te vernietigen wanneer de bewaartermijn is verlopen.
De Archiefwet kent geen algemene bewaartermijn voor archiefbescheiden. De wet schrijft wel voor dat elk overheidsorgaan moet beschikken over een of meer selectielijsten. Een selectielijst regelt welke categorieën archiefbescheiden op termijn vernietigd moeten worden, en welke voor altijd bewaard blijven.