Een aanmaning is een mededeling waarin een schuldeiser de schuldenaar verzoekt of sommeert om zijn verplichting na te komen. Vaak zal die verplichting zijn dat er nog iets betaald moet worden, maar het kan ook voorkomen dat men wordt aangemaand om iets te doen of om juist iets na te laten.
Een aanmaning is een brief die je stuurt voordat je incassokosten in rekening mag brengen bij je klant. In deze brief geef je de hoogte van de incassokosten aan als de klant je factuur niet betaalt.
Is de aanmaning terecht, dan kunt u het beste direct, of in ieder geval tijdig, tot betaling overgaan. Doet u dat niet, dan loopt u het risico dat u voor de schade aansprakelijk wordt gehouden die ontstaat doordat u te laat betaalt (rente en incassokosten).
Met een aanmaning maant u uw debiteur letterlijk aan om de openstaande factuur nu eindelijk eens te voldoen. In de aanmaning stelt u opnieuw een (nu kortere) betalingstermijn. Het is verstandig om uw debiteur te blijven herinneren aan uw vordering.
Een aanmaning moet aan een aantal regels voldoen: de termijn van de betaling van een factuur dient te zijn verstreken. na een eerste aanmaning moet de debiteur minimaal veertien dagen de tijd krijgen om de betaling alsnog te voldoen, in deze veertien dagen mogen geen extra kosten in rekening worden gebracht.
Hoe ziet een aanmaningsbrief er uit? Als je klant nog moet betalen terwijl de betaaltermijn al voorbij is, stuur je eerst een herinnering. Dit is meestal een vriendelijk berichtje waarin je jouw klant herinnert aan de openstaande factuur. Een klant kan de factuur vergeten zijn en betaalt vaak alsnog na dit bericht.
Gemiddeld gezien sturen bedrijven tussen de één en drie aanmaningen, voordat ze overgaan tot het inschakelen van een incassobureau. Over het algemeen geldt: na het verlopen van een redelijk termijn, dient u minimaal één aanmaning te sturen voordat u een incassobureau mag inschakelen.
Een betalingsherinnering wordt verstuurd vóórdat een aanmaning wordt verstuurd. Een aanmaning is strenger van toon dan een herinnering. In een aanmaning wordt de debiteur een laatste mogelijkheid geboden om te betalen voordat de vordering uit handen wordt gegeven.
Schuldeiser schakelt incassobureau in
De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) sturen, voordat hij incassokosten bij u in rekening mag brengen. U krijgt 14 dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet u dat niet, dan moet u naast de rekening ook incassokosten betalen.
Wel houden veel bedrijven de volgende volgorde aan: factuur versturen, herinnering, aanmaning en ten slotte een sommatie.
Pas na het versturen van een aanmaningsbrief waarin ze vanaf het moment dat ze de aanmaningsbrief hebben ontvangen, krijgen zij van de Wet nog minimaal 14 dagen de tijd om kosteloos uw factuur te betalen.
Betaalt uw klant uw factuur niet of te laat? Dan mag u incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de kosten die u als schuldeiser maakt om uw geld te krijgen als uw klant de factuur niet uit zichzelf betaalt. Daarnaast mag u wettelijke rente in rekening brengen.
“Ja, u kunt nog aanmanen. De verjaringstermijn voor een vordering is vijf jaar bij zakelijke klanten. “Deze periode begint op de dag dat de vordering opeisbaar is.
Hoe snel dat is, hangt af van het type schuld. Als u de huur niet betaalt, staat de deurwaarder meestal sneller op de stoep. Na de rechtszaak komt de deurwaarder weer langs om u op de hoogte te brengen van het vonnis, ook als u niet naar de rechtbank bent gekomen.
Moet een leverancier eerst een herinnering sturen zonder kosten als een factuur niet betaald werd? Nee. De leverancier kan altijd in zijn algemene voorwaarden bepalen dat er kosten verbonden zijn aan de aanmaning.
Wat mag een incassobureau niet? Een incassobureau mag geen officiële documenten maken, zoals een dagvaarding. Alleen een gerechtsdeurwaarder mag een dagvaarding afgeven of versturen.
Er is bijvoorbeeld geen minimum van € 40 voor incassokosten. En u hoeft alleen incassokosten te betalen als de overheid ook echt deze kosten maakte. Meestal staan incassokosten voor een rekening van de overheid in een dwangbevel. Met een dwangbevel mag de deurwaarder beslag leggen op uw loon, bankrekening of spullen.
Een aanmaningsbrief is doorgaans dwingend van toon. Een aanmaning met een vriendelijke tekst is ook mogelijk, maar voor zakelijke klanten adviseren wij een zakelijke formulering. In plaats van een vriendelijke aanmaning kunt u beter een vriendelijke betalingsherinnering versturen.
De meeste kosten van een deurwaarder worden betaald door de schuldenaar. Dit is omdat de deurwaarder de schuld verhoogt met de (toegestane) kosten die worden gemaakt als de schuldenaar niet betaalt. Daarnaast wordt in sommige gevallen vooraf een voorschot gevraagd aan de opdrachtgever. Dit is wettelijk verplicht.
Tips bij wanbetalers
Stap 1: De klant bellen en/of een betalingsherinnering(en) sturen. Stap 2: Een aanmaning (sommatiebrief) sturen. Stap 3: Is de factuur na deze stappen nog niet betaald? Dan volgt als laatste redmiddel een incasso.
Die incassokosten moet de debiteur betalen, ook als hij dan alsnog de factuur betaalt. Het incassobureau zal er zeker werk van maken om die kosten binnen te halen.
Leg onbetaalde facturen niet opzij
Weet met wie je zakendoet, maak duidelijk hoe je te werk gaat en leg gemaakte afspraken vast. Laat zien dat je professioneel te werk gaat en je dit ook van jouw klanten verwacht. Door kort op jouw onbetaaldee facturen te zitten, voelen klanten meer dwang om de factuur te betalen.