Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u u goederen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
Hoe lang moet ik mijn financiële administratie bewaren voor de Belastingdienst? Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Pas vanaf boekjaar 2022 (aj. 2023) moet u alles tien jaar bijhouden. Begin 2023 mag u dus in principe alles van 2015 (of eerder) wegdoen. Op dit principe zijn er wel uitzonderingen, zoals voor uw investeringsfacturen en de boekhouding voor jaren met een fiscaal verlies.
De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Documenten bewaren
Belangrijke documenten zijn: Hypotheekpapieren, jaaroverzichten, pensioengegevens. Loonstrookjes of uitkeringsgegevens. Belastingpapieren.
De Belastingdienst moet gedurende zeven jaar de mogelijkheid hebben om gegevens in te kunnen zien. Na deze zeven jaar zal de Belastingdienst de basisgegevens niet meer opvragen. Als het bewaartermijn of de bewaarplicht van zeven jaar verstreken is kunt u de documenten (laten) vernietigen.
Dat komt omdat bedrijven een eventuele schuld tot vijf jaar na het overlijden kunnen claimen bij de erfgenamen. Ook andere relevante documenten, zoals bankdocumenten, arbeidscontracten en loonstrookjes, houd je best minstens vijf jaar bij.
Hoe lang. Ben je administratieplichtig (zoals ondernemer) dan moet je de gegevens minimaal 7 jaar bewaren. De bewaartermijn gaat lopen na afloop van een boekjaar. Dus een factuur van mei 2016 mag je pas weggooien in 2024.
Alle facturen en kopieën van facturen moet u voor de FOD Financiën gedurende tien jaar bewaren.
U moet de papieren van uw uitkering altijd minimaal 2 jaar bewaren. Als wij ernaar vragen, moet u deze papieren namelijk laten zien. Maar het is verstandig om de papieren van uw uitkering nog langer te bewaren, omdat wij er ook na de periode van 2 jaar naar kunnen vragen.
De meest veilige manier om uw bankafschriften van ouder dan 10 jaar weg te gooien is door gebruik te maken van vertrouwelijk papier container. Deze containers zijn gemaakt van aluminium, hebben een sterk veiligheidsslot en zijn bovendien brandveilig.
Hoe lang moet ik de boekhoudkundige documenten bewaren? De boekhoudkundige documenten – en alle stukken aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan vastgesteld worden – moeten bewaard worden gedurende de 10 jaren (of de 10 boekjaren) die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.
U bent wettelijk verplicht een administratie bij te houden en te bewaren. Alle gegevens over uw bedrijf die u op papier of digitaal vastlegt, horen bij uw administratie . Uw administratie is de basis van uw belastingaangiften.
Tot wanneer kunt u een navorderingsaanslag krijgen? U kunt een navorderingsaanslag krijgen binnen 5 jaar na het einde van het belastingtijdvak (meestal het kalenderjaar) of binnen 5 jaar na afloop van het tijdstip waarop uw belastingschuld is ontstaan.
Andere documenten kun je het beste iets langer bewaren. Denk aan verzekeringspolissen. Deze bewaar je zolang de verzekering loopt. De ingediende rekeningen die je bij je verzekering hebt ingediend, moet je vaak 1 jaar (en soms zelfs langer) bewaren.
Maximaal 2 jaar na dienstverband
Er zijn bepaalde documenten en bestanden van ex-werknemers die tot maximaal 2 jaar na het dienstverband bewaard mogen worden. Denk hierbij aan zaken zoals: Arbeidsovereenkomsten en de wijzigingen ervan.
Bedrijven en zzp'ers zijn wettelijk verplicht hun financiële gegevens zeven jaar te bewaren. Voor particulieren bestaat zo'n bewaarplicht niet. Maar aangezien de Belastingdienst tot vijf jaar terug belastingen mag navorderen, is het verstandig je administratie over die periode apart te leggen.
De eensluidend verklaarde afschriften die worden overhandigd aan de partijen noemt men “grossen” of “afschriften”, afhankelijk van de context. Elke notaris moet alle akten die hij heeft verleden, evenals deze die werden verleden door zijn voorgangers binnen hetzelfde kantoor, 75 jaar lang bewaren.
5 JAAR. Bankdocumenten, kwitanties van hypothecaire leningen of kredieten, huurcontracten, betalingen en erelonen van advocaten en facturen en honoraria van notaris moeten 5 jaar bewaard worden.
Om controles van de Belastingdienst mogelijk te maken, dienen ondernemers de basisgegevens van de administratie 7 jaar te bewaren na vervallen van de actualiteitswaarde. Een leasecontract van bijvoorbeeld 4 jaar is pas niet meer actueel na de beëindiging van het contract, oftewel het voldoen van het slottermijn.
Op grond van de bepalingen in de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen mag de belastingdienst gegevens opvragen die voor de heffing van belasting van belang kunnen zijn. Op die manier kunnen zij controleren of de gegevens in een aangifte inderdaad juist zijn.
De Archiefwet kent geen algemene bewaartermijn voor archiefbescheiden. De wet schrijft wel voor dat elk overheidsorgaan moet beschikken over een of meer selectielijsten. Een selectielijst regelt welke categorieën archiefbescheiden op termijn vernietigd moeten worden, en welke voor altijd bewaard blijven.
De bank blokkeert de toegang tot alle bankzaken van degene die is overleden. Denk aan rekeningen, betaalpassen en creditcards. Ook de toegang tot online bankieren wordt geblokkeerd. Open blijven alleen gezamenlijke rekeningen, zoals en/of-betaalrekeningen en gezamenlijke spaarrekeningen.
Het gaat om loonfiches, boekhouding, facturen, attesten en bankdocumenten. Kopieën van die documenten moet je ook minstens zeven jaar bijhouden. Van facturen wordt doorgaans aangeraden om ze tien jaar bij te houden.
Er bestaat geen wettelijke bewaartermijn van persoonsgegevens voor overleden. Er is sprake van een uitzondering op deze regel als een zorgverlener conclusies trekt over de gezondheid van de cliënt/patiënt naar aanleiding van verzamelde data uit een app. Dan gaat het om gezondheidsgegevens.