Een onkostenvergoeding is een vergoeding die een werkgever aan zijn werknemers kan toekennen, ter compensatie van kosten die ze maken in de uitoefening van hun functie. Het valt onder de indirecte loonkosten. De onkosten moeten eerst gedeclareerd worden door de werknemer voordat de werkgever ze kan terugbetalen.
Vergoedingen voor de kosten die u hebt gemaakt, zijn onder meer vergoedingen voor de gemaakte reiskosten.Of voor de kosten van papier, postzegels en dergelijke. Als u bijvoorbeeld voor het vrijwilligerswerk reist met uw eigen auto, dan mag de organisatie u een kilometervergoeding geven.
Een onkostenvergoeding wordt uitgekeerd door een werkgever als compensatie aan een werknemer voor bepaalde kosten die zijn gemaakt bij het uitoefenen van hun werkzaamheden. Tevens worden onkostenvergoedingen gezien als indirecte loonkosten omdat deze kosten verwant zijn aan individuele werknemers.
Via de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven. U mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben. Denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten.
In 2023 mag je € 0,21 per kilometer belastingvrij vergoeden. T/m 2022 was dit € 0,19 per kilometer. Wil je meer vergoeden, dan kun je dit onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Je kunt het meerdere boven € 0,21 per kilometer ook belast vergoeden, dan betaalt je medewerker er loonbelasting over.
Van WKR vrijgestelde kosten
Abonnementen voor het openbaar vervoer. Het bieden van maaltijden bij overwerk. Verhuiskosten vanwege het werk. Aanvragen van verklaring omtrent gedrag (VOG)
Voor 2022 geldt dat je maximaal 1,7% van de loonsom tot 400.000 euro kan besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor jouw medewerkers. Voor 2023 is het percentage opnieuw vastgesteld op 3%, net zoals in 2020 en 2021. In 2024 zakt het percentage terug naar 1,92%.
Kosten heeft betrekking op het bedrag dat je betaalt als je iets aanschaft (dus de prijs van een product of dienst) en het bedrag dat je daarna kwijt bent aan het 'normale' gebruik daarvan. Onkosten heeft betrekking op extra, vaak onvoorziene kosten. Daardoor zijn onkosten vaak onaangename verrassingen.
U kunt afspraken maken over een onkostenvergoeding. Deze vergoeding is niet verplicht. Een onkostenvergoeding kan wel gevolgen hebben voor bijvoorbeeld uw belastingaangifte.
Reiskostenvergoeding en belasting
Krijg je een vergoeding die hoger is dan €0,21 per kilometer?Dan geldt dat als loon. Over alles meer dan €0,21 per kilometer betaal je dan gewoon belasting. Als je met het openbaar vervoer reist, kan je werkgever alle kosten belastingvrij vergoeden.
Vrije vergoedingen zijn vergoedingen, die een werkgever onbelast aan een werknemer kan betalen. Vrije verstrekkingen zijn onbelaste verstrekkingen van een werkgever aan een werknemer.
Volledig aftrekbare kosten
Zaken zoals professionele huisvestingskosten, de boekhouder, werkkledij, zakelijke reiskosten, sociale bijdragen, kantoorbenodigdheden, professionele kosten voor telefoon en internet, aanvullende verzekeringen kan je volledig inbrengen als beroepskost.
Uitgaven die geen kosten zijn: dividendbetalingen, kopen van grond, lening aflossen. Uitgaven die tegelijk ook kosten zijn: directe betalingen van bijvoorbeeld salarissen of inkopen. Uitgaven die later tot kosten zullen leiden: bedragen die je vooruit hebt betaald, investeringen in materiele vaste activa.
Onbelaste vergoedingen zijn kosten die een werknemer maakt, om zijn werk goed uit te kunnen voeren, die vrijgesteld zijn van belasting. Deze kosten mogen, als de werkgever er voor kiest deze te vergoeden, onbelast worden vergoed. Voorbeelden hiervan zijn o.a. reiskosten en studiekosten.
Wat valt onder de werkkostenregeling 2023? Onder de WKR vallen de kosten die werkgever voor de werknemer maakt en die binnen de vastgestelde marge (ook wel vrije ruimte genoemd) vallen. Dit zijn bijvoorbeeld kerstpakketten, een vergoeding voor thuiswerken, personeelsfeesten, bedrijfsfitness en meer.
In 2023 is de vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 3,0%.Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2023 1,18%. Komt het bedrag dat u onbelast besteedt, boven de grens van de vrije ruimte? Dan moet u over het gedeelte dat boven de grens komt, 80% belasting betalen.
Vergoedingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. Onder de € 2.400 geldt de regel dat je niet meer dan 30% mag afwijken van wat normaal is, dus niet.
Kosten voor persoonlijke verzorging zijn alle kosten die gemaakt worden met betrekking tot jouw kleding en persoonlijke verzorging. Deze kosten worden beschouwd als privé-uitgaven en zijn in beginsel niet aftrekbaar.
De kostprijs van een product zijn de totale kosten die je moet maken om een product of dienst te produceren. Per product of dienst zal een kostprijs bepaald moeten worden. De kostprijs wordt veelal gebruikt om de verkoopprijs van het product te bepalen of om investeringsanalyses uit te voeren.
Alleen zakelijke kosten die worden gemaakt voor uw onderneming komen in aanmerking. Dit zijn bijvoorbeeld enkele zakelijke kosten die wel aftrekbaar zijn: vakliteratuur, websiteonderhoud, inrichting van het kantoor, werkkleding en zakelijke telefoniekosten. Deze kosten mogen voor 100% worden afgetrokken van de winst.
Volledig aftrekbare kosten
Kosten binnen je onderneming zijn 100% aftrekbaar. Hierbij hoort onder meer het kantoormateriaal, sociale bijdragen en verzekeringen. Ook specifieke beroepskledij (bijvoorbeeld een doktersjas, veiligheidsschoenen of de schort van een slager) mag je ingeven.
Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar: de zakelijke kosten. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.
Om reiskostenvergoeding te krijgen, maakt het niet uit:
Hoe je naar je werk komt (lopend, op de fiets of met de auto). Hoeveel kilometers je reist. Of je steeds naar hetzelfde adres reist.